Workflow rehberi, Servis ve bakım
Teknik serviste yedek parça ve stok takibi: iş emrinden tedarikçi siparişine
- Yazar
- PureField
- Yayın
- Güncelleme
Yedek parça stok takibi, bir parçanın depodan çıkıp iş emrine, sahadaki cihaza ve tedarikçi siparişine kadar izlenmesidir. Teknik serviste bu takip, parça bilgisini tek kayıt üzerinden tutan servis yazılımıyla yapılır: stok kartı, depo, iş emri, satın alma talebi ve tedarikçi siparişi birbirine bağlanır.
Excel ile takip neden parça kaybına yol açar
Parça bilgisi bir tabloda, iş emri bilgisi başka bir dosyada, tedarikçi yazışmaları e-posta kutusunda durduğunda aynı parça iki kez sipariş edilebilir ya da sahada kullanılan parça stoktan düşmeden kalır. Yedek parça takibi, parçanın stoktan iş emrine ve oradan cihaz geçmişine kadar tek bir kayıt zinciri içinde izlenmesidir. Bu zincir koptuğunda parçanın yerini bulmak için sayım ve yazışma gerekir.
Stok takibinin dört halkası
Dört halka birlikte çalıştığında her parçanın durumu kayıt üzerinden okunur:
- Stok kartı ve miktar: yedek parça ve sarf kartları, miktarlar
- Depo ve stok yeri: parçanın hangi depoda, hangi lokasyonda durduğu
- Sevkiyat: parçanın sevkiyat planı ve takibi üzerinden sahaya çıkışı
- Cihaz kaydı: QR ile açılan cihaz kartı, garanti ve doküman bilgisi, servis raporları
Excel tablosu ile entegre servis yazılımı arasındaki fark
Aşağıdaki tablo iki yaklaşımı alan bazında karşılaştırır.
| Konu | Excel tablosu | Entegre servis yazılımı |
|---|---|---|
| Parça bilgisi | Her dosyada ayrı kopya | Tek stok kartı, tüm ekranlarda aynı kayıt |
| Servis talebi | Mesaj ya da satır notu | Servis talebi iş emrine bağlanır |
| Satın alma | Ayrı e-posta ve tablo | Talep, RFQ ve satın alma siparişi aynı platformda |
| Cihaz geçmişi | Dosyalar arasında aranır | QR cihaz kartı ve servis raporları aynı kayıtta |
| Fatura | Muhasebe ile ayrı eşleştirilir | Aposkal ile e-fatura ve belge senkronu |
Satın alma ile stok nasıl bağlanır
Stok eksildiğinde ekip satın alma talebi açar. Talep onaylandıktan sonra RFQ ile tedarikçilerden teklif toplanır, teklifler tek ekranda yan yana karşılaştırılır ve seçilen teklif satın alma siparişine dönüşür. Tedarikçi teklifleri için tedarikçi portalı kullanılabilir.
- Satın alma talebi: ihtiyacı açan kişi ve parça bilgisi
- RFQ: birden fazla tedarikçiden teklif toplama ve karşılaştırma
- Satın alma siparişi: sipariş, teslimat ve fatura bağlantıları
- Aposkal: gelen tedarikçi e-faturası önizlenerek içeri alınır
PureField’de takip adım adım
- Stok kartlarını, depoları ve stok yerlerini tanımlayın
- Mevcut stok listesini sayın ve kartlara miktar olarak girin
- Cihazları QR kartıyla kaydedin, garanti ve doküman bilgisini ekleyin
- Servis talebini iş emrine bağlayın; iş emri kapanırken kullanılan parçayı ekip stok hareketi olarak kaydeder
- Eksilen parça için satın alma talebi açın, RFQ ile teklif toplayın ve siparişi verin
- İlk hafta sevkiyatı ve Aposkal e-irsaliye, e-fatura akışını birlikte kontrol edin
Servis yazılımı seçerken stok için sorulacak sorular
- Stok kartı iş emrine bağlı mı, yoksa ayrı bir liste mi?
- Satın alma talebinden sipariş ve stok girişine kadar akış tek platformda mı?
- Cihaz kaydı, servis raporu ve iş emri aynı yerde mi?
- Muhasebe ve e-fatura tarafı hangi sistemle bağlanıyor?
- Veri aktarımı ve kullanıcı eğitimi için ne hazırlanmalı?
Kanıtlar
- Stok kartı ve depo
- Stok kartları, miktarlar, depolar ve stok yerleri panelde ayrı modüllerde yönetilir.
- Sevkiyat
- Sevkiyat planlama ve takip, siparişten sevkiyata kadar stok operasyonunu kapsar.
- Satın alma akışı
- Satın alma talebi, RFQ ve satın alma siparişi aynı akışta ilerler; tedarikçiler teklifini tedarikçi portalı üzerinden verebilir.
- Cihaz kaydı
- QR cihaz kartında doküman ve garanti bilgisi tutulur; servis raporu cihazdan ya da iş emrinden oluşturulur.
- Aposkal
- E-irsaliye sevkiyattan gönderilebilir, gelen e-fatura önizlenip içeri alınabilir, tahsilat ve ödeme belgeleri senkronlanır.
Kendi depo ve iş emri akışınızla ilerlemek için demo planlayın, stok kartlarınızı birlikte kuralım. Demo planlayın
Sık sorulan sorular
Yedek parça stoğu nasıl izlenir, Excel yeterli mi?
Excel, tek depoda az sayıda parça izleyen küçük ekipler için başlangıç olabilir. Parça sayısı, teknisyen sayısı ve satın alma adımları arttıkça aynı bilginin birden fazla dosyada tutulması kopya ve hata üretir. Bu noktada stok kartı, iş emri ve satın alma siparişinin tek platformda izlenmesi takibi kolaylaştırır.
Servis yazılımı stok ve satın almayı neden aynı yerde tutmalı?
Parça hem sahada kullanılır hem de satın alınır. İkisi ayrı yerde tutulduğunda sipariş ile stok girişi arasındaki bağ elle kurulur. Aynı platformda talep, RFQ, satın alma siparişi ve stok kartı birbirine bağlı olduğunda her adımın kaydı tek yerden okunur.
Bir iş emrinde kullanılan parça stoktan nasıl düşer?
Sahadaki teknisyen ya da ekip, iş emri kapanışında kullanılan parçayı stok hareketi olarak kaydeder. Kaydın iş emriyle birlikte görünmesi, hangi parçanın hangi işte kullanıldığını sonradan izlemeyi kolaylaştırır.
Stok eksildiğinde satın alma talebi nasıl açılır?
Stok miktarını izleyen ekip eksilen parça için satın alma talebi açar. Talep onaylandıktan sonra RFQ ile birden fazla tedarikçiden teklif toplanır, teklifler yan yana karşılaştırılır ve seçilen teklif satın alma siparişine dönüştürülür.
Aposkal ile e-fatura ve stok akışı nasıl bağlanır?
Sevkiyat tarafında e-irsaliye Aposkal üzerinden gönderilebilir. Gelen tedarikçi e-faturası önizlenip içeri alınır; PO’ya bağlı tedarikçi faturası ile akış ilerler. Cari eşleme için vergi numarası gerekir.
Stok takibi için kurulum ne kadar sürer ve veri nasıl taşınır?
Süre, stok kalemi sayısına ve verinin hazırlığına göre değişir. Hazırlık için stok listesi, depo bilgisi ve cari eşleme için vergi numaraları işe yarar. Ekibinizle birlikte ilk hafta sayım farklarını kapatmak ve kullanıcı eğitimini tamamlamak takibin oturması için önemlidir.