Excel-sjabloon voor klantsegmentatie
RFM-segmentatie groepeert klanten op drie getallen: dagen sinds de laatste aankoop (R), aantal bestellingen (F) en totale omzet (M), elk gescoord van 1 tot 5. Dit gratis Excel-sjabloon berekent de scores met formules, plaatst elke klant in een van negen segmenten, van Kampioenen tot Verloren, en vat per segment het aantal klanten en het omzetaandeel samen.
Excel-bestand (.xlsx), vijf tabbladen, formules klaar voor 2.000 klanten.
We bevestigen je e-mailadres met een code. Het bestand wordt gedownload en er komt een kopie in je inbox.
Plak de lijst, het segment verschijnt ernaast
De tabel komt uit de voorbeelddata in het bestand. Plak je eigen klanten in dezelfde vier kolommen en de scores en segmenten worden opnieuw berekend.
| Klant | Laatste aankoop | Bestellingen | Totale omzet | Dagen | R | F | M | RFM | Segment |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Voorbeeldklant 01 | 27-10-2026 | 24 | 486.000 | 3 | 5 | 5 | 5 | 555 | Kampioenen |
| Voorbeeldklant 02 | 21-10-2026 | 18 | 352.500 | 9 | 5 | 5 | 5 | 555 | Kampioenen |
| Voorbeeldklant 03 | 15-10-2026 | 3 | 41.800 | 15 | 4 | 2 | 3 | 423 | Potentieel loyaal |
| Voorbeeldklant 04 | 28-10-2026 | 1 | 12.400 | 2 | 5 | 1 | 1 | 511 | Nieuwe klanten |
| Voorbeeldklant 05 | 02-09-2026 | 15 | 298.000 | 58 | 3 | 4 | 5 | 345 | Loyale klanten |
| Voorbeeldklant 06 | 11-06-2026 | 21 | 512.300 | 141 | 2 | 5 | 5 | 255 | Niet kwijtraken |
| Voorbeeldklant 07 | 19-05-2026 | 9 | 96.700 | 164 | 2 | 4 | 4 | 244 | Niet kwijtraken |
| Voorbeeldklant 08 | 24-08-2026 | 2 | 18.900 | 67 | 3 | 1 | 2 | 312 | Aandacht nodig |
| Voorbeeldklant 09 | 08-03-2026 | 1 | 7.600 | 236 | 1 | 1 | 1 | 111 | Verloren |
| Voorbeeldklant 10 | 09-10-2026 | 11 | 154.200 | 21 | 4 | 4 | 4 | 444 | Kampioenen |
Drie getallen, elk gescoord van 1 tot 5
Elke klant wordt vergeleken met de rest van de lijst en in een van vijf gelijke delen geplaatst. Het beste deel krijgt 5, het zwakste 1.
- R: recentheid
- Dagen van de laatste aankoop tot de analysedatum. Minder dagen, hogere score.
- F: frequentie
- Aantal bestellingen in de periode die je kiest. Klanten met evenveel bestellingen krijgen dezelfde score.
- M: omzet
- Totale omzet van de klant in dezelfde periode. Elke valuta werkt, zolang de hele lijst er één gebruikt.
Negen segmenten en wat je met elk doet
R en F bepalen het segment. M onderscheidt alleen grote klanten die niet meer bestellen. De regels worden van boven naar beneden gelezen; de eerste regel die past, bepaalt het segment.
| Segment | Regel | Wat te doen |
|---|---|---|
| Kampioenen | R 4–5 en F 4–5 | Laat hun nieuwe producten als eersten zien. Vraag om referenties en aanbevelingen. |
| Niet kwijtraken | R 1–2, F 4–5 en M 4–5 | Laat een verkoopmanager bellen. Zoek uit waarom ze niet meer bestellen en maak een aanbod op maat. |
| In gevaar | R 1–2 en F 3–5 | Stuur een e-mail die aan hun laatste bestelling herinnert. Laat daarna hun vaste verkoper bellen. |
| Loyale klanten | R 3 en F 4–5 | Stel aanvullende producten voor. Bied een jaarovereenkomst of een onderhoudscontract aan. |
| Potentieel loyaal | R 4–5 en F 2–3 | Maak de volgende bestelling makkelijk: een herinnering om opnieuw te bestellen en een voorstel voor een verwant product. |
| Nieuwe klanten | R 4–5 en F 1 | Bel na de eerste levering, stuur gebruikstips en nodig uit voor een tweede bestelling. |
| Aandacht nodig | R 3 en F 1–3 | Bel kort om naar hun behoeften te vragen, of stuur een persoonlijk voorstel. |
| Slapend | R 2 en F 1–2 | Stuur een goedkope herinneringsmail. Houd de tijd van je verkopers vrij voor andere segmenten. |
| Verloren | R 1 en F 1–2 | Probeer één terugwinmail. Komen ze niet terug, noteer dan waarom ze zijn vertrokken. |
Gebruik het sjabloon in vier stappen
- 1
Exporteer je gegevens
Haal uit je boekhoud- of CRM-software per klant de datum van de laatste aankoop, het aantal bestellingen en de totale omzet. De laatste 12 maanden zijn een goede startperiode.
- 2
Plak je eigen lijst
Verwijder de voorbeelddata op het tabblad Klanten en plak je lijst in de kolommen A–D. De formules in de andere kolommen staan klaar voor 2.000 rijen.
- 3
Controleer de analysedatum
Laat de datum op het tabblad Instellingen leeg of vul de dag in waarop je het rapport hebt geëxporteerd.
- 4
Begin bij het overzicht
Het tabblad Overzicht toont per segment het aantal klanten en het omzetaandeel. Bel eerst de klanten in “Niet kwijtraken” en “In gevaar”.
Excel-bestand (.xlsx), vijf tabbladen, formules klaar voor 2.000 klanten.
We bevestigen je e-mailadres met een code. Het bestand wordt gedownload en er komt een kopie in je inbox.
Vijf tabbladen in het bestand
- Handleiding
- Vier stappen en hoe de scores worden berekend.
- Klanten
- Hier vul je klantnaam, datum van laatste aankoop, aantal bestellingen en omzet in. Dagen, R-, F-, M-scores en het segment komen uit formules.
- Instellingen
- De analysedatum. Laat je die leeg, dan geldt de dag na de laatste aankoop in de lijst.
- Segmenten
- De regel en de actie voor elk van de negen segmenten. Hernoem je hier een segment, dan verandert de naam in het hele bestand.
- Overzicht
- Aantal klanten, omzet, omzetaandeel en gemiddelde omzet per segment.
Van segment naar campagne
In PureField Marketing bouwt je team met regels segmenten uit CRM-records en stuurt het elk segment een eigen e-mailcampagne. PureField Marketing
Gerelateerde artikelen
Veelgestelde vragen
Wat is een RFM-analyse?
In welke programma's opent het sjabloon?
Hoeveel klanten kan het sjabloon aan?
Waarom is de analysedatum belangrijk?
Kan ik de segmentregels aanpassen?
Waarom vragen jullie om een e-mailadres?
Breng je klantbeheer van Excel naar een CRM.
Tijdens de proefperiode heb je geen creditcard nodig.