Categoriegids, Service en onderhoud
Software voor liftonderhoud: periodiek onderhoud bijhouden
- Auteur
- PureField
- Gepubliceerd
- Bijgewerkt
Software voor liftonderhoud bewaart per lift het periodieke onderhoudsplan, de apparaatkaart, de servicerapporten en de onderhoudshistorie op één plek. Onderhoudsbedrijven halen deze gegevens uit spreadsheets en papieren formulieren, zodat elk bezoek en de volgende geplande datum op één scherm staan. PureField bewaart ze in de module voor technische dienst.
Wat software voor liftonderhoud omvat
De kernvraag voor een onderhoudsbedrijf is eenvoudig: zie je per lift het laatste bezoek, de volgende onderhoudsdatum en het laatste servicerapport op één plek? Staan die drie gegevens in een spreadsheet, een papieren formulier en een map met pdf's, dan kan een bezoek erdoor glippen of moet een monteur meerdere bestanden openen om het vorige rapport te vinden.
PureField is een platform voor bedrijfsvoering. CRM, ERP, inkoop en financiën draaien op hetzelfde platform, en de module voor technische dienst verbindt apparaatkaart, onderhoudsplan, werkorder en servicerapport. Liftbedrijven gebruiken dezelfde opzet van apparaatkaart en onderhoudsplan om hun periodieke bezoeken bij te houden.
Records die een onderhoudsprogramma nodig heeft
Een programma voor onderhoudsbeheer moet minstens deze records bevatten:
- Apparaatkaart: klant, locatie, installatie- en garantiegegevens, met documenten aan de kaart gekoppeld.
- Volgende onderhoudsdatum: zodra die is ingevuld, stuurt PureField op basis daarvan een herinneringsmail en opent het team het bezoek als werkorder.
- QR-code: het buitendienstteam scant de code van de lift met de telefoon en opent de opgeslagen onderhoudshistorie.
- Checklist: bij elk bezoek worden dezelfde punten afgevinkt, zodat records van verschillende monteurs op dezelfde manier te lezen zijn.
Hoe een onderhoudsbezoek ter plaatse wordt afgesloten
Een periodiek bezoek volgt ter plaatse deze stappen:
- Het bezoek wordt als werkorder geopend en aan een monteur toegewezen.
- De monteur scant de QR-code van de lift en bekijkt eerdere records op het scherm.
- Checklistpunten worden afgevinkt en bij de verplichte onderdelen worden foto's toegevoegd.
- De engineer en de klant tekenen, en de locatie van het bezoek kan bij het servicerecord worden vastgelegd.
- Het servicerapport wordt als pdf geëxporteerd en naar de klant gemaild.
Elke stap blijft aan de apparaatkaart gekoppeld. Achteraf vertelt het record wie het bezoek deed, wanneer, en welke checklistpunten zijn afgevinkt.
Storingen en gepland onderhoud in één historie
In PureField is een storingsmelding gekoppeld aan een werkorder. Omdat het rapport vanuit het apparaat of de werkorder wordt gemaakt, staan storingsbezoeken en geplande onderhoudsbezoeken in dezelfde apparaathistorie. Een planner ziet in die historie welke liften herhaaldelijk storingen hebben.
Staan herinneringen en storingsrecords los van elkaar, dan moet je voor de vraag hoe vaak een lift de afgelopen drie maanden is uitgerukt meerdere bronnen met de hand samenvoegen. Staan ze in één record, dan heb je dat aantal al.
Gebouwbeheerders en toegang voor klanten
De klantkaart verzamelt apparatuur, werkorders en servicerapporten, en verbindt de koppelingen met CRM, service en boekhouding. Een gebouwbeheerder of eigenaar heeft twee kanalen:
- Elk servicerapport wordt als pdf naar de klant gemaild.
- Gebruikers van de klantapp zien de QR-codes van de apparatuur als de accountinstelling dat toestaat.
Na een servicebezoek kan de klant het rapport beoordelen via het beoordelingsportaal voor servicerapporten. Met die beoordelingen volgt het team de servicekwaliteit door de tijd.
Onderhoudsprogramma's vergelijken
Gebruik de tabel hieronder als checklist bij het vergelijken van programma's. De rechterkolom beschrijft hoe PureField elk punt afhandelt.
| Criterium | Waarom het telt | Hoe PureField het afhandelt |
|---|---|---|
| Soorten records | Apparatuur, onderhoudsplan, werkorder, servicerapport en checklist horen aan elkaar gekoppeld te zijn | Apparaatkaart, werkorders, servicerapporten en checklists zijn verbonden modules in het panel |
| Herinneringen | De volgende onderhoudsdatum mag niet gemist worden | Op basis van de volgende onderhoudsdatum gaat een herinneringsmail uit en opent het team de werkorder |
| Bewijs uit het veld | Bewijs van het bezoek hoort in het record te blijven | Fotoblokken, handtekeningvelden en bezoeklocatie zijn onderdeel van het servicerapport |
| Levering van het rapport | De klant moet het rapport snel ontvangen | Het servicerapport wordt als pdf geëxporteerd en per e-mail verstuurd |
| Toegang voor klanten | Gebouwbeheerders hebben het juiste overzicht nodig | Gebruikers van de klantapp zien QR-codes van apparatuur als de accountinstelling dat toestaat |
| Datamigratie | De overstap vanuit bestaande bestanden moet op papier vastliggen | De omvang van de migratie spreken we met je af tijdens het offertetraject |
Vul de tabel in met je eigen eisen. Een ontbrekende rij komt meestal later als gat boven zodra het aantal bezoeken groeit.
Overstappen van spreadsheets en papieren formulieren
Een overstap naar digitale records gaat meestal in drie stappen:
- Zet eerst de liftenlijst, klantadressen en laatste onderhoudsdata in één tabel. Die tabel wordt de bron voor de import.
- Begin daarna met een pilot in één regio of met één monteursteam. Gaten die je in de eerste twee weken vindt, los je op voordat de overige liften worden geïmporteerd.
- Laat ten slotte papieren en digitale formulieren korte tijd naast elkaar lopen. Daarna houd je het papieren formulier alleen als reserve.
Tijdens de overstap spreken we de omvang van de migratie met je af, zodat het team weet wat er wanneer overgaat.
Onderbouwing
- Apparaatkaart en QR
- de apparaatkaart bevat klant-, locatie-, garantie- en documentgegevens, en de QR-code van elke lift opent het record.
- Onderhoudsherinnering
- op basis van de volgende onderhoudsdatum gaat een herinneringsmail uit en opent het team het bezoek als werkorder.
- Servicerapport
- het rapport wordt als pdf met handtekeningen van engineer en klant geëxporteerd en per e-mail naar de klant gestuurd.
- Bewijs uit het veld
- fotoblokken, afgevinkte checklistpunten en bezoeklocatie worden vastgelegd als onderdeel van het servicerapport.
- Klantkaart
- koppelingen met CRM, service en boekhouding staan op één klantkaart, waar apparatuur en rapporten worden bijgehouden.
Plan een demo met je apparatenlijst, of stuur het offerteformulier om ons te vertellen wat je team nodig heeft. Demo plannen