Workflow-Leitfaden, Plattform

Automatisierung der Unternehmensführung: Workflows in Finanzen, Einkauf, Personalwesen und Projekten

Autor: PureField
Veröffentlicht: 8. September 2026
Aktualisiert: 8. September 2026

Die Automatisierung der Unternehmensführung überlässt die tägliche Nachverfolgung von Finanz-, Einkaufs-, Personal- und Projektteams Regeln und KI. Überfällige Rechnungen erreichen jeden Morgen eine Führungskraft, eine zur Freigabe gesendete Bedarfsmeldung wird angekündigt, ein neuer Urlaubsantrag landet bei der Führungskraft, und überfällige Projektaufgaben liegen vor dem Morgenmeeting vor. Einen Workflow können Sie auch bauen, indem Sie ihn Copilot in einem Satz beschreiben.

Welche Aufgaben der Unternehmensführung lassen sich automatisieren?

Automatisiert werden die Aufgaben, die darauf warten, dass jemand an die Prüfung denkt. Die Buchhaltung sucht jeden Tag mit demselben Filter nach überfälligen Rechnungen, eine Führungskraft bemerkt eine wartende Bedarfsmeldung zu spät, ein Urlaubsantrag liegt im Postfach, eine überfällige Aufgabe taucht erst im Wochenmeeting auf. Zahlungen, Bestellungen und Urlaubsfreigaben bleiben bei der zuständigen Person.

Bei dieser Art von Arbeit erledigt die Automatisierung drei Dinge:

Finden: Sie findet jeden Morgen mit derselben Regel Datensätze wie überfällige Rechnungen oder Aufgaben nach Fälligkeit.
Melden: Sie gibt das Ergebnis als Panel-Benachrichtigung an Führungskräfte und als Nachricht in der Firmengruppe an das Team weiter.
Schweigen: Gibt es nichts zu finden, schickt sie keine Benachrichtigung, eine leere Liste stört also niemanden.

4 Beispiele für die Automatisierung der Unternehmensführung

Die vier Beispiele unten gibt es in PureField als fertige Vorlagen. Die Vorlagenliste zeigt die, die zu den Modulen passen, die Ihr Unternehmen aktiviert hat.

Beispiel	Auslöser	Was passiert	Wer davon erfährt
Überfällige Rechnungen (täglich)	Jeden Morgen um 09:00 Uhr	Überfällige Rechnungen mit offenem Saldo werden gefunden und nach Nummer aufgelistet	Administratoren
Eingereichte Bedarfsmeldungen ankündigen	Eine Bedarfsmeldung wird zur Freigabe gesendet	Benachrichtigung und kurze Nachricht an die Firmengruppe	Administratoren und Team
Administratoren über Urlaubsanträge informieren	Neuer Urlaubsantrag	Benachrichtigung mit Mitarbeiter, Urlaubsart und Zeitraum	Administratoren
Überfällige Projektaufgaben (täglich)	Jeden Morgen um 08:30 Uhr	Unerledigte Aufgaben nach Fälligkeit werden aufgelistet	Administratoren

Überfällige Rechnungen. Jeden Morgen um 09:00 Uhr findet der Workflow überfällige Rechnungen mit offenem Saldo und fasst ihre Nummern in einer Liste zusammen. Ein Bedingungsschritt prüft die Liste: Gibt es Rechnungen, erhalten Administratoren eine Benachrichtigung; wenn nicht, endet der Workflow ohne Meldung. Die Anrufe zum Zahlungseingang starten den Tag mit dieser Liste. Eine funktionierende Kopie dieses Ablaufs finden Sie in den Workflow-Beispielen auf der Startseite. Rechnungen und Zahlungseingänge werden im Modul Finanzen verfolgt.

Bedarfsmeldungen ankündigen. Wird eine Bedarfsmeldung zur Freigabe gesendet, erhalten Administratoren eine Panel-Benachrichtigung, und eine kurze Nachricht geht im Team-Chat an die Firmengruppe. Wer freigibt, sieht die Anfrage ohne Verzögerung. Die Bestellung gibt immer ein Teammitglied frei; der Workflow beschleunigt nur die Nachricht. Bedarfsmeldungen, Angebote und Bestellungen finden Sie auf der Seite Einkauf.

Urlaubsanträge melden. Wird ein neuer Urlaubsantrag angelegt, erhalten Administratoren eine Benachrichtigung mit Name des Mitarbeiters, Urlaubsart und Zeitraum. Die Urlaubsfreigabe läuft über den Freigabeschritt im Modul Personalwesen.

Überfällige Projektaufgaben. Jeden Morgen um 08:30 Uhr findet der Workflow Projektaufgaben, deren Fälligkeit überschritten und die nicht erledigt sind, und listet sie den Administratoren auf. Das Morgenmeeting beginnt mit dem Wissen, wer bei was im Rückstand ist. Aufgaben liegen auf dem Board im Projektmanagement.

