Begriffsleitfaden, Service und Wartung

Was ist ein CMMS? So funktioniert Instandhaltungssoftware

Autor: PureField
Veröffentlicht: 9. November 2026
Aktualisiert: 9. November 2026

Ein CMMS (Computerized Maintenance Management System, computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem) ist eine Software, die Gerätedaten, Wartungsplan, Arbeitsaufträge, Ersatzteile und Wartungshistorie an einer Stelle führt. Aus einem einzigen Datensatz beantwortet sie, wer welche Maschine wann und mit welchen Teilen gewartet hat. Im Deutschen heißt sie auch Instandhaltungssoftware.

Was macht ein CMMS?

Ein CMMS verknüpft jeden Instandhaltungsdatensatz mit dem Gerät: Arbeitsauftrag, Wartungsplan, verbrauchte Teile, Garantie und Handbuch liegen auf derselben Gerätekarte. Weil der Datensatz zum Gerät gehört und nicht zu einer Person, bleibt die Historie erhalten, wenn der Techniker, der die Arbeit gemacht hat, das Unternehmen verlässt.

Der Produktionsleiter fragt, wann der Kompressor der Linie zuletzt gewartet wurde und ob dabei der Filter getauscht wurde. Bei verstreuten Aufzeichnungen sieht der Instandhaltungsleiter erst in eine Tabelle, dann ins Handy des Technikers, zuletzt in den Entnahmeschein des Lagers. Im CMMS ist die Antwort die Wartungshistorie auf der Gerätekarte.

Der Leitfaden zu Betrieb und Instandhaltung, verfasst für das Federal Energy Management Program (FEMP) des US-Energieministeriums, zählt die typischen Funktionen eines CMMS auf. Die Tabelle fasst diese Liste nach Datensatz zusammen und ergänzt Grundfelder wie Seriennummer und Standort.

Datensatz	Was das CMMS führt	Die Frage, die er beantwortet
Gerätekarte	Seriennummer, Standort, Garantie, Handbuch, Wartungsanweisung	Wo steht das Gerät, wann endet die Garantie?
Arbeitsauftrag	Eröffnungsdatum, Priorität, Zuständiger, Status, Abschlussnotiz	Wer hat die Störung, wie ist der Stand?
Wartungsplan	Intervall nach Kalender oder Betriebsstunden	Wann ist die nächste Wartung fällig?
Wartungshistorie	Arbeitsaufträge, sortierbar nach Gerät, Datum und Person	Wer hat zuletzt gewartet, und wann?
Ersatzteile	Bestand, verbrauchte Teile, Nachbestellung	Sind die Teile für den Einsatz da?
Berichte	Laufende Arbeiten, Arbeitszeit und Kosten je Gerät, Durchlaufzeit von Arbeitsaufträgen	Welche Maschine steht am häufigsten, welche kostet am meisten?

Laut demselben Leitfaden besteht die Aufgabe eines CMMS darin, Informationen zu sammeln und leicht auffindbar zu speichern. Die Entscheidung trifft der Instandhaltungsleiter mit diesen Informationen.

Welche Instandhaltungsarten bildet ein CMMS ab?

Ein CMMS erfasst drei Instandhaltungsarten: reaktive Instandhaltung nach einem Ausfall, vorbeugende Wartung nach Kalender oder Betriebsstunden und vorausschauende Instandhaltung auf Basis von Messwerten. Was die Wartung auslöst, bestimmt, welche Datensätze das CMMS braucht.

Instandhaltungsart	Ausgelöst durch	Datensätze im CMMS
Reaktiv (Störungsbehebung)	Ausfall	Störungsmeldung, Arbeitsauftrag, Reparaturzeit, Notiz zur Ursache
Vorbeugend	Kalender oder Betriebsstunden	Intervall, nächster Termin, Erinnerung, Checkliste
Vorausschauend	Messwerte oder Sensordaten	Messwert, Grenzwert, Messdatum

Der FEMP-Leitfaden definiert vorbeugende Wartung als Maßnahmen nach einem zeit- oder laufzeitbasierten Plan, die den Verschleiß einer Komponente oder eines Systems erkennen, verhindern oder verlangsamen. Vorausschauende Instandhaltung stützt den Wartungsbedarf auf den gemessenen Zustand der Maschine statt auf einen festen Plan.

Unter Berufung auf frühere Studien nennt der Leitfaden für vorbeugende Wartung gegenüber rein reaktiver Instandhaltung Einsparungen, die im Durchschnitt 12 % bis 18 % erreichen können. Für vorausschauende Instandhaltung schätzt er 8 % bis 12 % gegenüber rein vorbeugender Wartung. Das sind Durchschnittswerte aus einem Leitfaden von 2010; Ihren eigenen Wert liefern Ihre Aufzeichnungen zu ungeplanten Stillständen und Reparaturen.

