Talimat uygulamada yazılır, fark hemen görünür.
PureField LIMS'te doküman yönetimi, kontrollü dokümanların uygulamadaki editörde yazıldığı, taslağın yürürlükteki revizyonla karşılaştırıldığı ve kategoriye göre onay akışıyla e-imzalandığı modüldür. Kontrollü PDF metinden oluşur ve SHA-256 özetine bağlanır. Yürürlüğe giren revizyon, onu okuması gereken her kişiye kendi e-imzasıyla kapatacağı bir okudum-anladım görevi açar.
Hesap talebi oluşturOnaylayan kişi neyin değiştiğini görerek imzalar.
Doküman laboratuvarın üst ve alt bilgisiyle uygulamada yazılır, taslak yürürlükteki revizyonla hemen karşılaştırılır. Her kategorinin kendi onay akışı vardır.
Videoda mikotoksin analizi talimatının Rev.03 taslağı Metni düzenle ile yazma sayfasında açılıyor; metin, laboratuvarın üst ve alt bilgisiyle basılacağı gibi kâğıt üzerinde. Başlıklar listesinden 4. bölüme gidiliyor, tabloda kuru incir numunesi 10 kg'dan 12 kg'a çevriliyor ve Alta satır ekle ile kuru üzüm satırı ekleniyor; alttaki durum satırı Kaydedilmemiş değişiklikler, Kaydediliyor… ve Kaydedildi 10:41 olarak değişiyor. Yazmayı bitir'den sonra doküman sayfasının Değişiklikler bölümü taslağı yürürlükteki Rev.02 ile karşılaştırıyor: +12 kelime, −1 kelime ve değişen bölüm; silinen 10 kırmızı ve üstü çizili, eklenenler yeşil ve altı çizili. Yan yana görünümünde iki revizyon blok numaralarıyla yan yana duruyor.
- Kâğıt görünümünde editör
- Metin başlık, tablo ve görselle, sayfa düzeni seçilerek yazılır ve birkaç saniyede kendiliğinden kaydedilir. Onaya sunulurken PDF metinden oluşur; imza PDF'in ve metnin SHA-256 özetine bağlanır.
- Değişiklikler işaretli
- Taslak yürürlükteki revizyonla satır içi ya da yan yana karşılaştırılır. Eklenen ve silinen kelimeler, değişen bölümler ve tablo hücreleri işaretli gelir.
- Akış, yürürlük, okuma
- Akışın her adımını farklı bir kişi imzalar; onay, revizyonu yazan ve düzenleyenler dışında bir yetkiliden gelir. Yürürlüğe giren revizyon 14 günlük okudum-anladım görevi açar.
Taslaktan yürürlüğe
Metni yazın
Metni düzenle editörü açar: başlıklar, tablolar, görseller, not kutusu ve / ile blok menüsü. Sayfa düzeni (A4 dikey ya da yatay, kenar boşlukları, yazı tipi ve boyutu) kontrollü PDF'e aynen geçer.
Kendiliğinden kayıt
Metin, yazmayı bıraktıktan birkaç saniye sonra kaydedilir. Editörün altında Kaydedildi ve saat, kelime sayısı ve son düzenleyen yazar; her kayıt denetim izine geçer.
Farkı görün
Değişiklikler bölümü taslağı yürürlükteki revizyonla karşılaştırır: eklenen ve silinen kelime sayısı, değişen bölümler, satır içi ya da yan yana görünüm. Tablolar hücre hücre karşılaştırılır.
Onaya sunun
PDF metinden oluşur, her sayfasında laboratuvarın üst ve alt bilgisi basılır. Kategorinin akışındaki en çok beş denetleme adımı sırayla e-imzalanır, sonra onay gelir.
Yürürlük ve okuma
Revizyon hemen ya da planlanan tarihte yürürlüğe girer, önceki revizyon kendiliğinden kalkar. Okuma görevi rol, unvan ya da adla atanır; kişi görevi 14 gün içinde kendi e-imzasıyla kapatır.
Kontrollü doküman kuralları
Kurallar ISO/IEC 17025 §8.3 için veritabanında uygulanır; hangi ekrandan gelinirse gelinsin aynı kural işler.
- Görevler ayrılığı
- Onay, revizyonu yazan, düzenleyen ve onaya sunanlar dışında bir yetkiliden gelir. Akışın her adımını farklı bir kişi imzalar.
- PDF metinden basılır
- Uygulamada yazılan revizyonun PDF'i her zaman metinden basılır ve onaylayan bu PDF'in SHA-256 özetini imzalar. Onay yalnız PDF güncel metnin baskısıyken verilir.
- Onayda metin donar
- Onaya sunulan revizyonun metni salt okunur, kâğıt görünümünde açılır. Düzeltme gerekirse revizyon taslağa geri gönderilir, yazarı düzeltip yeniden onaya sunar.
- Aynı anda düzenleme
- İki kişi aynı taslağı aynı anda düzenlerse sonra kaydedene uyarı çıkar ve ilk kaydedenin metni korunur. Kişi sayfayı yenileyip kaydedilmiş metin üzerinden düzenlemeye devam eder.
Konuyla ilgili
Sık sorulan sorular
Dokümanı Word'de hazırlayıp PDF olarak yükleyebilir miyiz?
İki revizyon arasındaki fark nasıl görülür?
Okudum-anladım görevi nasıl işler?
