Workflowgids, Service en onderhoud

Software voor serviceaanvragen: van aanvraag tot werkorder

Auteur: PureField
Gepubliceerd: 20 oktober 2026
Bijgewerkt: 20 oktober 2026

Software voor serviceaanvragen registreert een reparatie- of onderhoudsaanvraag van een klant of van binnen het bedrijf, koppelt die aan een werkorder, wijst een monteur toe en sluit de klus af met een servicerapport. PureField houdt de aanvraag, de apparatuurhistorie en het rapport in één keten van records, en Copilot en digitale medewerkers volgen de openstaande punten terwijl jij elke toewijzing goedkeurt.

Keuzecriteria: één keten van records van aanvraag tot afsluiting

De beslissende vraag bij het vergelijken van software voor serviceaanvragen is of de aanvraag, de werkorder en het rapport in dezelfde keten van records blijven. De tabel hieronder laat zien hoe PureField elke stap aanpakt en waar je op let bij het kiezen.

Criterium	Hoe PureField het aanpakt	Waar je op let bij het kiezen
Registratie van de aanvraag	Klant-, apparatuur- en storingsgegevens worden in één formulier ingevoerd	Verplichte velden en de koppeling met de apparatuur
Van aanvraag naar werkorder	De aanvraag wordt aan een werkorder gekoppeld en beide records tonen elkaar	Of de status van de aanvraag doorloopt naar de werkorder
Toewijzing van de monteur	AI-planning stelt monteurs en een korte briefing voor, en jij keurt de toewijzing goed	Wie de toewijzing goedkeurt
Apparatuurhistorie	De apparatuurkaart met QR-code toont garantie, documenten en eerdere werkorders	Hoe snel je bij het laatste onderhoudsrecord komt
Servicerapport	Het afgeronde rapport wordt een pdf en kan per e-mail worden verstuurd	Hoe de klant het rapport ontvangt

Stap voor stap van serviceaanvraag naar werkorder

Een binnenkomende aanvraag doorloopt de volgende stappen. Elke stap is één handeling.

Registreer de aanvraag: klant, apparaat en storingsomschrijving worden in één formulier ingevoerd.
Open de werkorder: de aanvraag wordt aan een werkorder gekoppeld en beide records tonen elkaar.
Zet externe aanvragen om: een externe aanvraag wordt op hetzelfde scherm een aanvraag of een werkorder.
Wijs de monteur toe: de toewijzing en de planning van de werkorder staan op hetzelfde record.
Ontvang de afsluiting uit het veld: de monteur vult vanuit de werkorder het rapport, de foto's en de handtekening in.

Toewijzing van monteurs: voorstel, briefing en goedkeuring

AI-serviceplanning geeft de beschikbare monteurs een score en maakt een korte briefing met de gegevens van klant en apparaat. Het resultaat verschijnt als voorbeeld. De werkorder opent nadat jij het voorbeeld hebt goedgekeurd. Deze functie is optioneel en beschikbaar op accounts waarop de AI-functie is ingeschakeld.

Storingsrecords en apparatuurhistorie

Een storingsrecord is gekoppeld aan de bijbehorende apparatuurkaart met QR-code. De kaart toont gegevens over het apparaat, de garantieperiode, documenten en eerdere werkorders, zodat eerdere servicebeurten voor dezelfde storing in één oogopslag zichtbaar zijn. Is de volgende onderhoudsdatum ingevuld, dan gaat er op die datum een onderhoudsherinnering per e-mail uit. Na de herinnering opent je team de onderhoudswerkorder, en de onderhoudshistorie blijft op de apparatuurkaart vastgelegd.

Afsluiten in het veld en het servicerapport

De monteur rondt het rapport en de werkorder af. Fotovelden en een handtekening leggen het bewijs van het uitgevoerde werk vast. Het afgeronde rapport wordt als pdf gemaakt en per e-mail naar de klant gestuurd. De klant kan de service ook beoordelen via het beoordelingsportaal, en de afgeronde klus verschijnt op de klantkaart.

Onderbouwing

Flow in het panel: Een serviceaanvraag wordt een werkorder, en de aanvraag en de werkorder staan als gekoppelde records vermeld.
Servicerapport: Het rapport dat de monteur invult, wordt als pdf gemaakt en kan per e-mail worden verstuurd.
Externe aanvraag: Een externe aanvraag kan worden omgezet in een aanvraag of een werkorder.
AI-serviceplanning: Scores van monteurs en een briefing worden als voorbeeld getoond, en de werkorder opent na goedkeuring.
Apparatuurkaart met QR-code: Apparaatgegevens, garantie, documenten, onderhoudsdatum en eerdere werkorders staan op het apparatuurrecord.

Plan een demo om je eigen flow van aanvraag tot rapport in te richten; tijdens dat gesprek bereiden we ook je offerte voor. Demo plannen

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een serviceaanvraag en een werkorder?

Een serviceaanvraag is de reparatie- of onderhoudsbehoefte die een klant of een intern team meldt. Een werkorder is die aanvraag nadat ze is ingepland en aan een monteur is toegewezen. In PureField zijn de twee records gekoppeld en ga je op hetzelfde scherm van aanvraag naar werkorder.

Wie keurt de toewijzing van een monteur goed?

Een teamlid met het recht om toe te wijzen keurt die goed. Voorstellen van de AI-planning verschijnen als voorbeeld, en de werkorder opent pas nadat jij het voorbeeld hebt goedgekeurd.

Hoe volg je een storingsrecord naast de historie van een apparaat?

Het storingsrecord wordt geopend vanaf de bijbehorende apparatuurkaart met QR-code. De kaart toont eerdere werkorders voor het apparaat, zodat eerdere servicebeurten voor dezelfde storing op één scherm zichtbaar zijn.

Kun je externe aanvragen op hetzelfde scherm beheren?

Ja. Externe aanvragen staan in een eigen lijst en worden in één stap omgezet in een aanvraag of een werkorder. De externe klus komt daarna in je werkorderplanning terecht.

Hoe komt het servicerapport bij de klant?

Het afgeronde rapport wordt als pdf gemaakt en per e-mail naar de klant gestuurd. De klant kan de service ook beoordelen via het beoordelingsportaal.