Workflowgids, Service en onderhoud
Een afgeronde serviceklus factureren vanuit het servicerapport
- Auteur
- PureField
- Gepubliceerd
- Bijgewerkt
Wil je afgerond servicewerk snel factureren, maak de factuur dan aan vanuit het afgeronde servicerapport in plaats van alles over te typen. Het rapport bevat al de arbeid, onderdelen, klant- en apparatuurgegevens, dus het factuurconcept begint met de juiste regels. Deze gids behandelt verplichte velden, factuurregels, de keuze tussen e-factuur en e-archief, en correcties.
Wanneer factureer je een serviceklus?
Een servicefactuur rekent de arbeid en onderdelen van een afgeronde klus af. De meeste teams factureren nadat de monteur het werk heeft afgerond en het servicerapport is goedgekeurd, omdat de factuurregels uit dat rapport komen. Wanneer je factureert, hangt af van je interne goedkeuringsstappen en contractvoorwaarden. Controleer de lokale factuurregels met je accountant voordat je een vast moment afspreekt.
Wat het servicerapport nodig heeft voordat je factureert
Met deze gegevens is de factuur sneller klaar:
- Fiscaal nummer van de klant op de klantkaart
- Datum van de klus, uitgevoerd werk en gebruikte onderdelen, elk op een eigen regel
- Apparatuur, serienummer en meetwaarden
- Handtekening van de klant en goedkeuring van de monteur
Als deze gegevens in het rapport staan, wordt de factuur daaruit opgebouwd in plaats van opnieuw geschreven.
Verplichte factuurvelden
Welke velden verplicht zijn, hangt af van je land en het soort factuur. De tabel toont velden die op servicefacturen gebruikelijk zijn.
| Veld | Waarom het telt | Waar het vandaan komt |
|---|---|---|
| Gegevens van verkoper en koper | Identificeert beide partijen | Bedrijfsprofiel, klantkaart |
| Fiscaal nummer | Koppelt de factuur aan het record van de koper | Klantkaart |
| Factuurnummer en factuurdatum | Opvolging en volgorde | Factuurmodule |
| Factuurregel, eenheid, aantal, stukprijs | Prijs van arbeid en onderdelen | Servicerapport |
| Btw-tarief en btw-bedrag | Belastingberekening | Factuurregel en belastingregels |
| Valuta en wisselkoers met datum | Klussen in vreemde valuta | Officiële koersbron, bevestigd vóór uitgifte |
Controleer de actuele lijst met je accountant of de belastingdienst.
Arbeid, onderdelen en btw als aparte regels
Zet arbeid en onderdelen op aparte factuurregels en stel per regel het btw-tarief in zoals je belastingregels voorschrijven.
- Arbeidsuren
- Vervangen onderdelen
- Verbruiksmaterialen
- Transport
Valt een reparatie onder garantie, zet de factureerbare regels dan apart en stem de verwerking af met je accountant. Bij klussen in vreemde valuta noteer je de wisselkoers en de datum ervan op de factuur.
E-factuur of e-archief: welke geef je uit?
De keuze hangt af van of de koper geregistreerd is voor e-facturatie. In Turkije controleer je de status van de koper in het officiële register voordat je de factuur uitgeeft. Buiten Turkije volg je de regels voor e-facturatie die in je land gelden.
| Status van de koper | Soort factuur | Levering |
|---|---|---|
| Geregistreerd voor e-factuur | e-Fatura | Verstuurd naar de geregistreerde e-factuurinbox van de koper |
| Niet geregistreerd voor e-facturatie | e-Arşiv | Elektronisch naar de koper verstuurd en gearchiveerd |
Drempels en overgangsdata veranderen. Controleer ze bij de officiële bron voordat je erop vertrouwt.
Een afgerond servicerapport factureren in PureField
Kies in de factuurmodule het afgeronde servicerapport als bron. De factuurregels komen uit het rapport.
- Open het afgeronde servicerapport
- Maak in de factuurmodule de factuur aan vanuit het rapport
- Controleer het fiscaal nummer van de klant, de regels en de btw
- Keur de factuur goed
De digitale medewerker Servicefacturatie volgt afgeronde rapporten en bereidt factuurconcepten voor. Hij stelt het concept voor en jij keurt het goed. Met de Aposkal-koppeling worden uitgaande facturen vanuit PureField verstuurd. Inkomende e-facturen worden vooraf bekeken en geïmporteerd, elke factuur één keer.
Incasso en betalingen volgen
Aposkal synchroniseert betaal- en bankdocumenten naar PureField. De klantkaart toont het boekhoudsaldo, dus openstaande bedragen zijn zichtbaar voordat er nieuw servicewerk wordt ingepland.
Een foutieve factuur corrigeren
Correcties volgen de stappen voor annulering en heruitgifte die de belastingdienst in je land voorschrijft. Laat de klant na de correctie weten wat er is veranderd, zodat beide administraties hetzelfde bedrag tonen. Bewaar het correctiespoor bij het oorspronkelijke servicerapport. Bewaartermijnen en archiefplichten hangen af van de lokale wetgeving, dus stem ze af met je accountant.
Onderbouwing
- Live functie
- facturen kunnen worden aangemaakt vanuit een afgerond servicerapport. De factuurmodule accepteert het servicerapport als bron.
- Aposkal-koppeling
- uitgaande facturen worden verstuurd, inkomende e-facturen worden vooraf bekeken en elk één keer geïmporteerd, en betaal- en bankdocumenten worden gesynchroniseerd.
- Digitale medewerker Servicefacturatie
- volgt afgeronde servicerapporten en bereidt factuurconcepten voor. De gebruiker keurt elk concept goed.
- Klantkoppeling
- voor de klantkoppeling in Aposkal is het fiscaal nummer van de klant nodig.
- Belastingregels
- regels voor e-factuur, e-archief, fiscaal nummer en btw komen uit de officiële bronnen van de belastingdienst in elk land. Actuele drempels en data worden bij de bron gecontroleerd.
Plan een demo en zie hoe een afgerond servicerapport in PureField een factuur wordt. Demo plannen