Arbeitsanweisungen in der Anwendung schreiben und Änderungen sehen.
In PureField LIMS ist die Dokumentenlenkung das Modul, in dem gelenkte Dokumente im Editor der Anwendung geschrieben, Entwürfe mit der geltenden Revision verglichen und über den Freigabeablauf ihrer Kategorie signiert werden. Das gelenkte PDF entsteht aus dem Text und ist an seine SHA-256-Prüfsumme gebunden. Eine Revision, die in Kraft tritt, gibt jeder lesenden Person eine Lesebestätigung zum E-Signieren.
Konto anfragenWer freigibt, sieht vor der Signatur, was sich geändert hat.
Dokumente werden in der Anwendung mit Kopf- und Fußzeile des Labors geschrieben, und ein Entwurf wird sofort mit der geltenden Revision verglichen. Jede Kategorie hat ihren eigenen Freigabeablauf.
Das Video öffnet den Entwurf Rev.03 der Arbeitsanweisung zur Mykotoxinanalyse mit „Text bearbeiten“ auf der Schreibseite; der Text steht auf Papier mit Kopf- und Fußzeile des Labors, so wie er gedruckt wird. Über die Liste der Überschriften springt es zu Abschnitt 4, ändert die Laborprobe getrocknete Feigen von 10 kg auf 12 kg und fügt darunter eine Zeile für Rosinen hinzu; die Statuszeile wechselt von „Ungespeicherte Änderungen“ über „Wird gespeichert…“ zu „Gespeichert 10:41“. Nach „Schreiben beenden“ vergleicht der Bereich „Änderungen“ der Dokumentseite den Entwurf mit der geltenden Rev.02: +10 Wörter, −1 Wort und der geänderte Abschnitt, die gelöschte 10 rot durchgestrichen, die Ergänzungen grün unterstrichen. Die Ansicht „Nebeneinander“ zeigt danach beide Revisionen nebeneinander mit Blocknummern.
- Ein Editor in Seitenansicht
- Sie schreiben mit Überschriften, Tabellen und Bildern im gewählten Seitenlayout; der Text speichert sich binnen Sekunden selbst. Beim Einreichen entsteht das PDF aus dem Text, und die Signatur ist an die SHA-256-Prüfsummen beider gebunden.
- Änderungen markiert
- Der Entwurf wird mit der geltenden Revision verglichen, inline oder nebeneinander. Hinzugefügte und gelöschte Wörter, geänderte Abschnitte und Tabellenzellen sind hervorgehoben.
- Ablauf, Inkrafttreten, Lesen
- Jeden Schritt des Ablaufs signiert eine andere Person, und die Freigabe kommt von jemandem außerhalb des Kreises, der die Revision verfasst oder bearbeitet hat. Eine Revision, die in Kraft tritt, öffnet eine Leseaufgabe zur Lesebestätigung mit 14 Tagen Frist.
Vom Entwurf zum Inkrafttreten
Text schreiben
„Text bearbeiten“ öffnet den Editor: Überschriften, Tabellen, Bilder, ein Hinweiskasten und ein Blockmenü über /. Das Seitenlayout (A4 hoch oder quer, Ränder, Schriftart und -größe) geht in das gelenkte PDF über.
Automatisch gespeichert
Der Text wird wenige Sekunden nach der letzten Eingabe gespeichert. Unter dem Editor stehen „Gespeichert“ mit Uhrzeit, die Wortzahl und wer zuletzt bearbeitet hat; jedes Speichern geht in den Audit-Trail.
Änderungen sehen
Der Bereich „Änderungen“ vergleicht den Entwurf mit der geltenden Revision: hinzugefügte und gelöschte Wörter, geänderte Abschnitte, inline oder nebeneinander. Tabellen werden Zelle für Zelle verglichen.
Zur Freigabe einreichen
Das PDF entsteht aus dem Text, mit Kopf- und Fußzeile des Labors auf jeder Seite. Bis zu fünf Prüfschritte aus dem Ablauf der Kategorie werden der Reihe nach e-signiert, danach folgt die Freigabe.
In Kraft, dann gelesen
Eine Revision tritt sofort oder zu einem geplanten Datum in Kraft, die vorherige wird automatisch zurückgezogen. Leseaufgaben gehen an Rollen, Funktionen oder Namen; jede Person hat 14 Tage, ihre Aufgabe mit der eigenen E-Signatur abzuschließen.
Regeln für gelenkte Dokumente
Die Regeln für ISO/IEC 17025 §8.3 werden in der Datenbank durchgesetzt, gleich von welchem Bildschirm eine Änderung kommt.
- Funktionstrennung
- Die Freigabe kommt von jemand anderem als den Personen, die die Revision verfasst, bearbeitet oder eingereicht haben. Jeden Schritt des Ablaufs signiert eine andere Person.
- Das PDF entsteht aus dem Text
- Das PDF einer in der Anwendung verfassten Revision wird immer aus ihrem Text erzeugt, und wer freigibt, signiert die SHA-256-Prüfsumme dieses PDF. Die Freigabe gelingt nur, wenn das PDF dem aktuellen Text entspricht.
- Text zur Freigabe eingefroren
- Der Text einer eingereichten Revision öffnet sich schreibgeschützt als Seite. Braucht sie eine Korrektur, geht die Revision zurück in den Entwurf; ihr Autor korrigiert sie und reicht sie erneut ein.
- Gleichzeitig bearbeiten
- Bearbeiten zwei Personen denselben Entwurf zugleich, erhält das spätere Speichern eine Warnung, und der zuerst gespeicherte Text bleibt erhalten. Die Person lädt die Seite neu und arbeitet am gespeicherten Text weiter.
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Häufige Fragen
Können wir ein Dokument in Word erstellen und als PDF hochladen?
Wie sehe ich, was sich zwischen zwei Revisionen geändert hat?
Wie funktioniert die Lesebestätigung?
