Een servicerapport schrijven

Een servicerapport beantwoordt elke vraag die de volgende monteur en de klant zullen stellen.

Het voorbeeld hieronder is een rapport dat ter plaatse is geschreven voor een storing aan een cv-ketel. Het bedrijf en de personen zijn fictief.

• Klant: Lale Patisserie, Kadıköy · Contactpersoon: Hande Çelik
• Apparaat: Combiketel 24 kW · SN KB-55102
• Klacht: "De ketel slaat 's ochtends bij openen niet aan en er staat een foutcode op het display."
• Uitgevoerd werk: Ontstekingselektrode vuil en versleten, vervangen. Gasdruk en schoorsteentrek gemeten, beide normaal. Ketel drie keer gestart en gestopt, sloeg elke keer aan.
• Gebruikt onderdeel: Ontstekingselektrode · 1
• Checklist: Gaslekcontrole gedaan · Rookgasaansluiting gecontroleerd · Waterdruk ingesteld op 1,5 bar · Reinigen warmtewisselaar niet van toepassing
• Foto's: Oude elektrode (voor), nieuwe elektrode gemonteerd (na)
• Monteur: Tolga Er · Handtekening klant: Hande Çelik
• Volgende servicebeurt: 23 oktober 2027

De meest gemaakte fout is het werk in twee woorden samenvatten, zoals "onderhoud gedaan". Daar heeft de volgende monteur niets aan, en een klant die de rekening betwist ook niet.

• Geen serienummer: met drie apparaten op één adres weet niemand welk apparaat onderhoud kreeg.
• Vage naam van het onderdeel: "onderdeel vervangen", zonder naam of aantal.
• Geen foto's: als de klant zegt "hij deed het toch al", heb je niets om te laten zien.
• Handtekening achteraf: iemand moet na vertrek van de monteur terug naar de klant voor een handtekening, of hij wordt nooit gezet.
• Geen datum voor de volgende servicebeurt: het apparaat herinnert je pas aan onderhoud als het stuk gaat.

De handtekening van de klant laat zien dat hij het werk heeft geaccepteerd. Een servicerapport is een werkrecord: het legt het uitgevoerde werk, de gebruikte onderdelen en de akkoordverklaring van de klant vast. Voor documenten die een juridische e-handtekening nodig hebben, gebruik je je e-handtekeningleverancier. De factuur wordt apart gemaakt; in PureField maak je die vanuit het afgeronde servicerapport.

Met de servicerapport-generator maak je het rapport ter plaatse op een telefoon of tablet. Vul klant en apparaat in, de klacht, het uitgevoerde werk, de gebruikte onderdelen en de checklist.

• Voeg tot vier foto's van voor en na toe. Ze worden in je browser verkleind voordat ze worden geüpload, zodat de pdf in een e-mail past.
• De klant tekent met een vinger op het scherm. Je kunt ook de handtekening van de monteur en een bedrijfsstempel toevoegen; wie liever niet tekent, kan zijn naam typen.
• Download het rapport als pdf of mail het.
• Geen account, geen kaartgegevens en geen proefperiode.
• Het formulier blijft alleen in je browser zolang je typt; foto's en handtekeningen worden niet in de browser opgeslagen. De pdf wordt op onze server gemaakt en van elke pdf wordt een kopie bewaard.

In PureField Buitendienst komt het rapport uit de werkorder in plaats van dat je het elke keer opnieuw schrijft. De monteur scant de QR-code van het apparaat in de mobiele app, en garantie, documenten en eerder onderhoud openen. Hij vult punt voor punt het checklistsjabloon in dat je voor onderhoud of installatie hebt ingesteld, voegt foto's van voor en na toe en laat de klant tekenen.

Het pdf-rapport gaat naar het e-mailadres van de klant en de werkorder sluit. De klant beoordeelt de service via een link. Een rapport dat ter plaatse niet is afgerond, komt als concept in het panel; de servicemanager corrigeert het, rondt het af en beoordeelt het. De volgende servicedatum komt op de apparaatkaart, en als die nadert krijgt de klant een herinneringsmail.