Software für die Aufzugswartung: So behalten Sie wiederkehrende Wartungen im Blick

Ein Programm für die Wartungsverfolgung sollte mindestens diese Datensätze führen:

• Anlagenkarte: Kunde, Standort, Installations- und Garantieangaben, mit an die Karte angehängten Dokumenten.
• Nächstes Wartungsdatum: Ist dieses Datum eingetragen, sendet PureField darauf basierend eine E-Mail-Erinnerung, und das Team legt den Einsatz als Arbeitsauftrag an.
• QR-Code: Das Außendienstteam scannt den Code der Anlage mit dem Smartphone und öffnet die gespeicherte Wartungshistorie.
• Checkliste: Bei jedem Einsatz werden dieselben Punkte abgehakt, sodass die Datensätze verschiedener Techniker gleich zu lesen sind.

Ein wiederkehrender Einsatz folgt vor Ort diesen Schritten:

• Der Einsatz wird als Arbeitsauftrag angelegt und einem Techniker zugewiesen.
• Der Techniker scannt den QR-Code der Anlage und sieht frühere Datensätze auf dem Bildschirm.
• Checklistenpunkte werden abgehakt und Fotos in den vorgesehenen Abschnitten ergänzt.
• Techniker und Kunde unterschreiben, und der Einsatzort kann mit dem Servicedatensatz erfasst werden.
• Der Servicebericht wird als PDF exportiert und dem Kunden per E-Mail gesendet.

Jeder Schritt bleibt mit der Anlagenkarte verknüpft. Danach beantwortet der Datensatz, wer den Einsatz durchgeführt hat, wann er stattfand und welche Checklistenpunkte abgehakt wurden.

In PureField ist eine Störungsmeldung mit einem Arbeitsauftrag verknüpft. Da der Bericht aus der Anlage oder aus dem Arbeitsauftrag erstellt wird, erscheinen Störungseinsätze und geplante Wartungen in derselben Anlagenhistorie. Ein Disponent sieht in dieser Historie, welche Anlagen wiederholt Störungen hatten.

Liegen Erinnerungen und Störungsdatensätze getrennt, heißt die Frage, wie oft eine Anlage in den letzten drei Monaten ausgefallen ist, mehrere Quellen von Hand zusammenzuführen. Stehen beide in einem Datensatz, ist diese Zahl bereits da.

Die Kundenakte sammelt Anlagen, Arbeitsaufträge und Serviceberichte. Zudem verbindet sie Verknüpfungen zu CRM, Service und Buchhaltung. Eine Hausverwaltung oder ein Eigentümer hat zwei Wege:

• Jeder Servicebericht wird dem Kunden als PDF per E-Mail gesendet.
• Nutzer der Kunden-App sehen die QR-Codes der Anlagen, wenn die Kontoeinstellung es erlaubt.

Nach einem Einsatz kann der Kunde den Bericht über das Bewertungsportal für Serviceberichte bewerten. Diese Bewertungen helfen dem Team, die Servicequalität über die Zeit zu verfolgen.

Nutzen Sie die Tabelle beim Vergleich als Checkliste. Die rechte Spalte beschreibt, wie PureField den jeweiligen Punkt umsetzt.

Füllen Sie die Tabelle mit Ihren eigenen Anforderungen. Eine fehlende Zeile zeigt sich meist später als Lücke, wenn die Zahl der Einsätze wächst.

Der Umstieg auf digitale Datensätze erfolgt meist in drei Schritten:

• Zuerst führen Sie Anlagenliste, Kundenadressen und letzte Wartungsdaten in einer Tabelle zusammen. Diese Tabelle ist die Quelle für den Import.
• Dann starten Sie mit einem Pilot in einer Region oder mit einem Technikerteam. Lücken aus den ersten zwei Wochen werden behoben, bevor die übrigen Anlagen importiert werden.
• Schließlich laufen Papier- und Digitalformular für kurze Zeit parallel. Danach bleibt das Papierformular nur als Reserve.

Während des Umstiegs wird der Migrationsumfang mit Ihnen vereinbart, damit das Team weiß, was wann umzieht.