Was ist Geschäftsautomatisierung?

Ein Workflow ist ein Auslöser plus die damit verbundenen Schritte. Der Auslöser startet die Ausführung; jeder Schritt übernimmt die Ausgabe des vorherigen, erledigt seine Aufgabe und gibt das Ergebnis weiter.

Daten wandern zwischen den Schritten. Der Kundenname aus dem Auslöser landet im Benachrichtigungstext und im Titel der Aktivität, die der Workflow anlegt.

Eine von fünf Auslöserarten: ein Datensatzereignis, ein Zeitplan, eine eingehende Anfrage, ein manueller Start oder ein anderer Workflow.

• Datensatzereignis: startet, wenn ein Datensatz angelegt, aktualisiert oder gelöscht wird. Ein neuer Lead, ein abgeschlossener Arbeitsauftrag oder eine eingereichte Bedarfsmeldung sind Datensatzereignisse.
• Zeitplan: läuft in einem Intervall, täglich, wöchentlich oder an einem bestimmten Tag im Monat. Die Liste überfälliger Rechnungen um 09:00 Uhr ist ein zeitgesteuerter Workflow.
• Eingehende Anfrage: startet, wenn ein anderes System die eigene Adresse des Workflows aufruft. So entsteht ein Lead, wenn Ihr Website-Formular abgeschickt wird, und Sie können signierte Anfragen verlangen.
• Manueller Start: Sie starten den Workflow per Schaltfläche oder zum Testen.
• Aufruf durch einen anderen Workflow: Ein Workflow führt einen anderen als Schritt aus, sodass Schritte, die mehrere Workflows teilen, an einer Stelle liegen.

Dieser Workflow zeigt, wie ein KI-Schritt Datensätze auf drei Wege verteilt. Er läuft, sobald ein Lead angelegt ist:

• Auslöser: Im CRM wird ein neuer Lead angelegt.
• KI stuft ein: Sie liest Titel, Firma, Quelle und Notizen des Leads. Kaufabsicht, Budget oder Dringlichkeit bedeuten heiß; Interesse ohne klaren Bedarf bedeutet warm; kein relevantes Interesse bedeutet kalt.
• Wenn heiß: Die Priorität des Leads wird erhöht, und Administratoren erhalten eine Panel-Benachrichtigung.
• Wenn warm: Für den nächsten Tag wird ein Nachfassanruf eingeplant.
• Wenn kalt: Der Workflow endet und lässt den Datensatz, wie er ist.

Die Anweisungen zur Einstufung und die Frist für das Nachfassen passen Sie an Ihren eigenen Vertriebsprozess an. In PureField gibt es diesen Workflow als fertige Vorlage: Neue Leads mit KI qualifizieren.

Zuerst das Ereignis, das den Workflow startet, dann, wer was erfahren muss, wenn es eintritt. Beantworten Sie diese Fragen vor dem Bauen:

• Was startet ihn: eine Änderung an einem Datensatz oder eine Uhrzeit?
• Welche Datensätze liest er, welche legt er an oder aktualisiert er?
• Wer wird informiert, und über welchen Kanal: Panel-Benachrichtigung, E-Mail, Team-Chat?
• An welcher Stelle muss ein Mensch entscheiden?
• Soll die Ausführung bei einem fehlgeschlagenen Schritt anhalten oder weiterlaufen?
• Mit welchem Beispieldatensatz testen Sie, bevor Sie ihn aktivieren?

Beginnen Sie mit einem Auslöser und einer Benachrichtigung und beobachten Sie das ein paar Tage. Bedingungen und Verzweigungen kommen danach.

In PureField liegen Workflows unter KI › Workflows, und Sie bauen sie auf einem von drei Wegen: eine fertige Vorlage installieren, Schritte auf der Arbeitsfläche verbinden oder beschreiben, was Sie wollen, und die KI einen Entwurf machen lassen.

