Kavram rehberi, Platform
Proforma fatura nedir, fatura yerine geçer mi?
- Yazar
- PureField
- Yayın
- Güncelleme
Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce ürünü, miktarı, fiyatı, vergiyi ve ödeme koşullarını alıcıya bildiren ön belgedir. Muhasebe kaydına esas alınan belge, mal teslim edildiğinde ya da hizmet yapıldığında ayrıca düzenlenen e-fatura veya e-arşiv faturadır.
Proforma fatura ne işe yarar?
Proforma fatura, alıcının satın almadan önce tam tutarı ve koşulları resmi görünümlü bir belgeyle görmesini sağlar. Fatura biçimindedir ama bir borç doğurmaz; "bu koşullarla satarız" demenin yazılı halidir.
Sık görülen kullanım sahneleri:
- Ön ödeme istenirken. Satıcı, siparişi hazırlamadan önce avans ister. Alıcının muhasebesi ödemeyi yapmak için tutarı ve banka bilgisini gösteren bir belge ister; proforma bu belgedir.
- İthalat ve dış ticarette. Alıcı, ithalat işlemleri ve ödeme hazırlığı için satıcıdan proforma ister. Hangi belgenin hangi işlemde kabul edildiğini gümrük müşaviriniz ya da bankanızla teyit edin.
- Bankayla çalışırken. Akreditif ya da kredi başvurusu gibi işlemlerde banka, alınacak malın tutarını ve koşullarını gösteren proforma isteyebilir.
- Kurum içi onayda. Alıcı firmanın satın alma birimi, bütçe onayı için tedarikçiden proforma toplar.
Proforma, teklif ve fatura arasındaki fark nedir?
Teklif pazarlığın başında, proforma anlaşmaya yakın, fatura ise satış gerçekleştikten sonra düzenlenir. Üçü benzer kalemleri içerir ama hukuki ve muhasebe sonucu farklıdır.
| Teklif | Proforma fatura | Fatura (e-fatura / e-arşiv) | |
|---|---|---|---|
| Ne zaman | Satış görüşmesi sırasında | Satıştan hemen önce, koşullar netleşince | Mal teslim edilince ya da hizmet yapılınca |
| Amacı | Seçenekleri ve fiyatı sunmak | Kesinleşen tutarı ve ödeme koşulunu bildirmek | Satışı belgelemek, alıcıyı borçlandırmak |
| Borç doğurur mu | Hayır | Hayır | Evet |
| Muhasebe kaydına esas mı | Hayır | Hayır | Evet |
| Vergi açısından fatura mı | Hayır | Hayır | Evet |
| Değişebilir mi | Pazarlıkla sık değişir | Koşullar değişirse yeniden düzenlenir | İptal ve düzeltme kurallara bağlıdır |
Proforma fatura yasal bir belge mi?
Proforma fatura ticari bir ön belgedir, ama Vergi Usul Kanunu anlamında fatura değildir. Kanun faturayı, satılan mal ya da yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı gösteren belge olarak tanımlar. Proforma düzenlendiğinde henüz satış yoktur, dolayısıyla borç da yoktur.
Bunun pratik sonuçları:
- Proforma ile KDV beyan edilmez, gider ya da gelir kaydı yapılmaz.
- Alıcı proformaya dayanarak indirim konusu KDV ayıramaz.
- Satış gerçekleştiğinde satıcı, mükellefiyet durumuna göre e-fatura veya e-arşiv fatura düzenler.
- Proformada yazan tutar ile sonraki fatura arasında fark varsa geçerli olan faturadır.
Vergi ve muhasebe sonuçları her işletmenin durumuna göre değişir; kendi işleminiz için mali müşavirinize danışın.
Proforma faturada neler bulunur?