Wie funktioniert das Bauen eines Workflows mit Copilot?

Sie schreiben im Copilot-Chat, was passieren soll, und Copilot macht daraus eine Plankarte mit Namen und Ziel. Wenn Sie auf „Plan anwenden“ klicken, baut die KI den Workflow-Entwurf, und der Workflow wird inaktiv angelegt. Die Karte hat einen Link „Im Editor öffnen“; Sie prüfen die Schritte auf der Arbeitsfläche und schalten ihn ein.

Beispielanfragen:

„Finde jeden Morgen um 09:00 Uhr überfällige Rechnungen und schick mir eine Panel-Benachrichtigung, wenn es welche gibt.“
„Wenn eine Bedarfsmeldung zur Freigabe gesendet wird, poste sie in die Firmengruppe.“
„Liste den Administratoren jeden Morgen die überfälligen Projektaufgaben auf.“

Copilot listet auch Ihre Workflows und deren letzte Ausführungen und bringt Sie zu den Tabs Workflows, Ausführungen, Vorlagen und Bibliothek. Inhaber und Administratoren sehen alle Workflows; andere Nutzer sehen die, die sie selbst gebaut haben. Das Erstellen eines Entwurfs verbraucht 1 KI-Credit. Copilot und digitale Mitarbeiter stellt die Seite KI-Agenten vor.

Was sollten Sie vor der Automatisierung entscheiden?

Entscheiden Sie zuerst, auf wessen Tisch jede Liste am Morgen landet, und dann, welche Freigabe bei wem bleibt. Beantworten Sie diese Fragen:

Geht die Liste überfälliger Rechnungen an die Finanzabteilung oder an den Inhaber?
Kommt die Benachrichtigung über die Glocke im Panel, den Team-Chat oder per E-Mail?
Wer gibt Bedarfsmeldungen und Urlaubsanträge frei, und sollte diese Person die Meldung erhalten?
Welcher Workflow läuft täglich, welcher nur, wenn etwas passiert?
Mit welchem Beispieldatensatz testen Sie, bevor Sie den Workflow einschalten?

Wie richten Sie das in PureField ein?

Workflows entstehen auf dem Bildschirm Workflows im KI-Menü: aus einer Vorlage, durch Verbinden von Schritten auf der Arbeitsfläche, durch eine Beschreibung in einem Satz an die KI oder durch eine Anfrage an Copilot im Chat. Ein aus einer Vorlage installierter Workflow wird inaktiv angelegt; Sie prüfen die Empfänger, probieren ihn mit „Testen“ an einem Beispieldatensatz aus und schalten ihn dann ein. Der Tab Ausführungen zeigt jede Ausführung Schritt für Schritt.

Ein Workflow erreicht die Module, die Ihr Unternehmen aktiviert hat, und die Datensätze, auf die die speichernde Person Zugriff hat. Workflows sind in PureExecutive enthalten und für PurePioneer als Zusatzmodul erhältlich; siehe Preise. Arbeitsfläche, Vorlagen und Bibliothek zeigt die Seite Workflow-Automatisierung.

Lassen Sie uns in einer PureField-Demo Ihren ersten Workflow für Finanzen, Einkauf oder Personalwesen bauen. Demo vereinbaren

Häufige Fragen

Kann ein Workflow Zahlungen oder Bestellungen freigeben?

Ein Workflow informiert die zuständige Person über einen Datensatz, der auf Freigabe wartet. Die Bestellung gibt immer ein Teammitglied frei, und auch Zahlungen und Urlaubsfreigaben bleiben bei der zuständigen Person.

Startet ein mit Copilot gebauter Workflow sofort?

Copilot bringt den Workflow als Plankarte; wenn Sie auf „Plan anwenden“ klicken, wird er inaktiv angelegt. Sie prüfen die Schritte im Editor, probieren ihn mit „Testen“ aus und schalten ihn dann ein.

Bekomme ich eine Benachrichtigung, auch wenn keine Rechnung überfällig ist?

Der Bedingungsschritt in der fertigen Vorlage prüft die Liste. Gibt es Rechnungen, geht eine Benachrichtigung hinaus; wenn nicht, endet der Workflow ohne Meldung.

Wer kann einen Workflow sehen und bearbeiten?

Inhaber und Administratoren sehen und bearbeiten alle Workflows im Unternehmen. Andere Panel-Nutzer bauen Workflows mit den Datensätzen, auf die sie Zugriff haben, und sehen ihre eigenen.

Welches Paket enthält Workflows?

Sie sind in PureExecutive enthalten und für PurePioneer als Zusatzmodul erhältlich. Der 7-tägige kostenlose Test schaltet alle Funktionen frei, auch Workflows. Die Beträge stehen auf der Preisseite.