• Vorlagen: fertige Workflows für Vertrieb, Service, Finanzen, Personalwesen, Einkauf und Projekte. Die Liste zeigt die, die zu den Modulen Ihres Unternehmens passen. Installierte Vorlagen starten inaktiv, Sie prüfen sie also, bevor Sie sie einschalten.
• Arbeitsfläche: Jeder Schritt ist eine Karte auf einer Rasterfläche. Sie verbinden den Ausgang einer Karte mit dem Eingang der nächsten. Eine geöffnete Karte zeigt ihre Einstellungen und die Daten, die in den Schritt hinein- und aus ihm herausgehen.
• Mit KI erstellen: Sie schreiben einen Satz wie „Finde jeden Morgen um 09:00 Uhr überfällige Rechnungen und schick mir eine Zusammenfassung per E-Mail“. Schritte und Verbindungen erscheinen auf der Arbeitsfläche; Sie prüfen und speichern. Jeder Entwurf verbraucht 1 KI-Credit.

Testlauf führt den Workflow sofort aus. Um den laufenden Schritt dreht sich ein grüner Ring, abgeschlossene Schritte zeigen ein Häkchen oder ein Fehlerzeichen. Mit Eingabe testen füttert den Workflow mit Beispieldaten. Der Tab Ausführungen listet frühere Ausführungen; öffnen Sie eine, sehen Sie Ein- und Ausgabe jedes Schritts. Eine fehlgeschlagene Ausführung können Sie wiederholen, eine laufende abbrechen.

Für jeden Schritt legen Sie fest, was bei einem Fehler passiert: die Ausführung anhalten, weiterlaufen oder das fehlgeschlagene Element auf einen eigenen Fehlerpfad schicken. Verbinden Sie einen Benachrichtigungsschritt mit diesem Pfad, erfährt die zuständige Person davon.

Ein Workflow erreicht die Module, die Ihr Unternehmen nutzt, und die Datensätze, die die speichernde Person sehen darf. Jeder Panel-Nutzer baut Workflows im Rahmen seiner eigenen Berechtigungen; Inhaber und Administratoren sehen und bearbeiten alle Workflows des Unternehmens. Jede erfolgreiche Ausführung eines KI-Schritts verbraucht 1 KI-Credit.

Workflows sind in PureExecutive enthalten und für PurePioneer als Zusatzmodul erhältlich. Die Pakete vergleichen Sie auf der Preisseite.

Veröffentlichen Sie einen Workflow in der Workflow-Bibliothek oder exportieren Sie ihn als Datei. Geteilt wird eine Kopie; Ihr eigener Workflow bleibt, wie er ist.

• Mein Unternehmen: Mit In Bibliothek teilen im Editor veröffentlichen Sie innerhalb Ihres Unternehmens. Jeder Panel-Nutzer in Ihrem Unternehmen kann ihn sehen und in seinem eigenen Konto installieren.
• Community: Ein Inhaber oder Administrator kann einen Workflow für alle PureField-Nutzer öffnen. Er geht live, nachdem PureField ihn freigegeben hat.
• Von mir geteilt: Verfolgen Sie Ihre geteilten Workflows und deren Freigabestatus, laden Sie eine neue Version hoch oder ziehen Sie die Veröffentlichung zurück. Wer ihn bereits installiert hat, behält seinen Workflow wie bisher.
• Export und Import: Laden Sie den Workflow als .json-Datei herunter und importieren Sie ihn in ein anderes PureField-Konto. Ein importierter Workflow startet inaktiv.

Beim Teilen werden geheime Header, Adressen von Chat-Kanälen und feste Datensatznummern aus der Kopie entfernt; bei Community-Freigaben auch E-Mail-Adressen. Wer den Workflow installiert, füllt diese Felder aus. Ein installierter Workflow läuft mit den Berechtigungen der installierenden Person, und jeder Schritt, der einen Datensatztyp außerhalb dieser Berechtigungen nutzt, wird deaktiviert.