Een LIMS kiezen: vragen die je stelt voordat je koopt

De eerste vragen gaan erover of de software registratieregels zelf afdwingt in plaats van ze aan gebruikers over te laten. Een regel die alleen in een procedure staat, is bij een beoordeling soms niet genoeg bewijs; staat de regel vast in de software, dan laat je hem op het scherm zien.

De tweede groep vraagt of de berekeningen achter een betrouwbaar resultaat in de software zelf draaien. Staan ze in een aparte spreadsheet, dan moet het laboratorium die formules zelf verifiëren.

• Welke aanpak wordt gebruikt voor meetonzekerheid (Nordtest, GUM), en komt die terug in het rapport?
• Houdt de beslisregel voor conformiteitsverklaringen (bijvoorbeeld ILAC-G8) rekening met onzekerheid?
• Worden regelkaarten automatisch getekend, met signalen volgens Westgard-regels, EWMA of CUSUM?
• Wat gebeurt er met het goedkeuren van resultaten terwijl een methode buiten controle is?
• Worden scores van ringonderzoeken (z, z′, ζ, En) berekend? Kun je resultaten exporteren in het formaat dat je accreditatie-instelling vraagt?
• Worden de verwijzings- en merkregels van je accreditatie-instelling op rapporten toegepast? Kan een klant controleren of een rapport geldig is?

De derde groep gaat over hoe gegevens het laboratorium in- en uitgaan. Elke waarde die met de hand wordt overgetypt, is een kans op een overschrijffout.

• Welke balansen en instrumenten worden direct gekoppeld? Wordt de ruwe instrumentoutput ongewijzigd bewaard?
• Hoe worden waarden ingevoerd van een instrument zonder koppeling?
• Kan een monster dat in het veld wordt genomen zonder internetverbinding worden geregistreerd?
• Kunnen klanten hun monsters en rapporten volgen in een portal, waarbij inloggen en downloads worden vastgelegd?
• Is er een API om gegevens door te geven aan je eigen systemen?
• Draait de software in de cloud of op je eigen server? Bij cloud: waar staat het datacenter?
• Kun je bij meerdere vestigingen rechten en monsternummering per vestiging beheren?

De eerste vraag bij een AI-assistent is met wiens rechten hij records leest. Kan de assistent records zien die de ingelogde persoon niet mag zien, dan kunnen gegevens zoals de identiteit van een klant of personeelsdossiers bij de verkeerde persoon terechtkomen.

• Leest de assistent records met de rechten van de ingelogde persoon?
• Wie maakt records aan, keurt goed en ondertekent? Hoe wordt een voorstel van de assistent een record?
• Worden uitkomsten zoals beoordelingen en scores van een auditrepetitie door code of door het model berekend?
• Laat elk antwoord zien op welke records en welke documentpagina het steunt?
• Welke modelaanbieders worden ondersteund? Kan het laboratorium een eigen sleutel koppelen?
• Draait de assistent in de cloud, op je eigen server of op allebei?

Laat je eigen werk door de demo lopen in plaats van naar het voorbereide scenario van de leverancier te kijken. Deze vijf tests laten de antwoorden op de vragen hierboven op het scherm zien:

• Neem een monster dat lijkt op je eigen monstertypen, van ontvangst tot ondertekend rapport.
• Probeer een resultaat goed te keuren met dezelfde gebruiker die het heeft ingevoerd.
• Corrigeer een goedgekeurd resultaat en kijk wat de audittrail vastlegt.
• Probeer een instrument waarvan de kalibratiedatum verstreken is aan een analyse toe te voegen.
• Vraag de assistent om een agenda voor de directiebeoordeling en een auditrepetitie, en controleer op welke records het antwoord steunt.

PureField LIMS is een laboratoriuminformatiemanagementsysteem voor test-, kalibratie- en medische laboratoria dat werkt in lijn met ISO/IEC 17025 en ISO 15189. Regels worden in de database afgedwongen, zodat dezelfde regel geldt via welk scherm een wijziging ook binnenkomt.