Workflowautomatisering: werkorder klaar, team op de hoogte
PureField-workflows zijn automatiseringen die je stap voor stap op een canvas bouwt. Een workflow start als een record wordt aangemaakt of gewijzigd, volgens planning, bij een inkomend verzoek of handmatig. Hij kiest een pad op basis van voorwaarden; zoekt, maakt en werkt leads, werkorders of facturen bij; en stuurt panelmeldingen, e-mails of chatberichten. AI-stappen schrijven, extraheren en classificeren tekst.
Kant-en-klare workflows voor verkoop, service en financiën.
De kant-en-klare sjablonen van PureField, met voorbeelddata. Kies een tab en een voorbeeldrecord en klik op Testen: de stappen draaien op volgorde en de data van elke stap gaat open.
Kies een lead om mee te testen
Workfloweditor met voorbeelddata
Nieuwe leads kwalificeren met AI
Klik op een stap om de instellingen te zien. Na een test gaan ook de invoer- en uitvoerdata van elke stap open.
Kies een trigger, verbind de stappen.
Je bouwt de workflow op een canvas met raster. Stappen zijn kaarten; elke uitvoer verbind je met de volgende stap.
Triggers
Start als een record wordt aangemaakt, bijgewerkt of verwijderd. Een planning draait hem met een interval of elke dag, week of maand; inkomende verzoeken en handmatig starten kan ook.
Voorwaarden, routering, wachten
Een Als-stap splitst de flow in een waar- en een onwaar-pad; een Switch-stap kiest een pad op basis van een regel. Een Wacht-stap pauzeert de flow een bepaalde tijd of tot een datum.
Records
De workflow zoekt records, haalt er één op via de ID, maakt nieuwe aan en werkt velden bij. Leads, activiteiten, werkorders en facturen gaan door dezelfde stappen.
Meldingen en berichten
Panelmeldingen verschijnen bij de bel en als pushmelding. De workflow stuurt e-mail en post in een groep in de teamchat of in een kanaal in Slack, Microsoft Teams, Google Chat of Discord.
AI-stappen
Schrijven tekst op basis van je instructies, halen velden uit vrije tekst en delen tekst in categorieën in die elk hun eigen pad volgen.
Externe systemen en subworkflows
Een HTTP-verzoek gaat naar een openbaar adres en het antwoord komt in de flow terecht. Splits een lange workflow in delen en roep de ene vanuit de andere aan.
Testen en live runs
Met Testen probeer je de workflow uit: om de stap die draait loopt een groene ring, afgeronde stappen krijgen een vinkje. Je opent de invoer- en uitvoerdata van elke stap.
Runhistorie
Elke run staat stap voor stap in de tab Runs. Bekijk een mislukte run, start hem opnieuw of annuleer een run die nog bezig is.
Begin met een sjabloon, of beschrijf het.
Sjablonen staan op volgorde van de modules die je bedrijf heeft aangezet. Geen zin in een leeg canvas? Schrijf op wat er moet gebeuren en laat AI het concept bouwen.
Verkoop
- Nieuwe leads kwalificeren met AI
- Gewonnen verkoopkansen melden
- Wekelijks overzicht van stilstaande verkoopkansen
- Dagelijkse AI-verkoopupdate
Marketing en integraties
- Lead uit websiteformulier
- Nieuwe leads posten in Slack / Teams
Service
- AI-samenvatting van afgeronde werkorders
- Directe melding bij nieuwe serviceaanvragen
Financiën, inkoop, HR, projecten
- Achterstallige facturen (dagelijks)
- Ingediende inkoopaanvragen melden
- Beheerders informeren over verlofaanvragen
- Achterstallige projecttaken (dagelijks)
Wat moet er geautomatiseerd worden?
Zoek elke ochtend om 09:00 de achterstallige facturen en mail me een samenvatting.
Het concept gebruikt alleen recordtypen uit modules die je bedrijf heeft aangezet en waar jij toegang toe hebt. Elk concept kost 1 AI-credit.
Eén persoon bouwt hem, het team installeert een kopie.
Niet elk team of filiaal bouwt dezelfde workflow opnieuw. Wie hem gebouwd heeft, deelt hem in de bibliotheek; de anderen installeren hun eigen kopie en passen ontvangers en tijden aan.
Zo werkt delen
1Je deelt hem in de bibliotheek
Klik in de editor op Delen in bibliotheek en kies het bereik: je bedrijf of de community. Voeg een titel, omschrijving en categorie toe.
2Er komt een kopie in de bibliotheek
Een kopie van je workflow gaat naar de bibliotheek; die van jou blijft zoals hij is. Geheime waarden en vaste record-ID's worden uit de kopie gehaald.
3Een collega installeert hem
Die klikt op Installeren en de eigen kopie opent inactief. Je collega controleert de ontvangers en zet hem aan, of downloadt hem als .json.
Workflowbibliotheek
- Verkoop
Hete leads naar de regiomanager
Als AI een lead als heet markeert, krijgt de manager van die regio een panelmelding.
- Service
Afgeronde werkorders in de servicegroep
Als een werkorder is afgerond, schrijft AI een samenvatting in de servicegroep van de teamchat.
Elk filiaal werkt met dezelfde regel
De salesmanager van het filiaal in Bursa bouwt de workflow voor hete leads en deelt hem binnen het bedrijf. De managers in Istanbul en Izmir installeren dezelfde workflow en sturen de melding naar hun eigen team.
Kant-en-klare workflows in de community
In de tab Community staan workflows die andere PureField-bedrijven hebben gedeeld en PureField heeft goedgekeurd. Installeer de workflow die je zoekt en pas hem aan je eigen records aan. E-mailadressen en record-ID's van het delende bedrijf zijn uit de kopie gehaald.
Overzetten naar een ander account
Exporteer de workflow als .json en importeer hem in een ander PureField-account. Geheime headers en URL's van chatkanalen blijven buiten het bestand; de geïmporteerde workflow start inactief.
Veelgestelde vragen
In welk pakket zitten workflows?
Welke records kan een workflow gebruiken?
Kosten AI-stappen credits?
Wat gebeurt er als een stap mislukt?
Kan ik een workflow naar een ander PureField-account overzetten?
