Automatisering van de bedrijfsvoering: workflows in financiën, inkoop, HR en projecten

De vier voorbeelden hieronder zitten als kant-en-klare sjablonen in PureField. De sjabloonlijst toont de sjablonen die passen bij de modules die je bedrijf heeft ingeschakeld.

Achterstallige facturen. Elke ochtend om 09:00 vindt de workflow achterstallige facturen die nog een openstaand saldo hebben en zet hun nummers in één lijst. Een voorwaardestap controleert de lijst: zijn er facturen, dan krijgen beheerders een melding; zo niet, dan eindigt de workflow zonder iets te sturen. Het incassobelletje begint de dag met die lijst. Een werkende kopie van deze flow staat bij de workflowvoorbeelden op de homepage. Facturen en incasso volg je in de module financiën.

Inkoopaanvragen melden. Als een inkoopaanvraag ter goedkeuring wordt ingediend, krijgen beheerders een paneelmelding en gaat er een kort bericht naar de bedrijfsgroep in de teamchat. De goedkeurder ziet de aanvraag zonder te wachten. Iemand uit het team keurt de inkooporder altijd goed; de workflow zorgt alleen dat het nieuws sneller aankomt. Aanvragen, offertes en orders staan op de pagina inkoop.

Verlofaanvragen melden. Als er een nieuwe verlofaanvraag wordt aangemaakt, krijgen beheerders een melding met de naam van de medewerker, het soort verlof en de data. De goedkeuring van verlof loopt via de goedkeuringsstap in de module HR.

Te late projecttaken. Elke ochtend om 08:30 vindt de workflow projecttaken waarvan de deadline voorbij is en die nog niet af zijn, en zet ze op een lijst voor beheerders. Het ochtendoverleg begint met de wetenschap wie waarmee achterloopt. Taken staan op het bord in projectmanagement.

Je schrijft in de Copilot-chat wat er moet gebeuren en Copilot maakt er een plankaart van met een naam en een doel. Als je op Plan toepassen drukt, bouwt AI het concept van de workflow en wordt de workflow inactief aangemaakt. Op de kaart staat een link "Openen in editor"; je controleert de stappen op het canvas en zet hem aan.

Voorbeeldverzoeken:

• "Zoek elke ochtend om 09:00 achterstallige facturen en stuur me een paneelmelding als die er zijn."
• "Als een inkoopaanvraag ter goedkeuring wordt ingediend, plaats hem dan in de bedrijfsgroep."
• "Zet elke ochtend de te late projecttaken op een lijst voor de beheerders."

Copilot toont ook je workflows en hun recente runs, en brengt je naar de tabbladen Workflows, Runs, Sjablonen en Bibliotheek. Eigenaren en beheerders zien elke workflow; andere gebruikers zien de workflows die ze zelf hebben gebouwd. Een concept maken kost 1 AI-credit. Copilot en digitale medewerkers staan op de pagina AI-agents.

Beslis eerst in wiens ochtend elke lijst terechtkomt, en dan welke goedkeuring bij wie blijft. Beantwoord deze vragen:

• Gaat de lijst met achterstallige facturen naar financiën of naar de eigenaar?
• Is de melding de bel in het paneel, de teamchat of e-mail?
• Wie keurt inkoop- en verlofaanvragen goed, en moet die persoon de melding krijgen?
• Welke workflow draait elke dag en welke alleen als er iets gebeurt?
• Met welk voorbeeldrecord test je voordat je de workflow aanzet?

Workflows bouw je op het scherm Workflows onder het AI-menu: vanuit een sjabloon, door stappen op het canvas te verbinden, door het in een zin aan AI te beschrijven of door het Copilot in de chat te vragen. Een workflow die vanuit een sjabloon wordt geïnstalleerd, wordt inactief aangemaakt; je controleert de ontvangers, probeert hem met Test op een voorbeeldrecord en zet hem daarna aan. Het tabblad Runs toont elke run stap voor stap.

Een workflow kan de modules bereiken die je bedrijf heeft ingeschakeld en de records waar de persoon die hem heeft opgeslagen toegang toe heeft. Workflows zitten in PureExecutive en zijn als add-on beschikbaar voor PurePioneer; zie prijzen. Het canvas, de sjablonen en de bibliotheek staan op de pagina workflowautomatisering.