Laboratuvarda proje yönetimi nasıl yapılır? Akreditasyon hazırlığını panoyla yürütmek

Pano, işin durumunu herkesin aynı anda gördüğü tek bir yerde tutar; tabloda ise durum, dosyayı en son kimin güncellediğine bağlıdır. Akreditasyon hazırlığından tanıdık bir hafta: kalite yöneticisi pazartesi bir Excel dosyasını günceller, sorumlulara e-posta atar, yanıtlar ayrı zincirlerde gelir. Cuma günü hangi satırın güncel olduğunu bilen yine yalnız kalite yöneticisidir.

Akreditasyon hazırlığı panosunu, işin aşamasını gösteren birkaç listeyle kurun ve her işi bir kart olarak açın. Örnek bir pano beş listeyle başlar: Yapılacaklar, Devam ediyor, Kontrol bekliyor, Tamamlandı ve kapsam genişletme işleri için ayrı bir Kapsam genişletme listesi. Kontrol bekliyor listesi, işi bitmiş ama ikinci bir kişinin bakmasını bekleyen kartlar içindir; kalite yöneticisi bu listeyi haftada bir boşaltır.

İşin türünü etiketlerle ayırın: Doküman, Cihaz, Personel, Kapsam, Denetim bulgusu, Acil. Bir etikete göre süzdüğünüzde örneğin yalnız cihaz kartları kalır.

Büyük bir kartı kontrol listesiyle bölün. Yeniden yetkilendirme kartında her analist bir madde olabilir; madde kendi sorumlusunu ve tarihini alır, büyüdüğünde ayrı bir karta dönüşür.

Belirsizlik kartının arkasındaki hesap için: Ölçüm belirsizliği nasıl hesaplanır?

Pano işi koordine eder; sonuçlar, onaylar, DÖF'ler ve dokümanlar kendi ekranlarında kaydedilir ve bir kaydı karta bağlamak kaydı olduğu gibi bırakır. Örneğin "İç tetkik bulgularının kapatılması" kartı üç DÖF'e bağlıdır. Kök neden analizi, eylemler ve etkinlik doğrulaması DÖF ekranında yapılır ve orada imzalanır. Kartı Tamamlandı listesine taşımak ile DÖF'ü kapatmak iki ayrı iştir; değerlendirici kanıt olarak DÖF'ün kendisine bakar.

Bu sınır iki şeyi korur:

• Kayıt kuralları: Onay, e-imza ve denetim izi kaydın kendi ekranında işler; pano o ekrana giden yolu gösterir.
• Yetki: Karttaki bağlantı, kişinin kendi yetkisiyle açılır; personel dosyası ya da şikayet gibi kayıtları yalnız yetkilisi görür.

Panoda üç rol yeter: yönetici panoyu ve üyelerini yönetir, üye kartları açar, taşır ve günceller, gözlemci okur ve yorum yazar. Görünürlük iki türlüdür: özel panoyu yalnız üyeleri görür, laboratuvar panosunu ise laboratuvardaki herkes görür ve ona katılabilir.

Akreditasyon hazırlığı gibi herkesi ilgilendiren işler için laboratuvar panosu, personel değerlendirmesi ya da bir şikayet incelemesi gibi hassas işler için özel pano açın.

Gözetim denetiminden önceki haftaları denetim tarihinden geriye doğru planlayın: her haftaya kapanması gereken kartları koyun ve her haftayı Kontrol bekliyor listesini boşaltarak bitirin. Aşağıdaki plan altı haftalık bir örnektir; süreyi kapsamınıza göre ayarlayın.

Her pazartesi panoyu takvim görünümünde açın ve o hafta termini olan kartlara bakın. Termini geçen kartı ya kapatın ya da yeni bir tarih ve gerekçeyle güncelleyin; değişiklik kartın geçmişinde kalır.

PureField LIMS'in Projeler modülü laboratuvarın işlerini panolar, listeler ve kartlarla koordine eder; kartlar laboratuvarın kayıtlarına bağlanır.

Özel pano ve kartları yalnız üyelerine görünür; denetim izini görme yetkisi olanlar (laboratuvar müdürü, kalite yöneticisi, sistem yöneticisi) özel panoların geçmişini de denetim izinde okuyabilir.