Satış fırsatı takibi: aşamalar, teklif ve yazılım seçimi

Aşamaları sabit ve az sayıda tutun. Her aşama için bir giriş koşulu yazın, böylece kayıt yalnızca gerçekten ilerlediğinde yeni aşamaya geçer.

• Yeni fırsat: Lead fırsata çevrildi, sorumlu atandı.
• İlk görüşme: Müşteriyle karşılıklı iletişim kuruldu, aktivite kaydı açıldı.
• İhtiyaç analizi: Talep, kapsam ve bütçe kayda yazıldı. Teklif aşamasına ancak bu alanlar doluysa geçilir.
• Teklif: Teklif PDF olarak hazırlandı ve müşteriye gönderildi.
• Değerlendirme ve müzakere: Müşteri teklifi inceliyor, itirazlar kayda işlendi.
• Kazanıldı ya da kaybedildi: Kapanış nedeni kayda eklendi.

Pipeline, fırsatların aşamalara göre dağılımını gösteren görünümdür. Fırsat yönetimi ise her kaydın tutarını, sorumlusunu ve sonraki adımını güncel tutma işidir. Pipeline’ın doğru görünmesi için önce fırsat kayıtları düzgün tutulmalıdır.

Teklif takibinde en sık sorulan soru, müşterinin teklifi gerçekten görüp görmediğidir. PureField’de teklif PDF olarak üretilir ve teklifin durumu CRM’de teklifin üzerinde izlenir.

Dijital satış odası ile teklif tek bağlantıdan paylaşılır. Oda ziyaret sayısı, fırsat, lead, teklif ve müşteri kaydında son ziyaret bilgisiyle birlikte görünür. Müşteri odada mesaj gönderebilir, içeriğe yorum yapabilir ve teknik şartname ya da teklif formu yükleyebilir. Bu etkinliklerin her biri oda sahibine e-posta ile bildirilir.

Kabul ya da ret bilgisi odada değil, CRM’de teklifin üzerinde işaretlenir. Teklif kabul edildi olarak işaretlendiğinde stok modülünde sipariş açılır.

Üç metrik, satış hunisinin sağlığını anlamak için yeterlidir. Her birini kendi kayıt geçmişinizden hesaplayın.

• Lead’den teklife dönüşüm oranı: Belirli dönemde teklif aşamasına ulaşan fırsat sayısı, aynı dönemde açılan lead sayısına bölünür.
• Tekliften kazanmaya oran: Kazanıldı olarak kapanan fırsat sayısı, teklif aşamasına gelen fırsat sayısına bölünür.
• Ortalama satış döngüsü (gün): Kazanılan fırsatların kapanış tarihi ile oluşturulma tarihi arasındaki farkların ortalaması alınır.

Ağırlıklı pipeline değeri için her aşamadaki fırsat tutarı, o aşamanın kazanma olasılığıyla çarpılır ve toplanır. Kazanma olasılığı için başlangıçta tahmini oranlar kullanılabilir, ardından gerçek kapanış verileriyle güncellenir.

Kayıp nedenini her kayda kısa bir notla yazmak, dönem sonunda hangi nedenlerin ne kadar tekrar ettiğini görmeyi kolaylaştırır. CRM İstatistik ekranında hunı görünümü ile ekip performansı birlikte izlenebilir.

Excel, tek kişinin az sayıda fırsatı takip ettiği dönemde yeterli olabilir. Ekip büyüdükçe ve aynı kayıtlara birden fazla kişi bakmaya başladıkça CRM daha uygun hale gelir.

CRM’e geçerken minimum alan listesi şöyle olabilir: firma, kişi, aşama, tutar, sorumlu, tarih ve teklif.

Geçişi üç adımda yapın. Önce Excel sütunlarını CRM alanlarıyla eşleştirin. Ardından tekrarlı firma ve kişi kayıtlarını birleştirin. İlk hafta yalnızca açık fırsatları taşıyın, kapanmış kayıtları gerektiğinde sonra ekleyin.

Ekip alışkanlığı için haftada bir aşama güncelleme ritmi belirleyin. Soğuk e-posta akışı kullanıyorsanız, Satış Otopilotu ile olumlu yanıt veren kişiler satışçının görev listesine düşer ve takip listesi aynı kayıtlardan beslenir.

Önce aşamaları tanımlayın, sonra her fırsatı ve teklifi bu aşamalara bağlayın. Üç metriği düzenli izleyin ve son olarak takip yazılımını bu süreçle birlikte seçin. Ekibinizin fırsatlarını ve tekliflerini tek kayıtta izlemek için demo planlayabilirsiniz.