Kleine und mittlere Unternehmen gehen meist in dieser Reihenfolge vor: zuerst Geräteliste und vorbeugender Wartungsplan, danach Messdaten auf dieser Grundlage.

Wie unterscheidet sich ein CMMS von EAM, FSM und ERP?

Alle vier führen Instandhaltungsdaten; sie unterscheiden sich darin, wessen Geräte sie abdecken und auf welchen Teil der Arbeit sie sich konzentrieren. Ein CMMS steuert die Wartung der eigenen Anlagen eines Unternehmens, FSM den Serviceeinsatz am Gerät beim Kunden.

Software	Wessen Arbeit	Schwerpunkt
CMMS (Instandhaltungsmanagement)	Die eigene Instandhaltung einer Fabrik, eines Krankenhauses, Hotels oder Gebäudes	Gerätekarte, Wartungsplan, Arbeitsauftrag, Ersatzteile
EAM (Enterprise Asset Management)	Organisationen mit mehreren Standorten und großem Anlagenbestand	Der gesamte Lebenszyklus und die Kosten der Anlage, vom Kauf bis zur Ausmusterung
FSM (Field Service Management)	Unternehmen, die Geräte ihrer Kunden betreuen	Serviceanfrage, Technikerzuweisung, Bericht vor Ort, Rechnung
ERP-Instandhaltungsmodul	Unternehmen, die Lager, Einkauf und Buchhaltung in einem System führen	Die Verbindung der Wartung zu Teilen, Einkauf und Kosten

Ein Servicebetrieb braucht beides. Das Gerät steht beim Kunden, daher sind Karte, Garantie und Wartungsplan CMMS-Arbeit. Der Techniker, der zur Wartung fährt, arbeitet mit dem Arbeitsauftrag, dem mobilen Bericht und der Kundenunterschrift aus dem FSM. Mehr dazu im Artikel Was ist Field-Service-Management-Software?.

Welche Kennzahlen verfolgt ein CMMS?

Die Arbeitsaufträge und Wartungsdaten im CMMS reichen aus, um zu berechnen, wie oft eine Maschine ausfällt und wie lange die Reparatur dauert. Diese Kennzahlen verfolgen Teams am häufigsten.

Kennzahl	Berechnung	Was sie zeigt
MTBF (mittlere Betriebszeit zwischen Ausfällen)	Gesamte Betriebszeit / Anzahl der Ausfälle	Wie oft die Maschine ausfällt
MTTR (mittlere Reparaturzeit)	Gesamte Reparaturzeit / Anzahl der Reparaturen	Wie schnell die Maschine nach einem Ausfall wieder läuft
Erfüllungsquote der vorbeugenden Wartung	Termingerecht erledigte Wartungen / geplante Wartungen	Ob der Wartungsplan eingehalten wird
Ungeplante Stillstandszeit	Gesamtzeit, in der die Maschine wegen Ausfällen stand	Die Wirkung der Ausfälle auf Produktion oder Service
Offene Arbeitsaufträge	Anzahl offener und überfälliger Arbeitsaufträge	Ob das Team mit der Arbeit nachkommt

Ein Kompressor lief in 30 Tagen 700 Stunden und fiel zweimal aus: Seine MTBF beträgt 350 Stunden. Dauerten die zwei Reparaturen zusammen 6 Stunden, liegt die MTTR bei 3 Stunden. Sinkt die MTBF, wird das Wartungsintervall geprüft; steigt die MTTR, der Teile- und Personalplan.

Was sollten Sie vor der Einführung eines CMMS fragen?

Um den Bedarf an einem CMMS zu klären, empfiehlt der FEMP-Leitfaden, den heutigen Ablauf anzusehen und diese Fragen zu stellen. Sind die Antworten unklar, ist es Zeit, die Instandhaltungsdaten in ein System zu holen.

Wie werden Arbeitsaufträge eröffnet und verfolgt, und wie prüfen Sie, dass die Arbeit richtig erledigt wurde?
Finden Sie heraus, wann eine Maschine zuletzt gewartet wurde, von wem und in welchem Zustand?
Wie wird der Ersatzteilbestand geführt: Gibt es Überbestände, oder warten Sie ständig auf Teile?
Liegen Wartungsanweisungen, Gerätehandbücher und Garantieunterlagen geordnet an einem Ort?
Wo schlagen Sie Ihre Geräteliste nach, wenn Sie Berichte oder Pläne erstellen?

