Kategori rehberi, Servis ve bakım
Asansör bakım takip programı: periyodik bakım nasıl takip edilir?
- Yazar
- PureField
- Yayın
- Güncelleme
Asansör bakım takip programı, periyodik bakım planını, cihaz kartını, servis raporlarını ve bakım geçmişini tek yerde izleyen yazılımdır. Bakım firmaları bu kayıtları Excel ve kağıt formdan dijitale taşıyarak her ziyaretin ne zaman yapıldığını ve bir sonrakinin ne zaman geleceğini aynı ekranda görür. PureField, bu kayıtları işletme yönetimi yazılımının teknik servis modülünde tutar.
Asansör bakım takip programı nedir?
Bir bakım firması için temel soru şudur: her cihazın son ziyareti, bir sonraki bakım tarihi ve son servis raporu tek yerde görülebiliyor mu? Excel dosyası ve kağıt form bu üç bilgiyi ayrı yerlerde tuttuğunda ekip bir ziyareti kaçırabilir ya da geçmiş raporu bulmak için dosyaları tek tek açmak zorunda kalır.
PureField genel bir teknik servis ve işletme yönetimi yazılımıdır. CRM, ERP, satın alma ve finans aynı platformda çalışır. Teknik servis modülünde cihaz kartı, bakım planı, iş emri ve servis raporu birbirine bağlıdır. Asansör firmaları da aynı cihaz kartı ve bakım planı yapısını kullanarak periyodik ziyaretlerini takip eder.
Periyodik bakımda tutulması gereken kayıtlar
Bir bakım programının en az şu kayıtları taşıması gerekir:
- Cihaz kartı: müşteri, lokasyon, kurulum ve garanti bilgisi. Kartta cihaza ait QR kod ve dokümanlar bulunur.
- Sonraki bakım tarihi: bu tarih girildiğinde PureField bu tarihe göre e-posta hatırlatması gönderir. Bakım ziyaretini ekip iş emri olarak açar.
- QR kod: saha ekibi cihazı telefonundan okutarak kayıtlı bakım geçmişine hızlı erişir.
- Kontrol listesi: her ziyarette aynı maddeler işaretlenir, böylece iki teknisyenin bıraktığı kayıtlar birbirinden farklı biçimde okunmaz.
Bir bakım ziyareti sahada nasıl kapanır?
Bir bakım ziyareti sahada şu adımlarla kapanır:
- Ziyaret iş emri olarak açılır ve bir teknisyene atanır.
- Teknisyen cihazın QR kodunu okutur ve önceki kayıtları ekranda görür.
- Kontrol listesindeki maddeler işaretlenir, gerekli yerlere fotoğraf eklenir.
- Mühendis ve müşteri imzası alınır. Konum bilgisi ziyaretin kaydına eklenir.
- Servis raporu PDF olarak çıkar ve müşteriye e-posta ile gönderilir.
Bu akışta her adım, cihaz kartındaki geçmişe bağlı kalır. Ziyaret sonrasında kim, ne zaman, hangi maddeyi işaretledi sorusunun cevabı aynı kayıtta durur.
Arıza kaydı ve planlı bakım aynı yerde
Arıza talebi PureField’de iş emrine bağlanır. Rapor cihazdan ya da iş emrinden oluşturulduğu için arıza ziyareti ile planlı bakım ziyareti aynı cihazın geçmişinde yer alır. Bakım planlayan kişi, son arızaların hangi cihazda tekrar ettiğini bu geçmişten görebilir.
Planlı bakım hatırlatması ile arıza kaydı ayrı tutulursa, bir cihazın son üç ayda kaç kez servise çağrıldığı Excel’de birleştirilmek zorunda kalır. Tek kayıtta tutulduğunda bu birleştirme gerekmez.
Bina yöneticisi ve müşteri tarafı
Müşteri kartında cihazlar, iş emirleri ve servis raporları toplanır. Müşteri kartı, CRM, servis ve muhasebe bağlarını aynı kişi ya da firma kaydında gösterir. Bina yöneticisi ya da kat maliki için iki kanal açıktır:
- Her servis raporu PDF olarak e-posta ile iletilir.
- Müşteri uygulama kullanıcısı olarak tanımlanan kişiler, hesap ayarına göre cihaz QR kodunu görebilir.
Servis tamamlandıktan sonra müşteri raporu değerlendirme (rating) portalı üzerinden puanlayabilir. Bu puanlar ekibin hizmet kalitesini izlemesine yardımcı olur.
