Excel-Vorlage zur Kundensegmentierung
Die RFM-Segmentierung gruppiert Kunden nach drei Zahlen: Tage seit dem letzten Kauf (R), Anzahl der Bestellungen (F) und Gesamtumsatz (M), jeweils mit 1 bis 5 bewertet. Diese kostenlose Excel-Vorlage berechnet die Scores mit Formeln, ordnet jeden Kunden einem von neun Segmenten zu, von Champions bis Verloren, und fasst Kundenzahl und Umsatzanteil je Segment zusammen.
Excel-Datei (.xlsx), fünf Tabellenblätter, Formeln für 2.000 Kunden vorbereitet.
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Liste einfügen, das Segment steht daneben
Die Tabelle stammt aus den Beispieldaten der Datei. Fügen Sie Ihre eigenen Kunden in dieselben vier Spalten ein, dann werden Scores und Segmente neu berechnet.
| Kunde | Letzter Kauf | Bestellungen | Gesamtumsatz | Tage | R | F | M | RFM | Segment |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Beispielkunde 01 | 27.10.2026 | 24 | 486.000 | 3 | 5 | 5 | 5 | 555 | Champions |
| Beispielkunde 02 | 21.10.2026 | 18 | 352.500 | 9 | 5 | 5 | 5 | 555 | Champions |
| Beispielkunde 03 | 15.10.2026 | 3 | 41.800 | 15 | 4 | 2 | 3 | 423 | Potenziell loyal |
| Beispielkunde 04 | 28.10.2026 | 1 | 12.400 | 2 | 5 | 1 | 1 | 511 | Neukunden |
| Beispielkunde 05 | 02.09.2026 | 15 | 298.000 | 58 | 3 | 4 | 5 | 345 | Loyale Kunden |
| Beispielkunde 06 | 11.06.2026 | 21 | 512.300 | 141 | 2 | 5 | 5 | 255 | Darf nicht verloren gehen |
| Beispielkunde 07 | 19.05.2026 | 9 | 96.700 | 164 | 2 | 4 | 4 | 244 | Darf nicht verloren gehen |
| Beispielkunde 08 | 24.08.2026 | 2 | 18.900 | 67 | 3 | 1 | 2 | 312 | Brauchen Aufmerksamkeit |
| Beispielkunde 09 | 08.03.2026 | 1 | 7.600 | 236 | 1 | 1 | 1 | 111 | Verloren |
| Beispielkunde 10 | 09.10.2026 | 11 | 154.200 | 21 | 4 | 4 | 4 | 444 | Champions |
Drei Zahlen, jede mit 1 bis 5 bewertet
Jeder Kunde wird mit dem Rest der Liste verglichen und einem von fünf gleich großen Abschnitten zugeordnet. Der beste Abschnitt erhält 5, der schwächste 1.
- R: Aktualität
- Tage vom letzten Kauf bis zum Analysedatum. Weniger Tage, höherer Score.
- F: Häufigkeit
- Anzahl der Bestellungen im gewählten Zeitraum. Kunden mit gleich vielen Bestellungen erhalten denselben Score.
- M: Umsatz
- Gesamtumsatz mit dem Kunden im selben Zeitraum. Jede Währung funktioniert, solange die ganze Liste dieselbe verwendet.
Neun Segmente und was in jedem zu tun ist
R und F bestimmen das Segment. M trennt nur große Kunden ab, die nicht mehr bestellen. Die Regeln werden von oben nach unten gelesen, die erste passende Regel legt das Segment fest.
