Workflow rehberi, Servis ve bakım
Servis raporundan fatura nasıl kesilir?
- Yazar
- PureField
- Yayın
- Güncelleme
Servis faturası, tamamlanan bir servis işinde yapılan işçilik ve kullanılan parçanın müşteriye bedelini belgeleyen satış faturasıdır. Hızlı ve eksiksiz kesmek için servis raporu, cari kart ve fatura kaydı aynı akışta çalışmalıdır. Bu rehber zorunlu alanları, kalem ayrımını ve hata düzeltmeyi adım adım anlatır.
Servis faturası ne zaman kesilir?
Servis faturası, tamamlanan bir servis işinde yapılan işçilik ve kullanılan parçanın müşteriye bedelini belgeler. Fatura genellikle iş tamamlandıktan ve servis raporu onaylandıktan sonra hazırlanır, çünkü faturadaki kalemler raporun içeriğinden gelir. İşin hangi aşamada faturalanacağı şirketin iç onay sürecine ve sözleşme koşullarına göre belirlenir. Düzenleme yükümlülüğü ve süre kuralları için güncel resmi kaynak ve muhasebe danışmanı esas alınmalıdır.
Faturadan önce servis raporunda olması gerekenler
Faturayı kesmeden önce servis raporunda aşağıdaki bilgilerin eksiksiz olması işi hızlandırır:
- Müşteri cari kartında VKN veya TCKN
- İşlem tarihi, yapılan iş ve kullanılan parçalar ayrı satırlarda
- Cihaz, seri numarası ve ölçüm değerleri
- Müşteri imzası ve teknisyen onayı
Bu bilgiler raporda tutulduğunda fatura hazırlanırken yeniden yazılması gerekmez.
Servis faturasında zorunlu alanlar
Zorunlu alanlar mevzuata göre değişebilir. Aşağıdaki tablo servis faturasında sık kullanılan alanları gösterir. Güncel liste için GİB kaynakları ve muhasebeci ile teyit edilmelidir.
| Alan | Neden gerekli | Nereden gelir |
|---|---|---|
| Satıcı ve alıcı bilgileri | Belgenin tarafları ve vergi kaydı | Firma kartı, müşteri cari kartı |
| VKN veya TCKN | Alıcı eşlemesi ve kayıt | Cari kart |
| Fatura numarası ve düzenleme tarihi | Belgenin takibi ve sıralaması | Fatura modülü |
| Kalem, birim, miktar, birim fiyat | Hizmet ve parçanın bedeli | Servis raporu |
| KDV oranı ve tutar | Vergi hesabı | Kalem tanımı ve muhasebe kuralı |
| Döviz kuru ve kur tarihi | Dövizli işlemler | TCMB satış kuru, resmi kaynakla teyit edilir |
İşçilik, parça ve KDV ayrı kalemler olarak nasıl yazılır?
İşçilik ve parça ayrı kalem olarak yazılır. Her kalemin KDV oranı mevzuata göre ayrı girilir.
- İşçilik saati
- Değiştirilen parça
- Sarf malzeme
- Nakliye
Garanti kapsamındaki işlerde hangi kalemin ücretli olduğu faturada ayrıca gösterilmeli ve muhasebe ile teyit edilmelidir. Dövizli çalışmalarda kur, TCMB satış kuru ve kur tarihiyle birlikte yazılır.
E-fatura mı, e-arşiv mi?
Karar, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığına göre verilir. Bu durum GİB kayıtlarından kontrol edilir.
| Durum | Belge türü | Not |
|---|---|---|
| Alıcı e-Fatura mükellefi | e-Fatura | Alıcının kayıtlı posta kutusuna iletilir |
| Alıcı e-Fatura mükellefi değil | e-Arşiv | Belge elektronik ortamda alıcıya iletilir ve arşivlenir |
Eşik tutarları ve geçiş tarihleri resmi kaynaktan doğrulanmadan yazılmamalıdır.
