Wie teilt man einen Prüfbericht sicher, damit jeder ihn verifizieren kann?

ISO/IEC 17025 überlässt die Art des Teilens dem Labor; sie verlangt, dass der Bericht autorisiert, vollständig und vertraulich bleibt. Die Abschnitte, die das Teilen betreffen:

Ein Bericht reist als E-Mail-Anhang, über ein Kundenportal, als zeitlich begrenzter Link, als QR-Code auf einer Verpackung oder als Ausdruck; die Wege unterscheiden sich darin, was das Labor noch steuert, wenn der Bericht das Haus verlassen hat.

Welchen Weg Sie auch wählen, jede versandte Datei ist eine Kopie. Statt Kopien zurückzurufen, geben Sie allen einen Ort, an dem sie prüfen können, ob eine Kopie noch gültig ist: die Verifizierungsseite.

Eine Verifizierungsseite sagt jedem, ob der Bericht in seiner Hand vom Labor ausgegeben wurde und ob er heute gültig ist. Im Allgemeinen:

• Bei der Ausgabe des Berichts wird sein Inhalt versiegelt und daraus ein Hashwert berechnet; eine Kurzform des Hashwerts wird als Verifizierungscode auf den Bericht gedruckt.
• Der Bericht trägt eine Verifizierungsadresse und einen QR-Code; der QR-Code öffnet die Seite mit bereits ausgefüllten Berichtsangaben.
• Die Seite zeigt den Status des Berichts: gültig, geändert oder zurückgezogen.
• Der Empfänger lädt das PDF hoch, das er hat, und vergleicht es mit der Datei, die das Labor ausgegeben hat; schon ein einziges geändertes Byte zeigt, dass die Datei verändert wurde.

Weil die Verifizierungsseite öffentlich ist, sollte sie nur Status, Labor, Ausgabezeitpunkt und Probenbeschreibung zeigen. Die Ergebnisse bleiben im Bericht selbst, bei der Person, der Sie ihn gegeben haben; diese Grenze schützt die Kundeninformationen (§4.2).

Beschränken Sie das Teilen auf die Personen, die den Bericht sehen sollen; enthält ein Bericht personenbezogene Daten, nutzen Sie Passwort und Ablaufdatum zusammen. Beispiele:

Senden Sie das Passwort auf einem anderen Weg als den Link: Geht der Link per E-Mail, geben Sie das Passwort telefonisch oder in einer eigenen E-Mail weiter. Wer den Link erhält, kann ihn weitergeben; ein Ablaufdatum begrenzt dieses Risiko zeitlich, und das Widerrufen des Links schließt ihn sofort.

Ein ausgegebener Bericht bleibt genau so, wie er ausgegeben wurde; §7.8.8 verlangt die Korrektur in einem weiteren Dokument, das die geänderte Information und, wo angebracht, den Grund nennt, wobei der neue Bericht auf den ersetzten verweist. Ist der Bericht zu fehlerhaft für eine Korrektur, wird er im Prozess für nichtkonforme Arbeiten (§7.10) zurückgezogen und der Kunde, wo nötig, benachrichtigt.

Die eigentliche Arbeit liegt bei den Kopien, die schon unterwegs sind: Der erste Bericht ist vielleicht per E-Mail verschickt, auf eine Verpackung gedruckt oder in eine Ausschreibungsakte gelegt worden. Deshalb:

• Lassen Sie QR-Code und Link zum Teilen die aktuelle Revision der Berichtsnummer öffnen statt einer festen Datei, und sagen Sie dort, dass eine Änderung vorliegt.
• Lassen Sie die Verifizierungsseite die alte Revision als „geändert“ und einen zurückgezogenen Bericht als „zurückgezogen“ zeigen.
• Lassen Sie den Link zu einem zurückgezogenen Bericht statt des Berichts eine Seite öffnen, die sagt, dass der Bericht nicht mehr gültig ist.
• Benachrichtigen Sie den Kunden; weiß er, an wen er den Bericht weitergegeben hat, sollte er diese Empfänger ebenfalls informieren.

