Modulegids, Service en onderhoud
Garantiebeheersoftware: mis nooit meer een garantie op apparatuur
- Auteur
- PureField
- Gepubliceerd
- Bijgewerkt
Garantiebeheersoftware bewaart het serienummer, de einddatum van de garantie en de servicehistorie van elk apparaat op één apparaatrecord, zodat je vóór het volgende bezoek kunt nagaan of het onder de garantie valt. In PureField staat de garantiedatum op de apparaatkaart en open je die kaart via een QR-code.
Velden op de apparaatkaart voor garantiebeheer
Het garantierecord begint bij de apparaatkaart. Op de kaart staan het serienummer, de verkoop- of installatiedatum, de einddatum van de garantie en de volgende onderhoudsdatum. De kaart blijft aan de klant gekoppeld, zodat je elk apparaat van een klant vanuit het klantrecord ziet.
- Serienummer, merk en model
- Verkoop- of installatiedatum en einddatum van de garantie
- Volgende onderhoudsdatum
- Klant en locatie
- Garantiebewijs en gebruiksaanwijzing als documenten
Garantiebeheer opzetten in vier stappen
Is de opzet klaar, dan hangt elk nieuw servicerecord aan hetzelfde apparaat.
- Registreer elk apparaat via een QR-code, zodat het een eigen kaart heeft.
- Vul de einddatum van de garantie in op de apparaatkaart.
- Stel de volgende onderhoudsdatum in. Is het zover, dan krijgt de klant een herinnering per e-mail.
- Komt er een serviceaanvraag binnen, koppel de werkorder dan aan het apparaat. Het team opent en sluit de werkorder op locatie.
De servicehistorie blijft bij het apparaat
Eerdere servicerapporten van een apparaat komen samen op de kaart. Gaat het gesprek over garantiedekking, dan lees je het record op één plek en vallen terugkerende storingen sneller op. Na afloop van de garantie blijft de historie op de kaart staan, zodat je er bij later werk naar kunt verwijzen.
Aanpakken voor garantiebeheer vergeleken
Gebruik de criteria hieronder om elke opzet voor garantiebeheer te beoordelen, ook de opzet die je nu gebruikt.
| Criterium | Wat je controleert | Hoe PureField het regelt |
|---|---|---|
| Waar de garantiedatum staat | Eén datum per apparaat, gekoppeld aan het serienummer | De einddatum van de garantie staat met het serienummer op de apparaatkaart |
| Servicehistorie | Rapporten gekoppeld aan het apparaat zelf | Servicerapporten hangen aan de apparaatkaart |
| Serviceaanvragen | Elke aanvraag is gekoppeld aan een werkorder | Werkorders zijn direct aan het apparaat gekoppeld |
| Documenten | Garantiebewijs en handleidingen bij het apparaat | Documenten worden aan de apparaatkaart toegevoegd |
| Koppeling met de klant | Apparaten zichtbaar vanuit het klantrecord | Apparaten verschijnen op het klantrecord |
De garantiestatus voor het hele team
Als garantiebeheer bij het dagelijkse werk hoort, opent het team vóór elk bezoek de kaart. Die toont het volgende bij elkaar:
- Einddatum van de garantie en volgende onderhoudsdatum
- Laatste servicerapport en openstaande werkorders
- Documenten en QR-code van het apparaat
- Gekoppelde records op de klantkaart
Servicerapporten als bewijs bij garantie
Een afgerond servicerapport wordt als pdf aangemaakt en aan de apparaatkaart gehangen. Het rapport bevat fotoblokken en een handtekeningveld, en kan per e-mail naar de klant worden gestuurd. Gaat het gesprek over garantiedekking, dan staan het werk en het bewijs in hetzelfde record.
Onderbouwing
- Apparaatkaart
- serienummer, einddatum van de garantie, volgende onderhoudsdatum, QR-code en documentvelden staan op de apparaatkaart.
- Onderhoudsherinnering
- op basis van de volgende onderhoudsdatum wordt een herinnering per e-mail verstuurd en opent het team de werkorder.
- Servicerapport
- afgeronde rapporten worden als pdf aangemaakt, met fotoblokken en een handtekeningveld.
- Klantrecord
- apparaten verschijnen op het klantrecord, waar de koppelingen met CRM, service en boekhouding samenkomen.
Plan een demo, dan nemen we samen je lijst met apparaten door en zetten we de garantiedata in PureField. Demo plannen