Leitfaden zur Auswahl von Außendienstsoftware

Bei der Bewertung sollten Sie prüfen, wie Disposition, Ausführung vor Ort, Lager und kaufmännisches Backoffice zusammenhängen:

• Mobile App für den Außendienst: Techniker sehen zugewiesene Einsätze, arbeiten Checklisten ab, laden Fotos hoch und holen vor Ort die Kundenunterschrift ein.
• Anlagenverwaltung (CMMS) und QR-Codes: Geräteakten speichern Installationsdatum, Garantiestatus, Wartungsintervalle und frühere Einsätze, abrufbar per QR-Scan.
• Disposition und Terminplanung: Servicetickets werden zu Arbeitsaufträgen für Techniker, mit Kalenderansicht und Standortverfolgung.
• Prüf-Checklisten: Standardisierte Checklisten stellen sicher, dass Techniker bei jedem Einsatz die Routineabläufe einhalten.
• Erinnerungen an vorbeugende Wartung: Geplante E-Mails informieren Kunden und Servicekoordinatoren vor anstehenden Terminen, basierend auf den Geräteakten.
• Ersatzteil- und Lagerverfolgung: Im Servicebericht erfasste Teile und Verbrauchsmaterialien werden automatisch vom Fahrzeuglager oder Zentrallager abgebucht.
• Brücke zu Rechnung und Buchhaltung: Freigegebene Serviceberichte werden zu Ausgangsrechnungen, mit Abgleich digitaler Belege über Integrationen wie Aposkal ↗, Logo oder Paraşüt.
• Einheitliche Kundenakte: Angebote, offene Verkaufschancen, installierte Geräte und Salden bleiben in derselben Kundenakte verknüpft.

Die Anforderungen im Außendienst werden von verschiedenen Softwarearchitekturen unterschiedlich abgedeckt:

Ein strukturierter Serviceablauf macht den Betrieb planbar und nachvollziehbar:

• Eingang der Anfrage: Ein Kundenproblem oder ein Webticket wird im Servicedesk erfasst und mit der passenden Kunden- und Geräteakte verknüpft.
• Disposition des Arbeitsauftrags: Koordinatoren weisen den Einsatz nach Terminplan, Gebiet und Gerätetyp dem passenden Techniker zu.
• QR-Scan vor Ort: Der Servicetechniker scannt den QR-Code des Geräts mit der Kamera der mobilen App und sieht frühere Reparaturen, Handbücher und Garantiedaten.
• Checkliste und Nachweise: Der Techniker arbeitet die Prüfpunkte ab, erfasst verbaute Ersatzteile und lädt Vorher-nachher-Fotos hoch.
• Kundenunterschrift und Abnahme: Der Kunde unterschreibt auf dem mobilen Bildschirm, daraus entsteht ein fertiger Servicebericht als PDF.
• Abrechnung: Die Buchhaltung erstellt direkt aus den freigegebenen Berichtspositionen eine Rechnung und ordnet abrechenbare Stunden und Teile dem Kundensaldo zu.

Cloudbasierte Plattformen bieten zentrale Steuerung ohne Wartung eigener Server. Wächst die Serviceflotte, legen Administratoren fein abgestufte Benutzerrollen für Techniker, Koordinatoren und Buchhaltung fest.

PureField gibt es in drei Paketen: PureStart, PurePioneer und PureExecutive. PureStart umfasst CRM, Technischen Service, ERP und Einkauf; PurePioneer ergänzt Finanzen, Personalwesen, Marketing, die Portale und Integrationen; PureExecutive richtet sich an größere Unternehmen mit mehreren Standorten, Produktion oder Händlernetz. Die Seite Preise vergleicht sie mit ihren monatlichen Preisen.