Modulegids, Service en onderhoud
Software voor periodiek onderhoud: zo blijft elke onderhoudsdatum op schema
- Auteur
- PureField
- Gepubliceerd
- Bijgewerkt
Software voor periodiek onderhoud is bedrijfssoftware die het interval en de volgende onderhoudsdatum van elk apparaat op de apparaatkaart bewaart, de verantwoordelijke een herinnering stuurt en uitgevoerd werk aan een servicerapport koppelt. Om gemist onderhoud te voorkomen, houdt PureField kaart, herinnering en rapport in één record.
Wat software voor periodiek onderhoud omvat
Periodiek onderhoud is het controleren, reinigen of vervangen van onderdelen van een apparaat met vaste tussenpozen. Onderhoudssoftware houdt drie dingen bij elkaar: de identiteit van het apparaat, de volgende onderhoudsdatum en de historie van eerder onderhoud. In PureField loopt dit vanuit de apparaatkaart, zodat de buitendienst en de manager naar dezelfde informatie kijken. Voor bedrijven met eigen apparatuur en voor servicebedrijven die veel apparaten onderhouden, haalt deze opzet de onderhoudsplanning uit het geheugen en zet hem in een record.
Wie gebruikt onderhoudssoftware?
Onderhoudssoftware wordt het meest gebruikt door servicebedrijven die de apparatuur van hun klanten onder een onderhoudscontract onderhouden. Ze delen één patroon: elke installatie heeft een interval, een volgende onderhoudsdatum en een ondertekend onderhoudsrecord.
| Bedrijf | Wat het bijhoudt | Meer details |
|---|---|---|
| Liftonderhoudsbedrijf | De onderhoudsdatum, het gebouw en het contract van elke lift | Software voor liftonderhoud |
| Servicebedrijf in klimaattechniek | Onderhoud voor het seizoen, garantie, filter- en onderdelenwissels | Servicesoftware voor klimaattechniek |
| Service voor industriële apparatuur | Onderhoudsplan per machine, reserveonderdelen, servicerapporten | Onderdelenvoorraad in de buitendienst |
| Bedrijf dat apparatuur met garantie verkoopt | Einddatum van de garantie en service binnen de garantie | Garantiebeheersoftware |
Zo zet je een onderhoudsschema op
Het schema zet je in vijf stappen op:
- Stap 1: Open de apparaatkaart. Vul merk, model, serienummer, locatie en garantiegegevens in.
- Stap 2: Stel het onderhoudsinterval in. Leg het vast in dagen of maanden, op basis van het advies van de fabrikant of het servicecontract.
- Stap 3: Zet de volgende onderhoudsdatum op de apparaatkaart.
- Stap 4: Kies wie de herinnering ontvangt. De herinnering kan per e-mail naar het serviceteam of naar de klant gaan.
- Stap 5: Leg na het bezoek het uitgevoerde werk vast en vul de nieuwe volgende onderhoudsdatum in.
Zo werkt de herinnering
De e-mail met de herinnering voor preventief onderhoud wordt verstuurd op basis van de volgende onderhoudsdatum op de apparaatkaart. De herinnering is een melding; je team opent de werkorder. Komt de herinnering binnen, dan maakt het team een werkorder aan, wijst een engineer toe en plant het bezoek. Doordat herinnering en werkorder aparte stappen zijn, is duidelijk wanneer een herinnering is verstuurd en wanneer het werk op locatie is uitgevoerd.
Checklists maken elk bezoek vergelijkbaar
Als elk onderhoudsbezoek dezelfde stappen volgt, kun je de resultaten van bezoek tot bezoek vergelijken. In PureField definieer je checklistsjablonen voor de buitendienst en gebruik je die tijdens het bezoek. Aan het eind van het bezoek wordt het resultaat in het servicerapport geschreven. Het rapport wordt als pdf aangemaakt, kan per e-mail naar de klant worden gestuurd en kan in het beoordelingsportaal voor klanten worden geopend. In hetzelfde rapport kun je fotoblokken voor en na toevoegen.
Wat is het verschil tussen onderhoudssoftware en een CMMS?
Onderhoudssoftware is het planningsdeel van een CMMS (computerised maintenance management system). Een CMMS voegt daar apparaatrecords, werkorders, de voorraad reserveonderdelen en onderhoudskosten aan toe. Voor een servicebedrijf is de vraag of het schema aansluit op de werkorder, het servicerapport en de factuur.
In PureField staat het schema op het apparaatrecord; de werkorder, het ondertekende servicerapport en de factuur die vanuit dat rapport wordt gemaakt, zijn aan dezelfde installatie en klant gekoppeld. De voorraad reserveonderdelen en de magazijnen worden bijgehouden in de ERP-module op hetzelfde platform. Voor uitgebreide criteria, zie CMMS-software kiezen voor het mkb.
Spreadsheet of onderhoudssoftware
Voor een paar apparaten is een spreadsheet een redelijk begin. Als het aantal apparaten groeit en meerdere mensen dezelfde records bijwerken, moeten herinneringen en verbanden tussen records met de hand worden onderhouden. De tabel hieronder vergelijkt beide aanpakken op dezelfde criteria.
| Criterium | Spreadsheet | PureField |
|---|---|---|
| Apparaatrecord | Eén regel per apparaat in een apart bestand | Merk, model, serienummer en garantie op één kaart |
| Herinnering | Agenda of handmatige opvolging | E-mail op basis van de volgende onderhoudsdatum |
| Checklist | Apart document | Als sjabloon gedefinieerd en tijdens het bezoek gebruikt |
| Servicerapport | Apart document | Pdf-rapport, per e-mail naar de klant |
| Werkorder | Apart proces | Het team maakt de werkorder aan en wijst hem toe |
| Apparaathistorie | Verspreid over bestanden | Eén historie op de apparaatkaart |
Waar je op let bij het kiezen van software
Deze criteria laten zien of software een onderhoudsplanning in de praktijk kan dragen:
- Apparaatkaart en ondersteuning voor QR-codes
- Herinneringen en e-mails op basis van de volgende onderhoudsdatum
- Checklistsjablonen
- Koppeling tussen werkorders en servicerapporten
- Klantrecord en garantiebeheer
- Schriftelijke antwoorden over data-export en voorwaarden voor gegevensbescherming
Onderbouwing
- Apparaatkaart
- merk, model, serienummer, locatie, garantie en onderhoudsdatum staan op één kaart. Een apparaat kan via een QR-code worden geopend en aan de kaart kunnen documenten worden toegevoegd.
- E-mail met onderhoudsherinnering
- een herinnering wordt verstuurd op basis van de volgende onderhoudsdatum. Herinnering en werkorder zijn aparte stappen.
- Checklistsjablonen
- checklists voor de buitendienst worden als sjabloon gedefinieerd en tijdens onderhoudsbezoeken gebruikt.
- Servicerapport
- een afgerond rapport wordt als pdf aangemaakt, kan per e-mail worden verstuurd en kan in het beoordelingsportaal voor klanten worden geopend.
- Foto's in het rapport
- in het servicerapport kunnen fotoblokken voor en na worden gebruikt.
Plan een demo, dan stellen we samen de onderhoudsplanning voor je apparaten op. Demo plannen