Program seçerken bakılacak kriterler
Aşağıdaki tablo, bir bakım programı karşılaştırılırken sorulacak soruları ve PureField’de bu soruların nasıl karşılandığını gösterir.
| Kriter | Neden önemli | PureField’de karşılığı |
|---|---|---|
| Kayıt türleri | Cihaz, bakım planı, iş emri, servis raporu ve kontrol listesi birbirine bağlı olmalıdır | Cihaz kartı, iş emri, servis raporu ve kontrol listesi modülleri panelde bulunur |
| Hatırlatma | Sonraki bakım tarihi kaçırılmamalıdır | Sonraki bakım tarihine göre e-posta hatırlatması gönderilir |
| Saha kanıtı | Ziyaretin kanıtı kayıtta kalmalıdır | Fotoğraf blokları, imza alanı ve konum takibi servis raporunda yer alır |
| Rapor dağıtımı | Müşteri raporu aynı gün alabilmelidir | Servis raporu PDF olarak çıkar ve e-posta ile gönderilir |
| Veri taşıma | Mevcut Excel kayıtlarının yeni sisteme nasıl aktarılacağı yazılı olmalıdır | Aktarım kapsamı teklif sürecinde birlikte netleştirilir |
| Destek ve kurulum | Kurulum süresi ve destek kanalı önceden bilinmelidir | Teklif formu üzerinden sorularınızı iletebilirsiniz |
Tabloyu kendi ihtiyacınıza göre doldurun. Eksik bir satır, ziyaret sayısı arttığında ayrı bir sorun olarak geri döner.
Excel ve kağıt formdan geçiş
Geçiş üç adımda planlanabilir:
- Önce cihaz listesi, müşteri adresleri ve son bakım tarihleri tek bir tabloda toplanır. Bu tablo, aktarımın kaynağı olur.
- Pilot olarak bir bölge ya da bir teknisyen ekibiyle başlanır. İlk iki hafta görülen eksikler kalan cihazların aktarımından önce düzeltilir.
- Kağıt form ile dijital form kısa bir süre birlikte kullanılır. Bu süre bitince kağıt form yalnızca yedek olarak tutulur.
Bu geçiş sırasında PureField ekibi cihaz kartı ve bakım planı yapısını ekibinizle birlikte kurar.
Kanıtlar
- Cihaz kartı ve QR
- Cihaz kartında müşteri, lokasyon, garanti ve doküman bilgisi bulunur; cihaza ait QR kod okutularak kayıt açılır.
- Bakım hatırlatması
- Sonraki bakım tarihine göre e-posta hatırlatması gönderilir; bakım ziyaretini ekip iş emri olarak açar.
- Servis raporu
- Rapor PDF olarak çıkar, mühendis ve müşteri imzası eklenir ve müşteriye e-posta ile gönderilir.
- Saha kanıtı
- Fotoğraf blokları, konum takibi ve kontrol listesi işaretleri servis raporunda yer alır.
- Müşteri kartı
- CRM, servis ve muhasebe bağları tek müşteri kartında toplanır; cihazlar ve raporlar bu karttan izlenir.
Cihaz listenizle bir demo planlayın ya da teklif formunu doldurarak ihtiyacınızı paylaşın. Demo planlayın
Sık sorulan sorular
Periyodik bakım hatırlatması nasıl kurulur?
Cihaz kartındaki sonraki bakım tarihi girilir. PureField bu tarihe göre e-posta hatırlatması gönderir ve bakım ziyaretini ekip iş emri olarak açar.
Bakım verileri nerede tutulur ve kim erişir?
Kayıtlar PureField platformunda tutulur. Erişim, kullanıcıya atanan modüllere ve yetkilere göre açılır; yönetici ve atanan ekip kendi yetki alanında çalışır.
Excel’den bakım programına geçiş nasıl yapılır?
Önce cihaz listesi ve son bakım tarihleri tek tabloda toplanır, ardından bir bölge ya da teknisyen ekibiyle pilot başlanır. Kağıt form ile dijital form kısa süre birlikte kullanılır. Aktarımın kapsamı teklif sürecinde netleştirilir.
Arıza kaydı ile bakım kaydı aynı yerde tutulmalı mı?
Evet. Arıza talebi iş emrine bağlanır ve servis raporu cihaz kartına işlenir. Böylece planlı bakım ile arıza geçmişi aynı cihazda görünür.
Bina yöneticisi bakım geçmişini nasıl görebilir?
Her servis raporu PDF olarak e-posta ile iletilir. Müşteri uygulama kullanıcısı tanımlıysa cihaz QR kodunu hesap ayarına göre görebilir.
Bakım programı fiyatı nasıl öğrenilir?
Fiyat, ihtiyacınızdaki cihaz sayısı ve modüllere göre size özel hazırlanır. Teklif formu üzerinden bilgilerinizi paylaşın, teklif hazırlayalım.