| Segment | Regel | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Champions | R 4–5 und F 4–5 | Zeigen Sie ihnen neue Produkte zuerst. Bitten Sie um Referenzen und Empfehlungen. |
| Darf nicht verloren gehen | R 1–2, F 4–5 und M 4–5 | Lassen Sie einen Vertriebsleiter anrufen. Finden Sie heraus, warum der Kunde nicht mehr bestellt, und bereiten Sie ein passendes Angebot vor. |
| Gefährdet | R 1–2 und F 3–5 | Senden Sie eine E-Mail, die an die letzte Bestellung erinnert. Danach ruft der zuständige Vertriebsmitarbeiter an. |
| Loyale Kunden | R 3 und F 4–5 | Schlagen Sie ergänzende Produkte vor. Bieten Sie eine Jahresvereinbarung oder einen Wartungsvertrag an. |
| Potenziell loyal | R 4–5 und F 2–3 | Machen Sie die nächste Bestellung einfach: eine Erinnerung zur Nachbestellung und ein passender Produktvorschlag. |
| Neukunden | R 4–5 und F 1 | Rufen Sie nach der ersten Lieferung an, senden Sie Tipps zur Nutzung und laden Sie zur zweiten Bestellung ein. |
| Brauchen Aufmerksamkeit | R 3 und F 1–3 | Fragen Sie in einem kurzen Anruf nach dem Bedarf oder senden Sie einen persönlichen Vorschlag. |
| Winterschlaf | R 2 und F 1–2 | Senden Sie eine günstige Erinnerungs-E-Mail. Heben Sie die Zeit des Vertriebs für andere Segmente auf. |
| Verloren | R 1 und F 1–2 | Versuchen Sie eine Rückgewinnungs-E-Mail. Kommt der Kunde nicht zurück, notieren Sie, warum er gegangen ist. |
Die Vorlage in vier Schritten nutzen
- 1
Daten exportieren
Entnehmen Sie Ihrer Buchhaltungs- oder CRM-Software für jeden Kunden das Datum des letzten Kaufs, die Bestellanzahl und den Gesamtumsatz. Die letzten 12 Monate sind ein guter Startzeitraum.
- 2
Eigene Liste einfügen
Löschen Sie die Beispieldaten im Blatt Kunden und fügen Sie Ihre Liste in die Spalten A–D ein. Die Formeln in den übrigen Spalten sind für 2.000 Zeilen vorbereitet.
- 3
Analysedatum prüfen
Lassen Sie das Datum im Blatt Einstellungen leer oder tragen Sie den Tag ein, an dem Sie den Bericht exportiert haben.
- 4
Mit der Übersicht beginnen
Das Blatt Übersicht zeigt Kundenzahl und Umsatzanteil jedes Segments. Die ersten Anrufe gehen an die Segmente „Darf nicht verloren gehen“ und „Gefährdet“.
Excel-Datei (.xlsx), fünf Tabellenblätter, Formeln für 2.000 Kunden vorbereitet.
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Fünf Tabellenblätter in der Datei
- Anleitung
- Vier Schritte und wie die Scores berechnet werden.
- Kunden
- Hier tragen Sie Kundenname, Datum des letzten Kaufs, Bestellanzahl und Umsatz ein. Tage, R-, F-, M-Scores und das Segment kommen aus Formeln.
- Einstellungen
- Das Analysedatum. Bleibt es leer, gilt der Tag nach dem letzten Kauf in der Liste.
- Segmente
- Regel und Maßnahme für jedes der neun Segmente. Benennen Sie ein Segment hier um, ändert sich der Name in der ganzen Datei.
- Übersicht
- Kundenzahl, Umsatz, Umsatzanteil und Durchschnittsumsatz je Segment.
Vom Segment zur Kampagne
In PureField Marketing bildet Ihr Team mit Regeln Segmente aus CRM-Datensätzen und sendet jedem Segment eine eigene E-Mail-Kampagne. PureField Marketing
Häufige Fragen
Was ist eine RFM-Analyse?
In welchen Programmen lässt sich die Vorlage öffnen?
Für wie viele Kunden ist die Vorlage ausgelegt?
Warum ist das Analysedatum wichtig?
Kann ich die Segmentregeln ändern?
Warum fragen Sie nach einer E-Mail-Adresse?
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