Wat is bedrijfsautomatisering?

Een workflow is een trigger plus de stappen die eraan gekoppeld zijn. De trigger start de run; elke stap neemt de uitvoer van de vorige, doet zijn werk en geeft het resultaat door.

Gegevens reizen mee tussen de stappen. De klantnaam uit de trigger komt terecht in de tekst van de melding en in de titel van de activiteit die de workflow aanmaakt.

Een van vijf soorten triggers: een recordgebeurtenis, een planning, een inkomend verzoek, een handmatige start of een andere workflow.

• Recordgebeurtenis: start als een record wordt aangemaakt, bijgewerkt of verwijderd. Een nieuwe lead, een afgeronde werkorder of een ingediende inkoopaanvraag zijn recordgebeurtenissen.
• Planning: draait met een interval, dagelijks, wekelijks of op een bepaalde dag van de maand. De lijst met achterstallige facturen om 09:00 is een geplande workflow.
• Inkomend verzoek: start als een ander systeem het eigen adres van de workflow aanroept. Een lead aanmaken als je websiteformulier wordt verstuurd, werkt zo, en je kunt verplichten dat verzoeken ondertekend zijn.
• Handmatige start: je draait de workflow met een knop, of om hem te testen.
• Aangeroepen door een andere workflow: de ene workflow draait de andere als stap, zodat stappen die meerdere workflows delen op één plek staan.

Deze workflow laat zien hoe een AI-stap records over drie paden verdeelt. Hij draait zodra er een lead wordt aangemaakt:

• Trigger: er wordt een nieuwe lead aangemaakt in het CRM.
• AI deelt in: leest de titel, het bedrijf, de bron en de notities van de lead. Koopintentie, budget of urgentie betekent heet; interesse zonder duidelijke behoefte betekent warm; geen relevante interesse betekent koud.
• Als heet: de prioriteit van de lead wordt verhoogd en beheerders krijgen een paneelmelding.
• Als warm: er wordt een terugbelafspraak voor de volgende dag ingepland.
• Als koud: de workflow stopt en laat het record zoals het is.

De instructies voor het indelen en de wachttijd voor de opvolging pas je aan je eigen verkoopproces aan. In PureField zit deze workflow als kant-en-klaar sjabloon: Nieuwe leads kwalificeren met AI.

Eerst de gebeurtenis die de workflow start, daarna wie wat moet weten als die gebeurtenis plaatsvindt. Beantwoord deze vragen voordat je gaat bouwen:

• Wat start hem: een record dat verandert, of een tijdstip dat aanbreekt?
• Welke records leest hij, en welke maakt hij aan of werkt hij bij?
• Wie wordt geïnformeerd, en via welk kanaal: paneelmelding, e-mail, teamchat?
• Op welk punt moet een mens de beslissing nemen?
• Als een stap mislukt, moet de run dan stoppen of doorgaan?
• Met welk voorbeeldrecord test je voordat je hem activeert?

Begin met één trigger en één melding en kijk er een paar dagen naar. Voeg daarna voorwaarden en vertakkingen toe.

In PureField staan workflows onder AI › Workflows, en je bouwt er een op een van drie manieren: een kant-en-klaar sjabloon installeren, stappen op het canvas verbinden, of beschrijven wat je wilt en AI een concept laten maken.

• Sjablonen: kant-en-klare workflows voor verkoop, service, financiën, HR, inkoop en projecten. De lijst toont de sjablonen die passen bij de modules die je bedrijf gebruikt. Geïnstalleerde sjablonen starten inactief, zodat je ze nakijkt voordat je ze aanzet.
• Canvas: elke stap is een kaart op een rastercanvas. Je verbindt de uitgang van een kaart met de ingang van de volgende. Als je een kaart opent, zie je de instellingen en de gegevens die die stap in- en uitgaan.
• Maken met AI: je schrijft een zin als "Zoek elke ochtend om 09:00 achterstallige facturen en mail me een samenvatting". De stappen en verbindingen verschijnen op het canvas; je kijkt ze na en slaat op. Elk concept kost 1 AI-credit.

Testrun draait de workflow meteen. Rond de stap die loopt draait een groene ring, en afgeronde stappen tonen een vinkje of een foutmarkering. Met Testen met invoer geef je de workflow voorbeeldgegevens mee. Het tabblad Runs toont eerdere runs; open er een om de invoer en uitvoer van elke stap te zien. Een mislukte run kun je opnieuw proberen en een run die nog loopt kun je annuleren.

Per stap kies je wat er bij een fout gebeurt: de run stoppen, doorgaan, of het mislukte item via een apart foutpad sturen. Koppel een meldingsstap aan dat pad en de verantwoordelijke hoort ervan.

Een workflow kan de modules bereiken die je bedrijf gebruikt en de records die de persoon die hem heeft opgeslagen mag zien. Elke paneelgebruiker bouwt workflows binnen zijn eigen rechten; eigenaren en beheerders van het bedrijf zien en bewerken alle workflows van het bedrijf. Elke geslaagde run van een AI-stap kost 1 AI-credit.

Workflows zitten in PureExecutive en zijn als add-on beschikbaar voor PurePioneer. Bekijk de prijzenpagina om pakketten te vergelijken.

Publiceer een workflow in de workflowbibliotheek of exporteer hem als bestand. Wat je deelt is een kopie; je eigen workflow blijft zoals hij is.

• Mijn bedrijf: gebruik Delen in bibliotheek in de editor om binnen je bedrijf te publiceren. Elke paneelgebruiker in je bedrijf kan hem zien en in zijn eigen account installeren.
• Community: een eigenaar of beheerder van het bedrijf kan een workflow openstellen voor alle PureField-gebruikers. Hij gaat live nadat PureField hem heeft goedgekeurd.
• Door mij gedeeld: volg de workflows die je hebt gedeeld en hun goedkeuringsstatus, upload een nieuwe versie of haal de publicatie terug. Wie hem al heeft geïnstalleerd, houdt zijn workflows draaiend zoals voorheen.
• Exporteren en importeren: download de workflow als .json-bestand en laad hem in een ander PureField-account. Een geïmporteerde workflow start inactief.

Bij het delen worden geheime headers, adressen van chatkanalen en vaste recordnummers uit de kopie gehaald; bij delen met de community ook e-mailadressen. Wie de workflow installeert, vult die velden in. Een geïnstalleerde workflow draait met de rechten van degene die hem installeert, en elke stap die een recordtype buiten die rechten gebruikt, wordt uitgeschakeld.