Excel yerine servis ve bakım takibi nasıl yapılır?

Aşağıdaki tablo, servis takibinde karar verirken bakılabilecek kriterleri gösterir.

• Cihaz geçmişi: Son bakım, garanti ve sonraki bakım tarihi farklı sayfalarda durur.
• İş emri durumu: Atama, sahaya çıkış ve kapanış tek satırda izlenmez.
• Servis raporu: Fotoğraf, imza ve müşteri onayı dosya dışında kalır.
• Tahsilat ve fatura: Kapanan iş ile fatura arasındaki bağ elle kurulur.
• Müşteri kartı: Aynı müşterinin cihazları, teklifleri ve servis geçmişi farklı yerlerde durur.

• Müşteri, cihaz, iş emri, servis raporu ve tahsilat için zorunlu alanları yazın.
• Son üç ayda en çok kullanılan Excel sütunlarını listeleyin; her birine yeni sistemde bir alan karşılık gelsin.
• Teknisyen ile ofis arasında kimin neyi gireceğini tek sayfada netleştirin.
• Eski dosyaları silmeden arşivleyin ve geçişin ilk haftalarında kopya tutun.

• Müşteri ve cihaz kayıtları: Müşteri kartında teklif, cihaz ve servis geçmişi bağlanır. Cihaz kartlarını satış ekibi teklif satırlarından açabilir; kartta garanti, bakım tarihi ve doküman tutulur.
• Servis talebi ve iş emri: Talep iş emrine bağlanır, teknisyen atanır ve takvimde planlanır.
• Mobil rapor: Teknisyen fotoğraf ekler, mühendis ve müşteri imzasını alır; rapor PDF olarak üretilir ve e-posta ile gönderilir.
• Servis Faturalama: Tamamlanan servis raporundan fatura kesilir; tahsilat ve ödeme kayıtları muhasebe modülünde takip edilir.
• Kontrol listeleri: Saha kontrol listeleri şablon olarak tutulur ve her işte kullanılır.

Teknisyen mobil uygulamada kendi iş emrini görür ve cihazın QR kodunu okutarak geçmişine ulaşır. Yapılan işin fotoğrafları ile mühendis ve müşteri imzaları rapora eklenir. İş emri kapandığında rapor ofise düşer; ofis raporu panelde tamamlar ve müşteriye gönderir. Kayıt tek kez girilir ve ofis aynı veriyi panelde görür.

Cihazın sonraki bakım tarihi kayıtlıysa tarih yaklaştığında PM hatırlatma e-postası gönderilir. Hatırlatmanın ardından bakım işi ekip tarafından yeni bir servis talebi ya da iş emri olarak açılır. Bu sayede bakım planı tarih, hatırlatma ve iş emri adımlarıyla yürür; müşteri bakım geçmişine servis kayıtları üzerinden ulaşır.

Excel dosyalarını geçişten sonra da arşiv olarak saklayın. Hangi kayıtların taşınacağını önceden listeleyin ve aktarım kapsamını satış ekibiyle birlikte netleştirin. İlk iki hafta Excel ile yeni sistem paralel izlenebilir; böylece her kayıt iki kaynakta karşılaştırılır.

Fiyat bu yazıda yer almaz; fiyat ve paket bilgisi için teklif formu kullanılır ve size özel teklif hazırlanır. Süre; kayıt hacmi, ekip büyüklüğü ve geçilecek modül sayısına göre değişir. Karşılaştırmada yalnızca fiyat değil, teknisyenin kullanım kolaylığı, destek ve eğitim süresi birlikte değerlendirilmelidir.

Müşteri ve cihaz verilerine hangi kullanıcının hangi yetkiyle eriştiği baştan tanımlanır. Kullanıcı ve modül bazında yetki atanarak erişim kapsamı sınırlandırılır. KVKK yükümlülükleri için hukuki danışmanlıktan ayrıca destek alınması önerilir.