PureField’de rapordan faturaya akış
Tamamlanan servis raporundan fatura kesilir. Fatura modülünde kaynak olarak servis raporu seçilir. Servis Faturalama dijital çalışanı tamamlanan raporları takip eder ve fatura taslağı hazırlamaya yardım eder. Taslak önerilir, onay sizde kalır. Aposkal ile çalışıldığında giden faturanın gönderimi yapılır, gelen e-faturalar önizlenip içeri alınır ve aynı belge iki kez içeri alınmaz. Cari eşleme için vergi numarası gerekir.
Tahsilat ve ödeme takibi
Aposkal entegrasyonu üzerinden tahsilat ve ödeme belgeleri senkronize edilir. Banka belgeleri ile faturaların eşleşmesi, tahsilat durumunu netleştirir. Açık bakiyesi olan müşteriye yeni servis işi açılmadan önce cari kartta bu durum görülebilir.
Hatalı faturayı düzeltme
Hatalı fatura için iptal ve düzeltme adımları mevzuata göre uygulanır. Düzeltmeden sonra müşteriye bildirim gönderilmesi, iki tarafın kayıtlarının aynı tutarı göstermesini sağlar. Saklama süresi ve arşiv yükümlülüğü için resmi kaynak ve muhasebe ile teyit edilerek ilerlenmelidir.
Kanıtlar
- Canlı özellik
- Tamamlanan servis raporundan fatura kesilir. Fatura modülünde kaynak olarak servis raporu seçilir.
- Aposkal entegrasyonu
- Giden fatura gönderimi, gelen e-faturanın önizlenip içeri alınması ve tahsilat ile ödeme belgelerinin senkronu. Mükerrer içeri alma yoktur.
- Servis Faturalama dijital çalışanı
- Tamamlanan raporları takip eder ve fatura taslağı hazırlamaya yardım eder. Taslak için onay kullanıcıdadır.
- Cari eşleme
- Aposkal ile cari eşleme için müşteri vergi numarası gerekir.
- Mevzuat kaynağı
- e-Fatura, e-Arşiv, VKN ve KDV kuralları için GİB ve Vergi Usul Kanunu kaynakları esas alınır; güncel süre ve eşikler resmi kaynaktan teyit edilir.
Tamamlanan servis işinizi PureField’de faturaya dönüştürmek için demo planlayın ya da teklif isteyin. Demo planlayın
Sık sorulan sorular
Servis faturası nasıl düzenlenir?
Tamamlanan servis işinin raporu hazırlanır, cari kart ve kalemler kontrol edilir, ardından fatura modülünde servis raporu kaynak olarak seçilir. Belge türü ve gönderim şekli alıcının e-Fatura durumuna göre belirlenir.
Servis faturasında hangi bilgiler zorunludur?
Satıcı ve alıcı bilgileri, vergi numarası, fatura numarası, düzenleme tarihi, kalem bilgileri, KDV oranı ve tutar zorunlu alanlar arasındadır. Döviz kullanılıyorsa kur ve kur tarihi de eklenir. Güncel liste GİB kaynaklarından teyit edilmelidir.
e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark nedir?
e-Fatura, alıcısı e-Fatura mükellefi olan işlemlerde kullanılır ve alıcının kayıtlı posta kutusuna iletilir. e-Arşiv, alıcının e-Fatura mükellefi olmadığı durumlarda elektronik ortamda düzenlenen ve arşivlenen belge türüdür.
Hatalı servis faturası nasıl düzeltilir?
Hatalı fatura için mevzuatta öngörülen iptal ve düzeltme adımları izlenir. Düzeltme sonrasında müşteriye bildirim yapılması kayıtların aynı tutarı göstermesini sağlar.
Cari kart için vergi numarası neden gerekir?
Vergi numarası, faturanın doğru alıcıya eşlenmesi ve kaydın mükerrer oluşmaması için gerekir. Aposkal ile cari eşleme yapılırken de vergi numarası kullanılır.
Döviz üzerinden servis faturası kesilirse hangi kur kullanılır?
Kur seçimi mevzuata ve işlemin tarihine göre yapılır. Bu rehberde TCMB satış kuru örnek olarak verilmiştir ve kullanılacak kur resmi kaynaktan teyit edilmelidir.