Wat is een serviceformulier-app en hoe kies je er een?

Het formulier opent vanuit de werkorder en wordt ter plaatse ingevuld en ondertekend; rapport, factuur en volgende servicebeurt lopen allemaal vanuit dat record. De stappen:

• De werkorder komt binnen. De servicemanager wijst de werkorder toe, en die komt in de agenda en op de telefoon van de monteur.
• De apparatuur opent. De monteur scant de QR-code van de unit; garantie, documenten en eerdere servicebeurten verschijnen.
• Het formulier wordt ingevuld. Het uitgevoerde werk wordt beschreven en de checklist voor onderhoud of installatie wordt punt voor punt afgevinkt.
• Foto's worden toegevoegd. Foto's van voor en na gaan in het rapport.
• De klant tekent. De handtekeningen van monteur en klant worden aan het rapport toegevoegd.
• Het rapport gaat de deur uit. Het pdf-rapport gaat naar het e-mailadres van de klant, de werkorder sluit en de klant beoordeelt de service via een link.
• De factuur wordt gemaakt. De administratie factureert vanuit het afgeronde servicerapport.

Voor de velden die een formulier hoort te hebben en een ingevuld voorbeeld, zie een servicerapport schrijven.

Het verschil is dat informatie bij het afronden van de klus op het juiste record terechtkomt. Op papier wordt alles ter plaatse geschreven en op kantoor nog een keer ingevoerd; in een app voer je het één keer in, gekoppeld aan de werkorder.

Serviceformulieren, fotobewijs en locatietracking legt uitgebreider uit waarom foto's en de locatie van de monteur op hetzelfde record horen.

Kijk minder naar de screenshots en meer naar wat er voor en na het formulier gebeurt: opent het vanuit de werkorder, en voedt het het rapport en de factuur? Stel deze vragen in de demo, met een van je eigen klussen:

• Koppeling met de werkorder. Opent het formulier vanuit de werkorder, of typt de monteur elke keer klant en apparatuur opnieuw in?
• Apparaathistorie. Ziet de monteur ter plaatse de garantie en eerdere servicebeurten van de unit?
• Checklists. Kun je eigen checklistsjablonen maken voor onderhoud, installatie en reparaties?
• Foto's en handtekening. Gaan foto's en de handtekening van de klant in het rapport zelf?
• Levering van het rapport. Gaat het rapport als pdf naar de klant zodra de klus klaar is, en kan de klant de service beoordelen?
• Facturatie. Kan de administratie factureren vanuit het afgeronde rapport?
• Telefoons. Draait de app op de iOS- en Android-telefoons die je team gebruikt?
• Locatie en gegevensbescherming. Als de locatie van de monteur wordt vastgelegd, wie ziet die en waar worden de gegevens opgeslagen? Vraag het antwoord op papier.

Voor een bredere softwarevergelijking, zie de keuzegids voor buitendienstsoftware.

In PureField Buitendienst opent het serviceformulier vanuit de werkorder. De monteur ziet werkorders in de iOS- of Android-app, en het monteursmenu is beperkt: apparatuur, werkorders, servicerapporten en externe aanvragen. Hij scant de QR-code van de unit, vult het checklistsjabloon in dat je hebt klaargezet, voegt foto's van voor en na toe en laat het rapport door de klant ondertekenen.

Het pdf-rapport gaat naar het e-mailadres van de klant en de werkorder sluit; de klant beoordeelt de service via een link. Op accounts waar conceptrapporten aanstaan, komt een rapport dat ter plaatse niet is afgerond als concept in het panel, waar de servicemanager het corrigeert, afrondt en beoordeelt. Het afgeronde servicerapport wordt gefactureerd. De volgende servicedatum komt op het apparaatrecord, en de klant krijgt een herinneringsmail als die datum nadert.

Staat locatietracking aan voor je account, dan ziet de servicemanager de actuele en eerdere locaties van monteurs op een kaart in het panel. Wil je het formulier proberen voordat je naar een app overstapt, vul dan een rapport met foto's en handtekening in met de gratis servicerapport-generator en download het als pdf; aanmelden is niet nodig.