Hoe deel je een testrapport veilig zodat iedereen het kan verifiëren?

ISO/IEC 17025 laat de manier van delen aan het laboratorium over; de norm vraagt dat het rapport geautoriseerd, volledig en vertrouwelijk blijft. De clausules die raken aan delen:

Een rapport reist als bijlage bij een e-mail, via een klantportaal, als tijdgebonden link, als QR-code op een verpakking of als afdruk; de opties verschillen in wat het laboratorium nog in de hand heeft zodra het rapport de deur uit is.

Welke route je ook kiest, elk bestand dat je verstuurt is een kopie. In plaats van kopieën terug te halen, geef je iedereen een plek om te controleren of een kopie nog geldig is: de verificatiepagina.

Een verificatiepagina vertelt iedereen of het rapport in zijn handen door het laboratorium is uitgegeven en of het vandaag geldig is. In het algemeen:

• Bij uitgifte van het rapport wordt de inhoud verzegeld en wordt er een hash van berekend; een korte vorm van de hash wordt als verificatiecode op het rapport gedrukt.
• Het rapport draagt een verificatieadres en een QR-code; de QR-code opent de pagina met de gegevens van het rapport al ingevuld.
• De pagina toont de status van het rapport: geldig, gewijzigd of ingetrokken.
• De ontvanger uploadt de pdf die hij heeft en vergelijkt die met het bestand dat het laboratorium heeft uitgegeven; één gewijzigde byte laat al zien dat het bestand is veranderd.

Omdat de verificatiepagina openbaar is, hoort ze alleen de status, het laboratorium, het tijdstip van uitgifte en de monsteromschrijving te tonen. De resultaten blijven in het rapport zelf, bij de persoon aan wie je het gaf; die grens beschermt klantinformatie (§4.2).

Beperk het delen tot wie het rapport gaat zien; bevat een rapport persoonsgegevens, gebruik dan een wachtwoord en een vervaldatum samen. Voorbeeldkeuzes:

Stuur het wachtwoord via een andere route dan de link: gaat de link per e-mail, geef het wachtwoord dan telefonisch of in een aparte e-mail. Wie de link ontvangt, kan hem doorgeven; een vervaldatum beperkt dat risico in de tijd, en de link herroepen sluit hem meteen.

Een uitgegeven rapport blijft precies zoals het is uitgegeven; §7.8.8 vraagt de correctie in een volgend document dat de gewijzigde informatie en, waar van toepassing, de reden vermeldt, waarbij het nieuwe rapport verwijst naar het rapport dat het vervangt. Is het rapport te fout om te corrigeren, dan wordt het ingetrokken via het proces voor afwijkend werk (§7.10) en wordt de klant waar nodig op de hoogte gebracht.

Het echte werk zit in de kopieën die al in omloop zijn: het eerste rapport kan per e-mail zijn verstuurd, op een verpakking zijn gedrukt of in een aanbestedingsdossier zijn beland. Daarom:

• Laat de QR-code en de deellink de actuele revisie van het rapportnummer openen in plaats van één vast bestand, en laat ze melden dat er een wijziging is.
• Laat de verificatiepagina de oude revisie tonen als "gewijzigd" en een ingetrokken rapport als "ingetrokken".
• Laat de link naar een ingetrokken rapport in plaats van het rapport een pagina openen die zegt dat het rapport niet meer geldig is.
• Breng de klant op de hoogte; weet hij aan wie hij het rapport heeft doorgegeven, dan hoort hij hen ook in te lichten.

Een onbeheerste kopie is elke kopie die het laboratorium na verzending niet meer kan volgen: een doorgestuurde bijlage, een geprinte pagina, een pdf die aan een ander dossier is toegevoegd. Of zo'n kopie geldig is, lees je af op de verificatiepagina, niet aan het bestand zelf.

• Zet het rapportnummer en het paginanummer op elke pagina (bijvoorbeeld 2 / 5), zodat een losse pagina laat zien bij welk rapport ze hoort (§7.8.2.1 d).
• Neem de vermelding op dat het rapport alleen in zijn geheel mag worden gereproduceerd, en het verificatieadres.
• Vraag ontvangers een rapport te verifiëren voordat ze het gebruiken, vooral als het rapport oud is.
• Geef aan jouw kant elke link een label met aan wie hij is gegeven, en herroep links die hun werk hebben gedaan.

Als een rapport een patiënt of werknemer noemt, of gezondheidsinformatie over een persoon bevat, deel je persoonsgegevens en beperk je het delen daarnaar.

• Gezondheidsgegevens zijn een bijzondere categorie persoonsgegevens (KVKK artikel 6); deel zulke rapporten via een kortlevende link met wachtwoord.
• De verwerkingsverantwoordelijke neemt de technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om onrechtmatige toegang tot persoonsgegevens te voorkomen (artikel 12). Het wachtwoord via een apart kanaal sturen, een vervaldatum instellen en afgeronde links herroepen zijn voorbeelden van zulke maatregelen.
• Koppel aan openbare links zoals een QR-code op een verpakking alleen rapporten zonder persoonsgegevens.
• Formuleer een reden voor intrekking zo dat die geen persoonsgegevens en geen naam van een andere klant bevat; de reden kan aan de klant worden getoond.

In PureField LIMS open je een uitgegeven rapport met e-handtekening voor mensen zonder account via Paylaşım bağlantısı (QR kod), de deellink met QR-code; de ontvanger controleert het rapport op de pagina Rapor doğrulama (rapportverificatie).

De pagina Rapor doğrulama vraagt geen aanmelding. De QR-code opent haar met de gegevens al ingevuld; voor handmatige verificatie voer je de laboratoriumcode, het rapportnummer, de revisie en de verificatiecode van 16 tekens in. De verificatiecode bestaat uit de eerste 16 tekens van de SHA-256-hash van de inhoud die bij uitgifte is verzegeld. De pagina toont de status van het rapport (geldig, gewijzigd, ingetrokken, of in onderzoek bij het laboratorium wanneer een analyse na uitgifte ongeldig is verklaard), het laboratorium, het tijdstip van uitgifte en de monsteromschrijving. De ontvanger vergelijkt de pdf die hij heeft op dezelfde pagina: het bestand wordt byte voor byte vergeleken met het uitgegeven rapport, mag tot 15 MB groot zijn en wordt niet op de server opgeslagen.

Een gewijzigd rapport opent met de vermelding van het rapport dat het vervangt en de reden van de wijziging. Alleen de laboratoriummanager trekt een rapport in, met een reden en een e-handtekening; een ingetrokken rapport verschijnt op de verificatiepagina als ingetrokken, staat in het klantportaal met datum en reden, en deellinks tonen in plaats van het rapport dat het niet meer geldig is.