Begrippengids, Platform
Wat is een proforma-factuur, en is het een echte factuur?
- Auteur
- PureField
- Gepubliceerd
- Bijgewerkt
Een proforma-factuur is een document vóór de verkoop dat de koper de artikelen, aantallen, prijzen, belasting en betalingsvoorwaarden laat zien voordat de verkoop plaatsvindt. Het document waarop je boekhouding steunt, is de e-factuur of e-archieffactuur die apart wordt uitgereikt zodra de goederen geleverd zijn of de dienst is verricht.
Waarvoor gebruik je een proforma-factuur?
Met een proforma-factuur ziet de koper het volledige bedrag en de voorwaarden op een formeel ogend document voordat hij zich vastlegt. Ze lijkt op een factuur maar schept geen schuld; ze is de geschreven versie van "dit zijn de voorwaarden waarop we verkopen".
Veelvoorkomende situaties:
- Om een aanbetaling vragen. De verkoper wil een aanbetaling voordat hij de order voorbereidt. De administratie van de koper heeft een document nodig met het bedrag en de bankgegevens voordat ze betaalt; de proforma is dat document.
- Import en buitenlandse handel. Kopers vragen vaak om een proforma om importformaliteiten en betaling voor te bereiden. Vraag je douane-expediteur of bank welk document ze voor welke stap accepteren.
- Werken met een bank. Voor een kredietbrief (letter of credit) of een financieringsaanvraag kan de bank om een proforma vragen met het bedrag en de voorwaarden van de goederen.
- Interne goedkeuring bij de koper. Het inkoopteam van de koper verzamelt proforma's van leveranciers om een budget goedgekeurd te krijgen.
Hoe verschillen een offerte, een proforma-factuur en een factuur?
Een offerte komt vroeg in de onderhandeling, een proforma vlak voor de overeenstemming en een factuur na de verkoop. Alle drie bevatten vergelijkbare regels, maar het juridische en boekhoudkundige effect verschilt.
| Offerte | Proforma-factuur | Factuur (e-factuur) | |
|---|---|---|---|
| Wanneer | Tijdens het verkoopgesprek | Vlak voor de verkoop, als de voorwaarden vastliggen | Als de goederen geleverd zijn of de dienst is verricht |
| Doel | Opties en prijzen voorleggen | Het definitieve bedrag en de betalingsvoorwaarden vastleggen | De verkoop vastleggen en de koper tot betaling verplichten |
| Schept een schuld | Nee | Nee | Ja |
| Basis voor boekingen | Nee | Nee | Ja |
| Een factuur voor de belasting | Nee | Nee | Ja |
| Kan ze veranderen | Vaak, via onderhandeling | Wordt opnieuw uitgereikt als de voorwaarden veranderen | Annulering en correctie volgen vaste regels |
Is een proforma-factuur een juridisch document?
Een proforma-factuur is een commercieel document vóór de verkoop, maar geen factuur in fiscale zin. De Turkse wet op de belastingprocedure definieert een factuur als het document dat het bedrag toont dat de klant verschuldigd is voor verkochte goederen of verricht werk. Bij het uitreiken van een proforma is er nog geen verkoop en dus ook geen schuld.
In de praktijk:
- Je geeft op basis van een proforma geen btw aan en boekt er geen opbrengsten of kosten op.
- De koper kan op basis van een proforma geen voorbelasting aftrekken.
- Vindt de verkoop plaats, dan reikt de verkoper een e-factuur of e-archieffactuur uit, afhankelijk van zijn fiscale status.
- Verschillen het bedrag op de proforma en de latere factuur, dan geldt de factuur.
Fiscale en boekhoudkundige gevolgen verschillen per bedrijf; vraag je boekhouder naar je eigen transactie.
Wat moet er op een proforma-factuur staan?
Een proforma-factuur bevat alles wat de koper nodig heeft om te betalen en goed te keuren. Een volledige proforma bevat meestal:
- Een titel die duidelijk "proforma-factuur" zegt
- Proformanummer, datum van uitgifte en geldig-tot-datum
- Statutaire naam, adres, belastingkantoor en fiscaal nummer van de verkoper
- Statutaire naam, adres en fiscale gegevens van de koper
- Regels: omschrijving, aantal, eenheid, stukprijs, korting
- Btw-tarief en -bedrag, subtotaal en eindtotaal
- Valuta
- Betalingsvoorwaarden: percentage aanbetaling, vervaldatum, naam van de bank, rekeninghouder en IBAN
- Levervoorwaarden en levertijd
- Handtekening en bedrijfsstempel
De geldig-tot-datum is belangrijk. Bij klussen waarbij wisselkoersen of kosten schommelen, nodig je de koper zonder die datum uit om later het oude bedrag te betalen.
Hoe maak je een proforma-factuur?
Met een sjabloon maak je een proforma-factuur in een paar minuten; waar het om gaat, is dat de regels en de belasting kloppen.
De gratis offerte- en proforma-generator is hiervoor gemaakt. Je kiest proforma als documenttype en vult je bedrijfs- en klantgegevens, de regels, het btw-tarief en de korting in; subtotaal, btw en eindtotaal tellen op terwijl je typt. Hij ondersteunt drie valuta's en heeft vier sjablonen, een handtekening en een stempel. Je downloadt de pdf of verstuurt hem per e-mail. Een account is niet nodig. Vindt de verkoop plaats, dan reik je de factuur uit vanuit je eigen e-factuur- of boekhoudsoftware.
Hoe ga je in PureField van proforma naar factuur?
In PureField wordt de offerte in het CRM voorbereid, een geaccepteerde offerte opent afhankelijk van het offertetype een order, en de factuur wordt in de module Financiën uitgereikt. In Financiën wordt een verkoopfactuur voor de klant aangemaakt en als e-factuur verstuurd via de Aposkal-koppeling; klant- en productrecords worden gematcht met die in Aposkal. Komt de betaling binnen, dan wordt die tegen de factuur geboekt en staat het saldo van de klant op de klantkaart. Grootboek en proef- en saldibalans blijven in je boekhoudsoftware.
Onderbouwing
- Turkse wet op de belastingprocedure nr. 213, artikel 229
- Definieert een factuur als het handelsdocument dat de verkoper aan de klant geeft om het bedrag te tonen dat de klant verschuldigd is voor verkochte goederen of verricht werk. Bron: mevzuat.gov.tr
- Turkse wet op de belastingprocedure nr. 213, artikel 231
- Verplicht dat de factuur binnen zeven dagen na levering van de goederen of het verrichten van de dienst wordt uitgereikt. Een proforma voldoet niet aan de factuurplicht. Bron: mevzuat.gov.tr
Maak je proforma nu in de gratis generator, en zie de stap naar facturatie in een PureField-demo. Demo plannen