Een offerte schrijven

Een offerte begint met een duidelijke behoefte en eindigt met een datum om op te volgen.

1. Leg de behoefte schriftelijk vast. In plaats van "airco voor de nieuwe vestiging" splits je het uit: "4 binnenunits, 1 buitenunit, inclusief installatie".

2. Controleer je kosten. Bekijk de inkoopprijs en marge van elke regel voordat de offerte de deur uitgaat.

3. Vul de regels en de btw in. Vermenigvuldig het aantal met de stukprijs, trek de korting af en pas het btw-tarief toe op wat overblijft.

4. Voeg geldigheid en voorwaarden toe. Beschrijf lever-, betalings- en garantievoorwaarden elk in één zin.

5. Verstuur als pdf en plan een vervolgdatum. Zet de dag waarop je de klant belt, vóór de offerte verloopt, in je agenda.

De meest gemaakte fout is een offerte versturen zonder de marge te controleren. De andere fouten hebben meestal dezelfde oorzaak: de offerte staat in een spreadsheet, wordt gekopieerd en niemand weet welke kopie de laatste is.

• Marge niet gecontroleerd: de inkoopprijs van een regel is vorige maand gestegen, de offerte gaat tegen de oude prijs de deur uit en de opdracht wordt met verlies binnengehaald.
• Geen geldigheidsdatum: de klant wil drie maanden later tegen dezelfde prijs bestellen.
• Versieverwarring: de klant heeft "offerte_definitief_v3_herzien" en "offerte_definitief_v4", met verschillende totalen.
• Vage voorwaarden: niemand heeft opgeschreven of installatie of verzending inbegrepen is.
• Geen opvolging: de offerte gaat de deur uit en akkoord of afwijzing wordt nergens vastgelegd.

Met de offerte- en proforma-factuurgenerator maak je de offerte in je browser en download je hem als pdf. Kies het documenttype en vul je eigen gegevens, die van de klant, de offerteregels, het btw-tarief en de korting in; subtotaal, btw en eindtotaal worden bijgewerkt terwijl je typt.

• De btw stel je per regel in op 0%, 1%, 10% of 20%. Per regel wordt het aantal vermenigvuldigd met de stukprijs, gaat de korting eraf en wordt btw berekend over de rest; elke regel wordt afgerond op twee decimalen.
• Er zijn vier sjablonen: Klassiek, Modern, Minimaal en Zakelijk.
• Je kunt je logo, bedrijfsstempel en handtekening toevoegen. Teken de handtekening op het scherm of typ je naam.
• Geen account, geen betaalgegevens en geen proefperiode. Een e-mailadres is alleen nodig als je wilt dat we je de pdf sturen.
• Het formulier wordt alleen in je browser bewaard terwijl je typt. De pdf wordt op onze server gemaakt en van elke pdf wordt een kopie bewaard.

Met dezelfde tool maak je ook proforma-facturen. Hoe een proforma-factuur verschilt van een factuur, lees je in de gids over de proforma-factuur.

In PureField CRM open je een offerte vanuit de verkoopkans en blijft die op de klantkaart staan. De inkoopprijs en marge van elke regel zijn zichtbaar; regels worden vergeleken met de catalogusprijs en eerdere inkopen, zodat een regel met lage marge opvalt voordat de offerte de deur uitgaat. De offerte wordt als pdf verstuurd of gedeeld in een verkoopruimte voor de klant. Akkoord of afwijzing wordt op de offerte vastgelegd.

Accepteert de klant, dan wordt afhankelijk van het offertetype automatisch een order aangemaakt. Het salesteam maakt vanuit de offerteregels de QR-apparatuurkaarten van de klant aan, en de servicedienst volgt later via die kaart de historie van hetzelfde apparaat.

Vraag je Copilot om "een offerte voor Delta Medikal voor 3 GA30-units op te stellen", dan bekijken de persona's Salesdirecteur en Directieassistent de gegevens in een managementoverleg, wordt de conceptofferte direct opgeslagen en staat de pdf klaar. Jij bepaalt wanneer het concept naar de klant gaat.