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Workflow-Leitfaden, Service und Wartung

Automatisierung im technischen Service: 5 Workflows von der Anfrage bis zur Rechnung

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PureField
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Aktualisiert

Automatisierung im technischen Service übergibt die wiederkehrenden Schritte zwischen Serviceanfrage und Rechnung an Regeln und KI. Eine neue Anfrage meldet sich sofort bei der Serviceleitung, ein digitaler Mitarbeiter schlägt den passenden Techniker vor, eine Zusammenfassung des abgeschlossenen Arbeitsauftrags geht ans Team, und aus dem Servicebericht entsteht ein Rechnungsentwurf. Zuweisung und Rechnungsfreigabe bleiben bei der Serviceleitung.

Welche Aufgaben im technischen Service lassen sich automatisieren?

Automatisiert wird das Melden und Vorbereiten zwischen Anfrage, Zuweisung, Abschluss und Abrechnung. Eine Anfrage, die niemand bemerkt, bis der Kunde zweimal anruft; ein Techniker, der ausgewählt wird, indem man die Auslastung aller von Hand prüft; ein fertiger Bericht, dessen Rechnung vergessen wird. Ihr Team entscheidet weiterhin, wer fährt und wann die Rechnung gestellt wird.

Im technischen Service kommt Automatisierung aus drei Quellen:

  • Workflows: Regeln, die von einem Ereignis oder einem Zeitpunkt ausgehen. Hinweise bei neuen Anfragen und Auftragszusammenfassungen werden so gebaut.
  • Digitale Mitarbeiter: KI-Personas, die für eine Aufgabe zuständig sind. Technikervorschläge und Rechnungsentwürfe kommen von ihnen; standardmäßig schlagen sie vor und warten auf Freigabe.
  • Das Modul Technischer Service: Erinnerungen, die an Datensätze gebunden sind, etwa der nächste Servicetermin, laufen im Modul selbst.

5 Beispiele für Automatisierung im technischen Service

BeispielWo es läuftWas passiertWer gibt frei
Sofortiger Hinweis bei neuen ServiceanfragenWorkflowWird eine Anfrage angelegt, erhalten Admins eine Benachrichtigung mit Kunde und ProblemEine Benachrichtigung, keine Freigabe nötig
TechnikervorschlagDigitaler Mitarbeiter für ServiceplanungTechniker werden nach Qualifikation, Leistung, Entfernung und Auslastung bewertetSie geben die Zuweisung frei
KI-Zusammenfassung abgeschlossener ArbeitsaufträgeWorkflowKI schreibt eine Zusammenfassung in 2–3 Sätzen und postet sie in die FirmengruppeEine Benachrichtigung, keine Freigabe nötig
Rechnung aus einem ServiceberichtDigitaler Mitarbeiter für ServiceabrechnungAus dem abgeschlossenen Bericht wird ein Rechnungsentwurf erstelltSie geben den Entwurf frei
WartungserinnerungModul Technischer ServiceRückt der nächste Servicetermin näher, erhält der Kunde eine E-MailIhr Team legt den Arbeitsauftrag an

Sofortiger Hinweis bei neuen Serviceanfragen. Sobald eine Serviceanfrage angelegt wird, sendet der Workflow den Admins eine Panel-Benachrichtigung mit Kunde und Problembeschreibung. Ob die Anfrage über ein externes Formular oder per Telefon kam, das Ereignis am Datensatz ist dasselbe. Sie können den Hinweis zusätzlich an die Servicegruppe im Team-Chat senden.

KI-Technikervorschlag. Der digitale Mitarbeiter für Serviceplanung bewertet die Techniker für eine Serviceanfrage nach Qualifikation, Leistung, Entfernung und Auslastung. Die Bewertung wird nach Regeln berechnet, und der Vorschlag kommt als Freigabekarte. Die Serviceleitung gibt die Zuweisung frei.

KI-Zusammenfassung abgeschlossener Arbeitsaufträge. Wechselt ein Arbeitsauftrag auf abgeschlossen, schreibt KI aus Problembeschreibung und Notiz der Leitung eine kurze Zusammenfassung: mit dem Namen des Kunden, in klarer Sprache, in zwei oder drei Sätzen. Die Zusammenfassung geht an die Firmengruppe im Team-Chat. Der Vertrieb liest dort vor dem nächsten Anruf den letzten Serviceeinsatz beim Kunden. Eine funktionierende Kopie dieses Ablaufs finden Sie in den Workflow-Beispielen auf der Startseite.

