Workflow-Leitfaden, Service und Wartung
Wie Sie einen abgeschlossenen Serviceauftrag aus dem Servicebericht abrechnen
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- PureField
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Um abgeschlossene Servicearbeit schnell abzurechnen, erstellen Sie die Rechnung aus dem fertigen Servicebericht, statt alles neu abzutippen. Der Bericht enthält bereits Arbeitszeit, Teile, Kunde und Gerät, sodass der Rechnungsentwurf mit den richtigen Positionen startet. Dieser Leitfaden behandelt Pflichtfelder, Positionen, die Wahl zwischen E-Fatura und E-Arşiv sowie Korrekturen.
Wann ein Serviceauftrag abgerechnet wird
Eine Servicerechnung stellt Arbeitszeit und Teile eines abgeschlossenen Auftrags in Rechnung. Die meisten Teams rechnen ab, wenn der Techniker die Arbeit beendet hat und der Servicebericht freigegeben ist, denn die Rechnungspositionen stammen aus diesem Bericht. Wann Sie abrechnen, hängt von Ihren internen Freigabeschritten und Vertragsbedingungen ab. Klären Sie die örtlichen Rechnungsvorschriften mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie eine Regel zum Zeitpunkt festlegen.
Was der Servicebericht vor der Abrechnung enthalten sollte
Diese Angaben beschleunigen die Rechnungsstellung:
- Steuernummer des Kunden in der Kundenakte
- Einsatzdatum, ausgeführte Arbeit und verwendete Teile, jeweils in einer eigenen Zeile
- Gerät, Seriennummer und Messwerte
- Unterschrift des Kunden und Freigabe des Technikers
Stehen diese Angaben im Bericht, wird die Rechnung daraus erstellt statt neu geschrieben.
Pflichtfelder einer Rechnung
Welche Felder Pflicht sind, hängt von Land und Rechnungsart ab. Die Tabelle zeigt Felder, die auf Servicerechnungen üblich sind.
| Feld | Warum es wichtig ist | Woher es kommt |
|---|---|---|
| Angaben zu Verkäufer und Käufer | Identifiziert beide Parteien | Firmenprofil, Kundenakte |
| Steuernummer | Ordnet die Rechnung dem Käuferdatensatz zu | Kundenakte |
| Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum | Nachverfolgung und Reihenfolge | Rechnungsmodul |
| Position, Einheit, Menge, Einzelpreis | Preis für Arbeit und Teile | Servicebericht |
| Steuersatz und Steuerbetrag | Steuerberechnung | Position und Steuerregeln |
| Währung und Wechselkurs mit Datum | Aufträge in Fremdwährung | Offizielle Kursquelle, vor Ausstellung bestätigt |
Bestätigen Sie die aktuelle Liste mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerbehörde.
Arbeit, Teile und Steuer als getrennte Positionen
Führen Sie Arbeit und Teile als getrennte Positionen und setzen Sie den Steuersatz je Position so, wie Ihre Steuerregeln es verlangen.
- Arbeitsstunden
- Getauschte Teile
- Verbrauchsmaterial
- Anfahrt
Ist eine Reparatur durch Garantie abgedeckt, weisen Sie die abrechenbaren Positionen getrennt aus und klären Sie die Behandlung mit Ihrem Steuerberater. Bei Aufträgen in Fremdwährung erfassen Sie Wechselkurs und Kursdatum auf der Rechnung.
E-Fatura oder E-Arşiv: welche Rechnung ausstellen?
Die Wahl hängt davon ab, ob der Käufer für die elektronische Rechnung registriert ist. In der Türkei prüfen Sie den Status des Käufers im offiziellen Register, bevor Sie die Rechnung ausstellen. Außerhalb der Türkei gelten die E-Rechnungsregeln Ihres Landes.
| Status des Käufers | Rechnungsart | Zustellung |
|---|---|---|
| Registrierter E-Fatura-Steuerpflichtiger | e-Fatura | Wird an das registrierte E-Rechnungspostfach des Käufers gesendet |
| Nicht für E-Rechnungen registriert | e-Arşiv | Wird dem Käufer elektronisch zugestellt und archiviert |
Schwellenwerte und Übergangsfristen ändern sich. Prüfen Sie sie in der offiziellen Quelle, bevor Sie sich darauf verlassen.
Einen abgeschlossenen Servicebericht in PureField abrechnen
Wählen Sie im Rechnungsmodul den abgeschlossenen Servicebericht als Quelle. Die Rechnungspositionen stammen aus dem Bericht.
- Den abgeschlossenen Servicebericht öffnen
- Im Rechnungsmodul die Rechnung aus dem Bericht erstellen
- Steuernummer des Kunden, Positionen und Steuer prüfen
- Die Rechnung freigeben
Der digitale Mitarbeiter Serviceabrechnung verfolgt abgeschlossene Berichte und bereitet Rechnungsentwürfe vor. Er schlägt den Entwurf vor, und Sie geben ihn frei. Mit der Aposkal-Integration werden ausgehende Rechnungen aus PureField versendet. Eingehende E-Rechnungen werden in der Vorschau angezeigt und importiert, jede genau einmal.
Zahlungseingänge verfolgen
Aposkal synchronisiert Zahlungs- und Bankbelege in PureField. Die Kundenakte zeigt den Buchhaltungssaldo, sodass offene Beträge sichtbar sind, bevor neue Servicearbeit eingeplant wird.
Eine fehlerhafte Rechnung korrigieren
Korrekturen folgen den Storno- und Neuausstellungsschritten, die die Steuerbehörde Ihres Landes vorgibt. Informieren Sie den Kunden nach der Korrektur, damit beide Seiten denselben Betrag führen. Bewahren Sie die Korrekturspur zusammen mit dem ursprünglichen Servicebericht auf. Aufbewahrungsfristen und Archivpflichten richten sich nach örtlichem Recht; klären Sie sie mit Ihrem Steuerberater.
Belege
- Verfügbare Funktion
- Rechnungen lassen sich aus einem abgeschlossenen Servicebericht erstellen. Das Rechnungsmodul akzeptiert den Servicebericht als Quelle.
- Aposkal-Integration
- Ausgehende Rechnungen werden versendet, eingehende E-Rechnungen in der Vorschau angezeigt und jeweils einmal importiert, Zahlungs- und Bankbelege werden synchronisiert.
- Digitaler Mitarbeiter Serviceabrechnung
- Verfolgt abgeschlossene Serviceberichte und bereitet Rechnungsentwürfe vor. Der Nutzer gibt jeden Entwurf frei.
- Kundenzuordnung
- Die Kundenzuordnung in Aposkal erfordert die Steuernummer des Kunden.
- Steuerregeln
- Regeln zu E-Rechnung, E-Archiv, Steuernummer und Steuersatz stammen aus den offiziellen Quellen der Steuerbehörde des jeweiligen Landes. Aktuelle Schwellenwerte und Fristen werden an der Quelle bestätigt.
Vereinbaren Sie eine Demo und sehen Sie, wie in PureField aus einem abgeschlossenen Servicebericht eine Rechnung wird. Demo vereinbaren