Die sieben Kriterien für die Auswahl der Software und die Schritte weg von Tabellen stehen im Leitfaden CMMS-Software für kleine und mittlere Unternehmen.

Wie bildet PureField CMMS-Aufgaben ab?

Im Modul Technischer Service von PureField beginnt der Wartungsdatensatz mit einer Gerätekarte mit QR-Code. Die Karte enthält Garantie, nächsten Wartungstermin, Dokumente und Servicehistorie. Je nach Unternehmen ist das Gerät eine beim Kunden installierte Anlage oder eine Maschine im eigenen Betrieb.

Wartungserinnerung: Wenn der nächste Wartungstermin auf der Gerätekarte ansteht, geht eine Erinnerungs-E-Mail an den Kunden und das Serviceteam; den Arbeitsauftrag eröffnet Ihr Team.
Serviceanfrage und Arbeitsauftrag: Interne und Kundenanfragen werden mit einem Arbeitsauftrag verknüpft; Anfragen aus externen Quellen werden zur Serviceanfrage oder direkt zum Arbeitsauftrag.
Bericht vor Ort: Der Techniker scannt in der mobilen App den QR-Code des Geräts und schließt den Bericht mit Fotos, Checkliste und Unterschriften ab. Der fertige Bericht geht als PDF per E-Mail hinaus, und aus dem Bericht wird die Rechnung erstellt.
Servicefahrzeuge: Fahrzeugzuweisung und Fahrzeugwartung werden im selben Modul geführt.
Vom Verkauf zur Wartung: Das Vertriebsteam legt Gerätekarten aus Angebotspositionen an, so erscheint die Wartungshistorie verkaufter Geräte in der Kundenakte.

Belege

FEMP-Leitfaden zu Betrieb und Instandhaltung, Release 3.0 (US-Energieministerium, 2010): Definition eines CMMS (§4.1), Fragen zur Bedarfsklärung (§4.2), typische CMMS-Funktionen (§4.3), die Aufgabe des CMMS, Informationen zu sammeln und zu speichern (§4.4), Definitionen reaktiver, vorbeugender und vorausschauender Instandhaltung mit ihren Einsparspannen (§5.2–5.4). Quelle: pnnl.gov
QR-Gerätekarte: Die Gerätekarte wird mit QR-Code, Dokumenten, Garantie und Wartungstermin angelegt.
Wartungserinnerung per E-Mail: Nach dem nächsten Wartungstermin geht eine Erinnerung an Kunde und Serviceteam; den Arbeitsauftrag eröffnet das Team.
Servicebericht und Rechnung: Der fertige Bericht geht als PDF per E-Mail hinaus; aus dem fertigen Servicebericht wird die Rechnung erstellt.

Legen Sie in PureField Karten für einige Ihrer Maschinen an und tragen Sie die nächsten Wartungstermine ein. Demo vereinbaren oder 7 Tage kostenlos testen.

Häufige Fragen

Wofür steht CMMS?

CMMS steht für Computerized Maintenance Management System, auf Deutsch computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem. Gebräuchlich sind auch Instandhaltungssoftware und Wartungsplanungssoftware.

Ist ein CMMS dasselbe wie eine Wartungsplanungssoftware?

Meist beschreiben beide denselben Bedarf. Wartungsplanungssoftware betont den Plan und die Erinnerungen; ein CMMS ergänzt Arbeitsaufträge, Ersatzteile, Kosten und Berichte.

Sollte ein Servicebetrieb ein CMMS oder Field-Service-Software nutzen?

Ein Betrieb, der Geräte seiner Kunden wartet, braucht beides. Gerätekarte und Wartungsplan kommen aus dem CMMS; Serviceanfrage, Technikerzuweisung und unterschriebener Bericht vor Ort aus der Field-Service-Software. In PureField hängen diese Datensätze an derselben Kundenakte.

Welche Daten brauchen Sie für den Start mit einem CMMS?

Für jede Maschine sind Name, Seriennummer, Standort, letzter Wartungstermin und Wartungsintervall ein guter Anfang. Garantieende, Handbücher und frühere Serviceberichte können folgen. Wer mit kritischen Geräten beginnt und die Liste ausbaut, hält die Datenerfassung überschaubar.

Wie berechnet man MTBF und MTTR?

MTBF ist die gesamte Betriebszeit geteilt durch die Anzahl der Ausfälle; MTTR ist die gesamte Reparaturzeit geteilt durch die Anzahl der Reparaturen. Eine Maschine mit 700 Betriebsstunden und zwei Ausfällen hat eine MTBF von 350 Stunden; dauerten die zwei Reparaturen zusammen 6 Stunden, beträgt die MTTR 3 Stunden.