Rechnungsentwurf aus einem Servicebericht. Der digitale Mitarbeiter für Serviceabrechnung verfolgt abgeschlossene Berichte und bereitet Rechnungsentwürfe vor. Er schlägt den Entwurf vor, und Sie geben ihn frei. Den ganzen Ablauf beschreibt der Leitfaden Einen abgeschlossenen Serviceauftrag abrechnen.

Wartungserinnerung. Der nächste Servicetermin einer Anlage steht auf ihrer Anlagenkarte. Rückt der Termin näher, erhält der Kunde eine Erinnerung per E-Mail; Ihr Team legt den neuen Arbeitsauftrag an und weist einen Techniker zu.

Was sollten Sie vor der Automatisierung festlegen?

Legen Sie zuerst fest, wen eine neue Anfrage erreicht, und dann, wer beim Abschluss eines Auftrags was wissen muss. Beantworten Sie diese Fragen:

  • Geht der Hinweis bei neuen Anfragen an einen Admin, die Servicegruppe oder den Techniker in Bereitschaft?
  • Soll beim Technikervorschlag die Entfernung oder die Qualifikation stärker zählen?
  • Wer liest die Zusammenfassung eines abgeschlossenen Auftrags: Vertrieb, Finanzen, Geschäftsführung?
  • Welche Berichte werden berechnet, und welche fallen unter Garantie oder Servicevertrag?
  • Mit welchem Beispiel-Arbeitsauftrag testen Sie, bevor Sie den Workflow einschalten?

Wie richten Sie die Automatisierung in PureField ein?

Workflows entstehen in der Ansicht Workflows im KI-Menü. Der Hinweis bei neuen Serviceanfragen und die KI-Zusammenfassung abgeschlossener Arbeitsaufträge sind fertige Vorlagen; ein installierter Workflow wird inaktiv angelegt, Sie prüfen die Empfänger und schalten ihn ein. Eigene Workflows bauen Sie auf der Arbeitsfläche, indem Sie Schritte verbinden, indem Sie sie der KI in einem Satz beschreiben oder indem Sie Copilot im Chat fragen. Auch ein Workflow von Copilot kommt als Plankarte und wird nach Ihrer Freigabe inaktiv angelegt.

Digitale Mitarbeiter beschreibt die Seite KI-Agenten. Anfragen, Arbeitsaufträge, QR-Anlagenkarten und Serviceberichte liegen im Modul Technischer Service.

Jeder erfolgreiche KI-Schritt verbraucht 1 KI-Credit. Workflows sind in PureExecutive enthalten und für PurePioneer als Zusatzmodul erhältlich; siehe Preise.

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Häufige Fragen

Weist die Automatisierung den Techniker selbst zu?

Der digitale Mitarbeiter für Serviceplanung bewertet die Techniker und schlägt einen vor; die Serviceleitung gibt die Zuweisung frei. Digitale Mitarbeiter schlagen standardmäßig vor und warten auf Freigabe.

Wohin geht die Zusammenfassung eines abgeschlossenen Arbeitsauftrags?

In der fertigen Vorlage geht sie an die Firmengruppe im Team-Chat. Sie können den Workflow so ändern, dass sie an eine andere Gruppe, als Panel-Benachrichtigung oder in einen Slack- oder Microsoft-Teams-Kanal geht.

Wird die Rechnung automatisch aus dem Servicebericht erstellt?

Der digitale Mitarbeiter für Serviceabrechnung bereitet aus dem abgeschlossenen Bericht einen Rechnungsentwurf vor. Er schlägt den Entwurf vor; Sie geben die Rechnung frei.

Öffnet sich ein Arbeitsauftrag automatisch, wenn eine Wartung fällig ist?

Rückt der Servicetermin näher, erhält der Kunde eine Erinnerung per E-Mail. Ihr Serviceteam legt den Arbeitsauftrag an und weist einen Techniker zu; Sie entscheiden, welche Wartung an wen geht.

Welches Paket enthält Workflows?

Sie sind in PureExecutive enthalten und für PurePioneer als Zusatzmodul erhältlich. Die 7-tägige kostenlose Testphase schaltet alle Funktionen frei, auch Workflows. Die Beträge stehen auf der Preisseite.

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