Modül rehberi, Servis ve bakım
Garanti takip programı: cihaz garantilerini kaçırmayın
- Yazar
- PureField
- Yayın
- Güncelleme
Garanti takip programı, satılan ya da kurulan cihazların garanti başlangıç ve bitiş tarihlerini, seri numaralarını ve servis geçmişini tek kayıtta tutan yazılımdır. PureField’de garanti bilgisi cihaz kartında durur. Cihaz QR kodla kayda alınır; garanti tarihi, servis raporları ve iş emirleri aynı kartta görünür.
Garanti takibi için cihaz kartında hangi bilgiler tutulur
Garanti takibinin temeli cihaz kartıdır. Kartta seri numarası, marka ve model, satış ya da kurulum tarihi, garanti bitiş tarihi ve sonraki bakım tarihi yer alır. Cihaz müşteri kartına bağlı durur, böylece müşterinin cihazları müşteri kartında da görünür.
- Seri numarası, marka ve model
- Satış ya da kurulum tarihi ve garanti bitiş tarihi
- Sonraki bakım tarihi
- Müşteri ve konum bilgisi
- Garanti belgesi ve kullanım kılavuzu gibi dokümanlar
Adım adım garanti takibini kurmak
Takibi bir kez doğru kurduğunuzda her yeni servis kaydı aynı cihaza bağlanır. Kurulum dört adımdan oluşur.
- Cihazı QR kodla kayda alın; her cihazın kendi kartı olsun.
- Garanti bitiş tarihini cihaz kartına girin.
- Sonraki bakım tarihini ayrıca işleyin. Bu tarih geldiğinde müşteriye hatırlatma e-postası gider.
- Servis talebi geldiğinde iş emrini cihaza bağlayın; iş emrini ekip açar ve sahada kapatır.
Garanti kapsamındaki cihazın servis geçmişi
Aynı cihazın önceki servis raporları cihaz kartında birikir. Garanti kapsamı tartışıldığında kayıt tek yerden okunur ve tekrarlayan arıza tek bakışta fark edilir. Garanti bitse de servis geçmişi kartta kalır, böylece sonraki işlerin dayanağı korunur.
Servis raporu ve garanti kanıtı
Tamamlanan servis raporu PDF olarak üretilir ve cihaz kartına bağlanır. Rapor, fotoğraf kanıtı ve imza alanlarını içerir. Rapor PDF’i e-posta ile müşteriye gönderilebilir. Garanti kapsamı konuşulduğunda hem işlem hem de kanıt aynı kayıtta bulunur.
Excel ile takip ile yazılım arasındaki fark
Aşağıdaki tablo iki yaklaşımı aynı başlıklar altında karşılaştırır.
| Konu | Excel tablosu | PureField |
|---|---|---|
| Garanti bitiş tarihi | Satır olarak durur | Cihaz kartında, seri numarasıyla birlikte |
| Servis geçmişi | Ayrı dosyalarda tutulur | Cihaz kartında, servis raporlarıyla birlikte |
| Servis talebi | İş emrine elle bağlanır | İş emrine doğrudan bağlanır |
| Dokümanlar | Ayrı klasörlerde | Cihaz kartına eklenir |
| Müşteri bağlantısı | Elle eşleştirilir | Müşteri kartı üzerinden izlenir |
Tarih girişinin doğruluğu her iki yöntemde de ekibin sorumluluğundadır. Yazılımda bu tarih kartta tek yerde durur ve ilgili kayıtlarla birlikte okunur.
Garanti süresini ekip nasıl takip eder
Garanti takibi günlük işin parçası olduğunda ekip kartı düzenli açar. Kart üzerinde şu bilgiler birlikte görünür.
- Garanti bitiş tarihi ve sonraki bakım tarihi
- Son servis raporu ve açık iş emirleri
- Cihaza ait doküman ve QR kod
- Müşteri kartındaki bağlı kayıtlar
Kanıtlar
- Cihaz kartı
- Seri numarası, garanti bitiş tarihi, sonraki bakım tarihi, QR kod ve doküman alanları cihaz kartında tutulur.
- Bakım hatırlatması
- Sonraki bakım tarihine göre hatırlatma e-postası gönderilir; iş emrini ekip açar.
- Servis raporu
- Tamamlanan rapor PDF olarak üretilir; fotoğraf blokları ve imza alanı içerir.
- Müşteri kartı
- Cihazlar müşteri kartına bağlı görünür; CRM, servis ve muhasebe bağları aynı kartta toplanır.
Cihaz garanti tarihlerinizi PureField’e taşımak için demo planlayın; ekibinizle cihaz listenizi birlikte gözden geçirelim. Demo planlayın
Sık sorulan sorular
Müşteri cihazlarının garanti sürelerini nasıl takip ederim?
Her cihazı QR kodla kayda alın ve garanti bitiş tarihini cihaz kartına girin. Kart müşteri kartına ve servis geçmişine bağlı kalır, böylece süre tek yerden izlenir.
Garanti takibi için cihaz kartında hangi bilgiler tutulmalı?
Seri numarası, marka ve model, satış ya da kurulum tarihi, garanti bitiş tarihi, sonraki bakım tarihi, müşteri bilgisi ve garanti belgesi tutulmalıdır.
Seri numarası ile garanti durumu nasıl kontrol edilir?
Seri numarası cihaz kartında kayıtlıdır. Kartta garanti bitiş tarihi ve servis kayıtları birlikte okunur.
Garanti süresi bittikten sonra servis geçmişi nerede görünür?
Garanti bittikten sonra da servis raporları ve iş emirleri cihaz kartında kalır. Geçmiş bu sayede sonraki işlerde referans olarak kullanılır.
Garanti belgesi ve servis raporu aynı kayıtta saklanabilir mi?
Evet. Garanti belgesi cihaz kartına doküman olarak eklenir; tamamlanan servis raporu da PDF olarak aynı cihaza bağlanır.
Garanti takibini Excel yerine yazılımla yapmanın farkı nedir?
Cihaz, müşteri, servis raporu ve iş emri birbirine bağlı tutulur. Garanti bilgisi ile servis kaydı aynı ekranda okunur, dosyalar arasında arama gerekmez.