Proforma faturada, alıcının ödeme ve onay için ihtiyaç duyduğu bilgilerin tamamı bulunur. Eksiksiz bir proformada genellikle şunlar yer alır:
- Belgenin "proforma fatura" olduğunu açıkça gösteren başlık
- Proforma numarası, düzenleme tarihi ve geçerlilik tarihi
- Satıcının unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi numarası
- Alıcının unvanı, adresi ve vergi bilgileri
- Kalemler: açıklama, miktar, birim, birim fiyat, indirim
- KDV oranı ve tutarı, ara toplam ve genel toplam
- Para birimi
- Ödeme koşulu: ön ödeme oranı, vade, banka adı, hesap sahibi ve IBAN
- Teslim koşulu ve süresi
- İmza ve kaşe
Geçerlilik tarihi önemlidir. Kur ya da maliyet değişen işlerde proformanın hangi tarihe kadar geçerli olduğunu yazmazsanız, alıcı eski tutarla ödeme yapmak isteyebilir.
Proforma fatura nasıl hazırlanır?
Proforma faturayı bir şablonla birkaç dakikada hazırlarsınız; önemli olan kalemlerin ve vergi hesabının doğru olmasıdır.
Ücretsiz teklif ve proforma fatura oluşturucu bu iş için yapıldı. Belge türü olarak proformayı seçer, firma ve müşteri bilgilerini, kalemleri, KDV oranını ve indirimi girersiniz; ara toplam, KDV ve genel toplam siz yazarken hesaplanır. Üç para birimi, dört şablon, imza ve kaşe vardır. PDF'i indirir ya da e-postayla gönderirsiniz. Üyelik istemez. Satış olduğunda faturayı kendi e-fatura ya da muhasebe programınızdan kesersiniz.
PureField'de proformadan faturaya nasıl geçilir?
PureField'de teklif CRM'de hazırlanır, kabul edilince teklif türüne göre sipariş açılır, fatura Finans modülünde kesilir. Finans modülünde satış faturası müşteri seçilerek oluşturulur ve Aposkal bağlantısıyla e-fatura olarak gönderilir; cari ve ürünler Aposkal'daki kayıtlarla eşlenir. Ödeme gelince tahsilat faturaya işlenir, müşterinin bakiyesi kartında görünür. Genel muhasebe ve mizan muhasebe programınızda kalır.
Kanıtlar
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, madde 229
- Faturayı, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı göstermek üzere satıcı tarafından müşteriye verilen ticari belge olarak tanımlar. Kaynak: mevzuat.gov.tr
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, madde 231
- Faturanın, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenmesini öngörür. Proforma fatura yükümlülüğünü karşılamaz. Kaynak: mevzuat.gov.tr
Proformanızı şimdi ücretsiz oluşturucuda hazırlayın, faturaya geçişi PureField demosunda görün. Demo planlayın
Sık sorulan sorular
Proforma ile fatura arasındaki fark ne?
Proforma, satıştan önce fiyatı ve koşulları bildiren bir ön belgedir. Fatura ise satış gerçekleşince düzenlenir ve muhasebe kaydına esas alınır; bu belge e-fatura veya e-arşiv faturadır.
Proforma faturaya KDV yazılır mı?
Yazılır. Alıcının ödeyeceği toplamı görmesi için KDV oranı ve tutarı proformada gösterilir. Ancak bu KDV beyan edilmez ve alıcı tarafından indirilemez; vergi doğuran belge sonradan kesilen faturadır.
Proforma faturanın geçerlilik süresi ne kadardır?
Kanunda belirlenmiş bir süre yoktur; süreyi satıcı belgeye yazar. Kur ya da maliyeti değişen ürünlerde kısa bir geçerlilik tarihi yazmak sonraki faturayla tutar farkını azaltır.
Proforma fatura müşteriye nasıl gönderilir?
PDF olarak e-postayla. Satış gerçekleşince e-fatura veya e-arşiv faturayı ayrıca kesersiniz; PureField Finans'ta e-fatura Aposkal bağlantısıyla gönderilir.
Ücretsiz proforma oluşturucu bilgilerimi saklıyor mu?
Form, siz yazdıkça yalnızca tarayıcınızda saklanır. PDF sunucumuzda oluşturulur ve her PDF'in bir kopyası kayıt altında tutulur. E-postayla gönderirseniz adresiniz de kaydedilir.