Procedures schrijven in de app en zien wat er veranderde.
In PureField LIMS is documentbeheer de module waarin beheerste documenten in de app-editor worden geschreven, een concept wordt vergeleken met de geldende revisie en via de goedkeuringsstroom van de categorie wordt ondertekend. De beheerste pdf ontstaat uit de tekst en is gebonden aan de SHA-256-hash. Een revisie die van kracht wordt, geeft elke lezer een gelezen-en-begrepen-taak met e-handtekening.
Account aanvragenGoedkeurders zien wat er veranderde voordat ze ondertekenen.
Documenten schrijf je in de app met de kop- en voettekst van het lab, en een concept wordt meteen vergeleken met de revisie die van kracht is. Elke categorie heeft een eigen goedkeuringsstroom.
De video opent conceptrevisie Rev.03 van de instructie voor mycotoxine-analyse op de schrijfpagina met Tekst bewerken; de tekst staat op papier met de kop- en voettekst van het laboratorium, zoals hij wordt afgedrukt. Via de lijst Koppen springt de video naar sectie 4, verandert het laboratoriummonster gedroogde vijgen van 10 kg naar 12 kg en voegt eronder een rij voor rozijnen toe; de statusregel gaat van Niet-opgeslagen wijzigingen via Opslaan… naar Opgeslagen 10:41. Na Schrijven voltooien vergelijkt het onderdeel Wijzigingen van de documentpagina het concept met Rev.02, die van kracht is: +10 woorden, −1 woord en de gewijzigde sectie, de verwijderde 10 rood doorgestreept en de toevoegingen groen onderstreept. De weergave Naast elkaar toont daarna beide revisies naast elkaar met bloknummers.
- Een editor op de pagina
- Schrijf met koppen, tabellen en afbeeldingen in de pagina-indeling die je kiest; de tekst slaat zichzelf binnen enkele seconden op. Bij indienen ontstaat de pdf uit de tekst, en de handtekening is gebonden aan de SHA-256-hashes van beide.
- Wijzigingen gemarkeerd
- Het concept wordt vergeleken met de revisie die van kracht is, inline of naast elkaar. Toegevoegde en verwijderde woorden, gewijzigde secties en tabelcellen zijn gemarkeerd.
- Stroom, ingangsdatum, lezen
- Elke stap van de stroom ondertekent een andere persoon, en de goedkeuring komt van iemand buiten de schrijvers en bewerkers van de revisie. Een revisie die van kracht wordt, opent een gelezen-en-begrepen-taak van 14 dagen.
Van concept tot van kracht
Schrijf de tekst
Tekst bewerken opent de editor: koppen, tabellen, afbeeldingen, een notitievak en een blokmenu via /. De pagina-indeling (A4 staand of liggend, marges, lettertype en -grootte) gaat mee naar de beheerste pdf.
Automatisch opslaan
De tekst wordt een paar seconden nadat je stopt met typen opgeslagen. Onder de editor staan Opgeslagen met de tijd, het aantal woorden en wie als laatste bewerkte; elke opslag komt in de audittrail.
Zie wat er veranderde
Het onderdeel Wijzigingen vergelijkt het concept met de revisie die van kracht is: toegevoegde en verwijderde woorden, gewijzigde secties, inline of naast elkaar. Tabellen worden cel voor cel vergeleken.
Indienen voor goedkeuring
De pdf ontstaat uit de tekst, met de kop- en voettekst van het lab op elke pagina. Tot vijf beoordelingsstappen uit de stroom van de categorie worden op volgorde elektronisch ondertekend, daarna volgt de goedkeuring.
Van kracht, dan gelezen
Een revisie wordt direct of op een geplande datum van kracht, en de vorige vervalt vanzelf. Leestaken gaan naar rollen, functies of namen; ieder heeft 14 dagen om de eigen taak met de eigen e-handtekening af te sluiten.
Regels voor beheerste documenten
De regels worden voor ISO/IEC 17025 §8.3 in de database afgedwongen, vanaf welk scherm een wijziging ook komt.
- Functiescheiding
- De goedkeuring komt van iemand anders dan de mensen die de revisie schreven, bewerkten of indienden. Elke stap van de stroom ondertekent een andere persoon.
- De pdf komt uit de tekst
- De pdf van een revisie die in de app is geschreven, ontstaat altijd uit de tekst, en wie goedkeurt, ondertekent de SHA-256-hash van die pdf. Goedkeuren lukt alleen als de pdf overeenkomt met de huidige tekst.
- Tekst bevroren voor goedkeuring
- De tekst van een ingediende revisie opent alleen-lezen, als pagina. Is er een correctie nodig, dan gaat de revisie terug naar concept; de auteur corrigeert haar en dient haar opnieuw in.
- Tegelijk bewerken
- Bewerken twee mensen tegelijk hetzelfde concept, dan krijgt de latere opslag een waarschuwing en blijft de eerst opgeslagen tekst bewaard. Diegene herlaadt de pagina en werkt verder vanaf de opgeslagen tekst.
Verder lezen
Veelgestelde vragen
Kunnen we een document in Word maken en als pdf uploaden?
Hoe zie ik wat er tussen twee revisies veranderde?
Hoe werken gelezen-en-begrepen-taken?
