Test raporu güvenle nasıl paylaşılır ve doğrulanır?

ISO/IEC 17025 paylaşma yolunu laboratuvara bırakır; raporun onaylı, tam ve gizli kalmasını ister. Paylaşımı ilgilendiren maddeler şunlardır:

Rapor e-posta eki, müşteri portalı, süreli bağlantı, ambalajdaki QR kod ya da basılı kopya olarak paylaşılır; yollar, gönderildikten sonra laboratuvarın elinde ne kaldığına göre ayrılır.

Hangi yolu seçerseniz seçin, gönderilen her dosya bir kopyadır. Kopyayı geri çağırmak yerine, kopyanın geçerli olup olmadığını herkesin kontrol edebileceği bir yer kurarsınız: doğrulama sayfası.

Doğrulama sayfası, elindeki raporun laboratuvarın yayımladığı bir rapor olup olmadığını ve bugün geçerli olup olmadığını herkese söyler. Genel işleyiş şöyledir:

• Rapor yayımlanırken içeriği mühürlenir ve içerikten bir özet (hash) hesaplanır; özetin kısa hali rapora doğrulama kodu olarak basılır.
• Raporda doğrulama adresi ve QR kod bulunur; QR kod sayfayı rapor bilgileri dolu olarak açar.
• Sayfa raporun durumunu gösterir: geçerli, revize edilmiş ya da geri çekilmiş.
• Alıcı elindeki PDF'i sayfaya yükleyip laboratuvarın yayımladığı dosyayla karşılaştırır; tek bir bayt farkı dosyanın değiştiğini gösterir.

Doğrulama sayfası herkese açık olduğu için yalnız durumu, laboratuvarı, yayın zamanını ve numune tanımını göstermelidir. Sonuçlar raporun kendisinde, raporu verdiğiniz kişide kalır; müşteri bilgisi bu sınırla korunur (§4.2).

Raporu kim görecekse paylaşımı ona göre daraltın; rapor kişisel veri içeriyorsa şifre ve süre birlikte kullanılır. Örnek seçimler:

Şifreyi bağlantıdan ayrı bir yolla iletin: bağlantı e-postayla gidiyorsa şifreyi telefonla ya da ayrı bir e-postayla verin. Bağlantıyı alan kişi onu başkasına da iletebilir; süre bu riski zamanla sınırlar, iptal ise hemen kapatır.

Yayımlanmış rapor yayımlandığı gibi kalır; §7.8.8 düzeltmenin ayrı bir belgeyle yapılmasını, değişen bilginin ve uygunsa gerekçenin yazılmasını ve yeni raporun yerine geçtiği rapora atıf yapmasını ister. Rapor düzeltilemeyecek kadar yanlışsa uygun olmayan iş sürecinde (§7.10) geri çekilir ve gerektiğinde müşteri bilgilendirilir.

Asıl iş dışarıdaki kopyalardadır: ilk rapor e-postayla gönderilmiş, ambalaja basılmış ya da bir ihale dosyasına girmiş olabilir. Bu yüzden:

• QR kod ve paylaşım bağlantısı belirli bir dosyayı değil, rapor numarasının güncel revizyonunu açsın ve revizyon olduğunu söylesin.
• Doğrulama sayfası eski revizyonu "revize edilmiş", geri çekilen raporu "geri çekilmiş" olarak göstersin.
• Geri çekilen raporun bağlantısı, raporun yerine geçersiz olduğunu gösteren bir sayfa açsın.
• Müşteriyi bilgilendirin; raporu kime ilettiğini biliyorsa onlara da haber versin.

Kontrolsüz kopya, laboratuvarın gönderdikten sonra izleyemediği her kopyadır: iletilmiş bir e-posta eki, yazdırılmış bir sayfa, başka bir dosyaya eklenmiş bir PDF. Bu kopyaların geçerliliği dosyanın kendisinden değil, doğrulama sayfasından okunur.

• Raporun her sayfasında rapor numarası ve sayfa numarası bulunsun (ör. 2 / 5); ayrı düşen bir sayfa hangi rapora ait olduğunu gösterir (§7.8.2.1 d).
• Raporda kısmen çoğaltılamayacağını söyleyen ifade ve doğrulama adresi bulunsun.
• Alıcıya raporu kullanmadan önce doğrulamasını söyleyin; rapor eski tarihliyse bu daha da önemlidir.
• Kendi tarafınızda her bağlantının kime verildiğini bir etiketle kaydedin ve işi biten bağlantıyı iptal edin.

Raporda hasta adı, bir çalışanın adı ya da bir kişiye ait sağlık bilgisi varsa paylaştığınız şey kişisel veridir ve paylaşımı ona göre daraltırsınız.

• Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veridir (KVKK m.6); bu raporları şifreli ve kısa süreli bağlantıyla paylaşın.
• Veri sorumlusu, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi önleyecek teknik ve idari tedbirleri alır (m.12). Şifreyi ayrı kanaldan iletmek, süre koymak ve işi biten bağlantıyı iptal etmek bu tedbirlere örnektir.
• Herkese açık bağlantıya, örneğin ambalaj QR koduna, yalnız kişisel veri içermeyen raporu bağlayın.
• Geri çekme gerekçesini kişisel veri ve başka müşterilerin adı geçmeyecek biçimde yazın; gerekçe müşteriye gösterilebilir.

PureField LIMS'te yayımlanmış ve e-imzalı bir raporu hesabı olmayan kişilere Paylaşım bağlantısı (QR kod) ile açarsınız; alıcı raporu Rapor doğrulama sayfasında kontrol eder.

Rapor doğrulama sayfası giriş istemez. QR kod sayfayı bilgiler dolu olarak açar; elle doğrulamada laboratuvar kodu, rapor numarası, revizyon ve 16 karakterlik doğrulama kodu yazılır. Doğrulama kodu, rapor yayımlanırken mühürlenen içeriğin SHA-256 özetinin ilk 16 karakteridir. Sayfa raporun durumunu (Geçerli, Revize edilmiş, Geri çekilmiş ya da yayından sonra bir analiz geçersiz kılındıysa laboratuvarın raporu gözden geçirdiği), laboratuvarı, yayın zamanını ve numune tanımını gösterir. Alıcı elindeki PDF'i aynı sayfada karşılaştırır: dosya yayımlanan raporla bayt bayt karşılaştırılır, en fazla 15 MB olabilir ve sunucuda saklanmaz.

Revizyonda yeni raporun başında hangi raporun yerine geçtiği ve revizyon gerekçesi yazar. Raporu yalnız Laboratuvar Müdürü, gerekçe ve e-imzayla geri çeker; geri çekilen rapor doğrulama sayfasında "Geri çekilmiş", müşteri portalında tarih ve gerekçesiyle görünür ve paylaşım bağlantıları onu açmak yerine geçersiz olduğunu gösterir.