Projectbeheer in het laboratorium: accreditatievoorbereiding op een bord

Een bord houdt de stand van het werk op één plek die iedereen op hetzelfde moment ziet; in een spreadsheet hangt de stand af van wie het bestand het laatst bijwerkte. Een bekende week in de accreditatievoorbereiding: op maandag werkt de kwaliteitsmanager een Excel-bestand bij en mailt de eigenaren, en de antwoorden komen terug in losse threads. Op vrijdag weet nog steeds alleen de kwaliteitsmanager welke regel actueel is.

Richt het bord in met een paar lijsten die de fase van het werk tonen, en zet elke taak als kaart neer. Een voorbeeldbord begint met vijf lijsten: Te doen, Bezig, Wacht op controle, Klaar en een aparte lijst Scope-uitbreiding voor het werk aan de uitbreiding van de scope. In Wacht op controle staan kaarten waarvan het werk af is, maar die nog een tweede blik nodig hebben; de kwaliteitsmanager maakt die lijst eens per week leeg.

Onderscheid de soort werk met labels: Document, Instrument, Personeel, Scope, Bevinding, Dringend. Filter je op één label, dan blijven bijvoorbeeld alleen de instrumentkaarten over.

Splits een grote kaart op met een checklist. Op de kaart voor het opnieuw autoriseren kan elke analist een punt zijn met een eigen eigenaar en datum, en een punt dat groeit, kan een eigen kaart worden.

Voor de berekening achter de onzekerheidskaart: Meetonzekerheid berekenen

Het bord coördineert het werk; resultaten, goedkeuringen, CAPA's en documenten worden op hun eigen scherm vastgelegd, en wie een registratie aan een kaart koppelt, laat de registratie zoals ze is. Een voorbeeld: de kaart "Bevindingen van de interne audit afsluiten" is gekoppeld aan drie CAPA's. Oorzaakanalyse, acties en effectiviteitscontrole gebeuren op het CAPA-scherm en worden daar getekend. De kaart naar Klaar verplaatsen en de CAPA sluiten zijn twee aparte stappen; de beoordelaar kijkt als bewijs naar de CAPA zelf.

Deze grens beschermt twee dingen:

• Registratieregels: Goedkeuring, e-handtekening en audittrail lopen op het eigen scherm van de registratie; het bord wijst de weg daarheen.
• Rechten: Een link op een kaart opent met de eigen rechten van de persoon; registraties zoals personeelsdossiers of klachten blijven alleen zichtbaar voor bevoegden.

Drie rollen zijn genoeg op een bord: beheerders beheren het bord en de leden, leden maken kaarten aan, verplaatsen ze en werken ze bij, en waarnemers lezen en reageren. Zichtbaarheid is er in twee soorten: een privébord is alleen zichtbaar voor de leden, een laboratoriumbord kan iedereen in het laboratorium zien en er lid van worden.

Open een laboratoriumbord voor werk dat iedereen aangaat, zoals de accreditatievoorbereiding, en een privébord voor gevoelig werk zoals een functioneringsgesprek of het onderzoek naar een klacht.

Plan de weken voor een surveillancebezoek terug vanaf de datum: zet in elke week de kaarten die af moeten, en sluit elke week af door de lijst Wacht op controle leeg te maken. Het plan hieronder is een voorbeeld van zes weken; pas het aan je scope aan.

Open het bord elke maandag in de kalenderweergave en bekijk de kaarten met een deadline in die week. Een kaart over haar deadline sluit je af, of je geeft haar een nieuwe datum met een reden; de wijziging blijft in de geschiedenis van de kaart.

De module Projecten van PureField LIMS coördineert het werk van het laboratorium met borden, lijsten en kaarten, en kaarten worden gekoppeld aan de registraties van het laboratorium.

Een privébord en de kaarten erop zijn alleen zichtbaar voor de leden; wie de audittrail mag inzien (laboratoriummanager, kwaliteitsmanager, systeembeheerder), kan daar ook de geschiedenis van privéborden lezen.