Hoe vervang je Excel bij het bijhouden van service en onderhoud?

De tabel hieronder zet de criteria op een rij die je controleert als je kiest hoe je servicewerk bijhoudt.

• Apparatuurhistorie: de laatste servicebeurt, de garantie en de volgende onderhoudsdatum staan op verschillende tabbladen.
• Status van de werkorder: toewijzing, uitsturen en afsluiten zijn over meerdere kolommen verdeeld.
• Servicerapport: foto's, handtekeningen en akkoord van de klant blijven buiten het bestand.
• Betaling en factuur: de koppeling tussen een afgesloten klus en de factuur wordt met de hand gelegd.
• Klantkaart: de apparatuur, offertes en servicehistorie van de klant worden op verschillende plekken bewaard.

• Breng de kolommen in kaart: zet de kolommen op een rij die je de afgelopen drie maanden het meest gebruikte en koppel elke kolom aan een veld op de klant-, apparatuur- of werkorderkaart.
• Leg verplichte velden vast: spreek de minimale gegevens af voor een klant, een apparaat en een afgesloten klus, zoals serienummer, garantiedatum en volgende onderhoudsdatum.
• Voer de eerste records in: begin met actieve klanten en hun apparatuur en voeg daarna openstaande werkorders toe. Verhuis records in delen, zodat je elk deel kunt controleren.
• Werk parallel: bewaar de spreadsheet als archief en controleer het nieuwe systeem er de eerste twee weken tegen.

De monteur opent de werkorder in de mobiele app en scant de QR-code van het apparaat om de historie te zien. Foto's van vóór en na gaan in het rapport, en de handtekeningen van de monteur en de klant worden vastgelegd. Sluit de klus, dan wordt het rapport als pdf gemaakt en per e-mail verstuurd. Kantoor ziet hetzelfde record in het webpanel, maakt een eventueel conceptrapport daar af en stuurt het naar de klant. De gegevens worden één keer ingevoerd en door het hele team gebruikt.

Heeft een apparaat een volgende onderhoudsdatum, dan krijgt de klant een herinnering per e-mail als die datum nadert. Na de herinnering opent het team een serviceaanvraag of werkorder voor het bezoek, zodat het onderhoudsplan in handen van de servicemanager blijft.

Met Service Billing maak je vanuit een afgerond servicerapport een factuur. Betalingen en incasso houd je bij in de boekhoudmodule, zodat de klantkaart laat zien wat er gefactureerd en wat er betaald is. Facturen en betalingen volgen dezelfde klantkaart als de servicehistorie.

Elke gebruiker krijgt toegang tot de modules die zijn rol nodig heeft, zodat monteurs, servicemanagers en de administratie verschillende delen van hetzelfde klantrecord zien. Stel de toegangsregels in vóór de eerste import. Verplichtingen rond gegevensbescherming hangen af van je land en sector, dus raadpleeg een juridisch adviseur voor vragen over naleving.