CMMS-Software für kleine und mittlere Unternehmen: So wählen Sie aus

Wartungsdaten liegen meist an mehreren Stellen gleichzeitig. Die letzte Reparatur steht in der Notiz eines Technikers, die Teilenummer im Lager und das Garantiezertifikat in einem Ordner. Verstreicht ein Servicetermin unbemerkt, steht die Maschine ungeplant still, und die Kosten des Stillstands übersteigen oft die Kosten der Wartung selbst. Um das im eigenen Betrieb zu messen, listen Sie die ungeplanten Stillstände der letzten sechs Monate auf, die Dauer jedes einzelnen und den letzten Servicetermin der jeweiligen Maschine. Nutzen Sie dafür Ihre eigenen Daten.

• Welche Anlagen betreiben Sie, und wie viele? Markieren Sie jede als kritisch oder nicht kritisch: Wirkt sich ein Stillstand auf Produktion oder Serviceleistung aus?
• Wer führt die Wartung durch: ein eigenes Team, ein externer Dienstleister oder beide?
• Wo liegen die Daten heute? Diese Liste ist der Ausgangspunkt für den Plan zur Datenübernahme.

Stellen Sie jedem Anbieter dieselben Fragen in derselben Reihenfolge und prüfen Sie, ob die Antwort auf dem Bildschirm erscheint.

• Anlagendaten: Gerätekarte, Seriennummer, Standort, Dokumente und Garantiefelder.
• Arbeitsaufträge: Anlage, Zuweisung, Status, Abschlussnotiz und verbrauchte Teile.
• Plan für vorbeugende Wartung: Intervalle, Erinnerungen und Nachverfolgung der Erledigung.
• Mobiler Zugriff: Kann ein Techniker einen Arbeitsauftrag vor Ort öffnen und abschließen sowie Fotos und eine Unterschrift hinzufügen?
• Anbindung an Ersatzteile: Ist das bei der Wartung verbaute Teil mit den Lagerdaten verknüpft?
• Reporting: Stillstand, Wartungshistorie und Kosten je Gerät.
• Integration und Daten: Anbindung an Buchhaltung, ERP oder E-Mail sowie Datenexport und Zugriffsrechte.

Es gibt allgemeine Wartungstools, Software für technischen Service und Wartungsmodule in ERP-Systemen. Welche Art passt, hängt von der Wartungslast und der Teamstruktur ab. Die Tabelle zeigt, welche Frage Sie jeder Art stellen sollten und warum sie zählt.

Fragen Sie jeden Anbieter mit denselben Fragen nach Schulung, Supportzeiten und den Schritten für einen späteren Ausstieg aus dem System.

• Vorbeugende Wartung: geplant nach Datum oder Betriebsstunden. Die Software hält Erinnerung und Erledigungsnachweis fest.
• Korrektive Wartung: braucht eine Störungsmeldung, einen Arbeitsauftrag und eine Notiz zur Ursache.
• Zustandsorientierte Wartung: braucht Sensor- oder Messdaten. Kleine Teams schaffen meist zuerst Disziplin bei den Daten und ergänzen die Datenerfassung danach.

In PureField bekommt jedes Gerät eine Gerätekarte mit QR-Code. Die Karte hält Garantie, Wartungstermin, Dokumente und Servicehistorie zusammen. Die folgenden Schritte zeigen den Ablauf der Reihe nach.

• Gerätekarte: Für jedes Gerät wird eine Karte mit QR-Code angelegt. Ein Scan des QR-Codes öffnet die Karte und ihre Historie.
• Wartungserinnerung: Ist der nächste Servicetermin erreicht, geht eine Erinnerung per E-Mail an den Kunden und das Serviceteam. Das Team legt den Arbeitsauftrag an.
• Servicebericht: Der abgeschlossene Bericht wird als PDF erzeugt, per E-Mail versendet und kann vom Kunden im Bewertungsportal bewertet werden.
• Checklisten: Checklistenvorlagen für den Einsatz vor Ort werden mit dem Wartungsdatensatz geführt.
• Technikervorschlag: Bei einer Serviceanfrage bewertet die KI-Disposition die Techniker und entwirft eine Kurzinfo. Der Arbeitsauftrag wird nach der Freigabe angelegt.
• Betriebsstunden und Wartungsausblick: Diese beiden Funktionen laufen auf einer Regel-Engine und werden je Kundenkonto aktiviert.

Liegen Gerätedaten getrennt von den Vertriebsdaten, geht der erste Wartungsplan einer neu verkauften Maschine verloren. PureField betreibt CRM, Angebote, Lager und technischen Service auf einer Plattform. Wird ein Angebot im CRM als angenommen markiert, öffnet sich im Lagermodul ein Auftrag. Der Vertrieb legt aus den Angebotspositionen Gerätekarten an; die Karten entstehen nicht automatisch. Die Servicehistorie des verkauften Geräts erscheint dann in der Kundenakte neben den Serviceeinträgen.

• Beginnen Sie mit einer Anlagengruppe oder einer Produktionslinie.
• Importieren Sie die Anlagenliste und frühere Wartungsdaten und legen Sie früh fest, welche Felder Pflicht sind.
• Zeigen Sie den Technikern, wie sie einen Arbeitsauftrag mobil öffnen und abschließen, Fotos hinzufügen und eine Unterschrift einholen.
• Messen Sie am Ende des Pilots Stillstandszeit, Anteil der termingerecht erledigten Wartungen und Zahl der überfälligen Arbeitsaufträge. Diese drei Werte stützen die Entscheidung zur Ausweitung.