Projektmanagement im Labor: Akkreditierungsvorbereitung auf einem Board

Ein Board hält den Stand der Arbeit an einem Ort, den alle zur selben Zeit sehen; in einer Tabelle hängt der Stand davon ab, wer die Datei zuletzt aktualisiert hat. Eine vertraute Woche in der Akkreditierungsvorbereitung: Am Montag aktualisiert das Qualitätsmanagement eine Excel-Datei und schreibt den Verantwortlichen E-Mails, die Antworten kommen in getrennten Verläufen zurück. Am Freitag weiß wieder nur das Qualitätsmanagement, welche Zeile aktuell ist.

Richten Sie das Board mit wenigen Listen ein, die die Phase der Arbeit zeigen, und legen Sie jede Aufgabe als Karte an. Ein Beispielboard beginnt mit fünf Listen: Zu erledigen, In Arbeit, Wartet auf Kontrolle, Erledigt und eine eigene Liste Umfangserweiterung für die Arbeit an der Erweiterung des Akkreditierungsumfangs. In „Wartet auf Kontrolle“ stehen Karten, deren Arbeit getan ist, die aber noch eine zweite Person ansehen muss; das Qualitätsmanagement leert diese Liste einmal pro Woche.

Trennen Sie die Art der Arbeit mit Labels: Dokument, Gerät, Personal, Akkreditierungsumfang, Feststellung, Dringend. Filtern Sie nach einem Label, bleiben zum Beispiel nur die Gerätekarten übrig.

Teilen Sie eine große Karte mit einer Checkliste auf. Auf der Karte zur erneuten Autorisierung kann jeder Analytiker ein Punkt mit eigener verantwortlicher Person und eigenem Datum sein, und ein Punkt, der wächst, kann zur eigenen Karte werden.

Die Berechnung hinter der Unsicherheitskarte: Wie berechnet man die Messunsicherheit?

Das Board koordiniert die Arbeit; Ergebnisse, Freigaben, CAPAs und Dokumente werden in ihren eigenen Masken aufgezeichnet, und wer einen Datensatz mit einer Karte verknüpft, lässt den Datensatz, wie er ist. Ein Beispiel: Die Karte „Abschluss der Feststellungen aus dem internen Audit“ ist mit drei CAPAs verknüpft. Ursachenanalyse, Maßnahmen und Wirksamkeitsprüfung geschehen in der CAPA-Maske und werden dort signiert. Die Karte nach „Erledigt“ zu verschieben und die CAPA zu schließen, sind zwei getrennte Schritte; der Begutachter sieht sich als Nachweis die CAPA selbst an.

Diese Grenze schützt zwei Dinge:

• Datensatzregeln: Freigabe, E-Signatur und Audit-Trail laufen in der eigenen Maske des Datensatzes; das Board zeigt den Weg dorthin.
• Berechtigungen: Ein Link auf einer Karte öffnet sich mit den eigenen Berechtigungen der Person; Datensätze wie Personalakten oder Beschwerden bleiben nur für Befugte sichtbar.

Auf einem Board genügen drei Rollen: Administratoren verwalten das Board und seine Mitglieder, Mitglieder legen Karten an, verschieben und aktualisieren sie, Beobachter lesen und kommentieren. Bei der Sichtbarkeit gibt es zwei Arten: Ein privates Board sehen nur seine Mitglieder, ein Laborboard können alle im Labor sehen und ihm beitreten.

Legen Sie für Arbeit, die alle betrifft, etwa die Akkreditierungsvorbereitung, ein Laborboard an und für vertrauliche Arbeit wie ein Mitarbeitergespräch oder die Untersuchung einer Beschwerde ein privates Board.

Planen Sie die Wochen vor einer Überwachungsbegutachtung von ihrem Datum aus rückwärts: Ordnen Sie jeder Woche die Karten zu, die abgeschlossen sein müssen, und beenden Sie jede Woche, indem Sie die Liste „Wartet auf Kontrolle“ leeren. Der Plan unten ist ein Beispiel über sechs Wochen; passen Sie ihn an Ihren Akkreditierungsumfang an.

Öffnen Sie das Board jeden Montag in der Kalenderansicht und sehen Sie sich die Karten an, die in dieser Woche fällig sind. Eine überfällige Karte schließen Sie entweder ab oder geben ihr ein neues Datum mit Begründung; die Änderung bleibt im Verlauf der Karte.

Das Modul Projekte von PureField LIMS koordiniert die Arbeit des Labors mit Boards, Listen und Karten; Karten werden mit den Datensätzen des Labors verknüpft.

Ein privates Board und seine Karten sehen nur seine Mitglieder; wer den Audit-Trail einsehen darf (Laborleitung, Qualitätsmanagement, Systemadministration), kann dort auch den Verlauf privater Boards lesen.