Modulleitfaden, Service und Wartung
Software für wiederkehrende Wartung: So halten Sie jeden Wartungstermin ein
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- PureField
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Software für wiederkehrende Wartung ist Unternehmenssoftware, die Intervall und nächsten Fälligkeitstermin jedes Geräts auf seiner Gerätekarte führt, die verantwortliche Person erinnert und erledigte Arbeiten mit einem Servicebericht verknüpft. Damit keine Wartung vergessen wird, hält PureField Karte, Erinnerung und Bericht in einem Datensatz.
Was Software für wiederkehrende Wartung abdeckt
Wiederkehrende Wartung bedeutet, ein Gerät in festen Abständen zu prüfen, zu reinigen oder Teile zu tauschen. Eine Wartungssoftware hält drei Dinge zusammen: die Identität des Geräts, den nächsten Fälligkeitstermin und die Aufzeichnung früherer Wartungen. In PureField läuft diese Nachverfolgung über die Gerätekarte, sodass Außendienstteam und Führungskraft dieselben Informationen sehen. Für Unternehmen mit eigenen Anlagen und für Servicefirmen, die viele Geräte betreuen, wandert der Wartungskalender so aus dem Gedächtnis in einen Datensatz.
Wer nutzt Software für Wartungsplanung?
Software für Wartungsplanung wird vor allem von Serviceunternehmen genutzt, die die Anlagen ihrer Kunden im Rahmen eines Wartungsvertrags betreuen. Sie haben ein gemeinsames Muster: Jede Anlage hat ein Intervall, einen nächsten Fälligkeitstermin und ein unterschriebenes Wartungsprotokoll.
| Unternehmen | Was es verfolgt | Mehr dazu |
|---|---|---|
| Aufzugswartungsfirma | Fälligkeit, Gebäude und Vertrag jedes Aufzugs | Software für Aufzugswartung |
| Klimatechnik-Servicefirma | Wartung vor der Saison, Garantie, Filter- und Teiletausch | Servicesoftware für Klimatechnik |
| Service für Industrieanlagen | Wartungsplan pro Maschine, Ersatzteile, Serviceberichte | Ersatzteilbestand im Außendienst |
| Unternehmen, das Geräte mit Garantie verkauft | Garantieende und Service innerhalb der Garantie | Software für Garantieverwaltung |
So richten Sie einen Wartungsplan ein
Der Plan entsteht in fünf Schritten:
- Schritt 1: Gerätekarte öffnen. Marke, Modell, Seriennummer, Standort und Garantieangaben eintragen.
- Schritt 2: Wartungsintervall festlegen. In Tagen oder Monaten, nach Herstellerempfehlung oder Servicevertrag.
- Schritt 3: Den nächsten Fälligkeitstermin auf der Gerätekarte eintragen.
- Schritt 4: Festlegen, wer die Erinnerung erhält. Sie kann per E-Mail an das Serviceteam oder an den Kunden gehen.
- Schritt 5: Nach dem Einsatz die erledigten Arbeiten erfassen und den neuen Fälligkeitstermin eintragen.
So funktioniert die Erinnerung
Die E-Mail-Erinnerung für die vorbeugende Wartung wird anhand des nächsten Fälligkeitstermins auf der Gerätekarte verschickt. Die Erinnerung ist eine Benachrichtigung; den Arbeitsauftrag legt Ihr Team an. Geht sie ein, erstellt das Team einen Arbeitsauftrag, weist einen Techniker zu und plant den Einsatz. Weil Erinnerung und Arbeitsauftrag getrennte Schritte sind, ist klar erkennbar, wann erinnert und wann vor Ort gearbeitet wurde.
Checklisten machen jeden Einsatz vergleichbar
Wenn jeder Wartungseinsatz denselben Schritten folgt, lassen sich die Ergebnisse von Einsatz zu Einsatz vergleichen. In PureField definieren Sie Checklisten-Vorlagen für den Außendienst und nutzen sie während des Einsatzes. Am Ende wird das Ergebnis in den Servicebericht geschrieben. Der Bericht wird als PDF erzeugt, kann dem Kunden per E-Mail zugeschickt und im Bewertungsportal für Kunden geöffnet werden. Vorher- und Nachher-Fotoblöcke können demselben Bericht hinzugefügt werden.
Worin unterscheidet sich Software für Wartungsplanung von einem CMMS?
Software für Wartungsplanung ist der Planungsteil eines CMMS (computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem). Ein CMMS ergänzt Anlagendaten, Arbeitsaufträge, Ersatzteilbestand und Wartungskosten. Für ein Serviceunternehmen ist entscheidend, ob der Plan mit Arbeitsauftrag, Servicebericht und Rechnung verbunden ist.
In PureField liegt der Plan im Gerätedatensatz; Arbeitsauftrag, unterschriebener Servicebericht und die aus dem Bericht erstellte Rechnung sind mit derselben Anlage und demselben Kunden verknüpft. Ersatzteilbestand und Lager werden im ERP-Modul auf derselben Plattform geführt. Ausführliche Kriterien finden Sie unter CMMS-Software für KMU auswählen.
Tabelle oder Wartungssoftware
Für einige wenige Geräte ist eine Tabelle ein vernünftiger Anfang. Wächst die Zahl der Geräte und pflegen mehrere Personen dieselben Datensätze, müssen Erinnerungen und Verknüpfungen zwischen Datensätzen von Hand gepflegt werden. Die Tabelle vergleicht beide Ansätze nach denselben Kriterien.
| Kriterium | Tabelle | PureField |
|---|---|---|
| Gerätedatensatz | Eine Zeile pro Gerät in einer separaten Datei | Marke, Modell, Seriennummer und Garantie auf einer Karte |
| Erinnerung | Kalender oder manuelles Nachhalten | E-Mail anhand des nächsten Fälligkeitstermins |
| Checkliste | Separates Dokument | Als Vorlage definiert und beim Einsatz genutzt |
| Servicebericht | Separates Dokument | PDF-Bericht, per E-Mail an den Kunden |
| Arbeitsauftrag | Separater Ablauf | Das Team legt den Arbeitsauftrag an und weist ihn zu |
| Gerätehistorie | Über Dateien verstreut | Eine Historie auf der Gerätekarte |
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Diese Kriterien zeigen, ob eine Software einen Wartungskalender in der Praxis tragen kann:
- Gerätekarte und Unterstützung für QR-Codes
- Erinnerung und E-Mail-Versand anhand des nächsten Fälligkeitstermins
- Checklisten-Vorlagen
- Verknüpfung von Arbeitsaufträgen und Serviceberichten
- Kundendatensatz und Garantieverwaltung
- Schriftliche Antworten zu Datenexport und Datenschutzbedingungen
Belege
- Gerätekarte
- Marke, Modell, Seriennummer, Standort, Garantie und Wartungsdatum werden auf einer Karte geführt. Ein Gerät kann per QR-Code geöffnet werden, und Dokumente lassen sich an die Karte anhängen.
- E-Mail-Erinnerung zur Wartung
- Eine Erinnerungs-E-Mail wird anhand des nächsten Fälligkeitstermins verschickt. Erinnerung und Arbeitsauftrag sind getrennte Schritte.
- Checklisten-Vorlagen
- Checklisten für den Außendienst werden als Vorlagen definiert und bei Wartungseinsätzen genutzt.
- Servicebericht
- Ein abgeschlossener Bericht wird als PDF erzeugt, kann per E-Mail versendet und im Bewertungsportal für Kunden geöffnet werden.
- Fotos im Bericht
- Vorher- und Nachher-Fotoblöcke können im Servicebericht verwendet werden.
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