Eine ungelenkte Kopie ist jede Kopie, die das Labor nach dem Versand nicht mehr verfolgen kann: ein weitergeleiteter Anhang, eine gedruckte Seite, ein in eine andere Akte eingefügtes PDF. Ihre Gültigkeit liest man auf der Verifizierungsseite ab, nicht an der Datei selbst.

• Setzen Sie Berichtsnummer und Seitenzahl auf jede Seite (zum Beispiel 2 / 5), damit eine lose Seite zeigt, zu welchem Bericht sie gehört (§7.8.2.1 d).
• Nehmen Sie den Hinweis auf, dass der Bericht nur vollständig vervielfältigt werden darf, sowie die Verifizierungsadresse.
• Bitten Sie Empfänger, einen Bericht vor der Verwendung zu verifizieren, besonders wenn er alt ist.
• Kennzeichnen Sie auf Ihrer Seite jeden Link damit, wem er gegeben wurde, und widerrufen Sie Links, die ihren Zweck erfüllt haben.

Nennt ein Bericht einen Patienten oder einen Beschäftigten oder enthält er Gesundheitsinformationen über eine Person, teilen Sie personenbezogene Daten und beschränken das Teilen entsprechend.

• Gesundheitsdaten sind eine besondere Kategorie personenbezogener Daten (KVKK Artikel 6); teilen Sie solche Berichte über einen passwortgeschützten, kurzlebigen Link.
• Der Verantwortliche trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die nötig sind, um einen unrechtmäßigen Zugriff auf personenbezogene Daten zu verhindern (Artikel 12). Das Passwort auf einem eigenen Kanal zu senden, ein Ablaufdatum zu setzen und erledigte Links zu widerrufen sind Beispiele solcher Maßnahmen.
• Hängen Sie an öffentliche Links wie einen QR-Code auf der Verpackung nur Berichte ohne personenbezogene Daten.
• Formulieren Sie einen Rückzugsgrund so, dass er keine personenbezogenen Daten und keinen Namen eines anderen Kunden enthält; der Grund kann dem Kunden angezeigt werden.

In PureField LIMS öffnen Sie einen ausgegebenen, mit E-Signatur unterzeichneten Bericht für Personen ohne Konto über Paylaşım bağlantısı (QR kod), den Link zum Teilen mit QR-Code; der Empfänger prüft den Bericht auf der Seite Rapor doğrulama (Berichtsverifizierung).

Die Seite Rapor doğrulama braucht keine Anmeldung. Der QR-Code öffnet sie mit ausgefüllten Angaben; für die manuelle Verifizierung geben Sie Laborcode, Berichtsnummer, Revision und den 16-stelligen Verifizierungscode ein. Der Verifizierungscode besteht aus den ersten 16 Zeichen des SHA-256-Hashwerts des bei der Ausgabe versiegelten Inhalts. Die Seite zeigt den Status des Berichts (gültig, geändert, zurückgezogen oder vom Labor in Prüfung, wenn eine Analyse nach der Ausgabe für ungültig erklärt wurde), das Labor, den Ausgabezeitpunkt und die Probenbeschreibung. Der Empfänger vergleicht das PDF, das er hat, auf derselben Seite: Die Datei wird Byte für Byte mit dem ausgegebenen Bericht verglichen, darf bis zu 15 MB groß sein und wird nicht auf dem Server gespeichert.

Ein geänderter Bericht nennt beim Öffnen den Bericht, den er ersetzt, und den Grund der Änderung. Nur die Laborleitung zieht einen Bericht zurück, mit Begründung und E-Signatur; ein zurückgezogener Bericht erscheint auf der Verifizierungsseite als zurückgezogen, im Kundenportal mit Datum und Grund, und Links zum Teilen zeigen statt des Berichts, dass er nicht mehr gültig ist.