Modül rehberi, Satın alma

Tedarikçi Yönetim Sistemi ve Satın Alma Modülü

Yazar: PureField
Yayın: 23 Ekim 2026
Güncelleme: 23 Ekim 2026

PureField, yapay zeka ajanlarıyla çalışan bir işletme yönetimi yazılımıdır. CRM, pazarlama, teknik servis, ERP, satın alma, finans ve insan kaynakları tek platformda birbirine bağlıdır; Copilot ve dijital çalışanlar PAIOS (PureField AI Operating System) üzerinde bu işleri takip eder ve düzenler.

Tedarikçi Yönetim Sistemi Nedir?

Tedarikçi yönetim sistemi, bir işletmenin hammadde, ürün veya hizmet tedarik ettiği tüm dış iş ortaklarıyla olan ilişkilerini, bilgi akışını ve finansal süreçlerini düzenleyen altyapıdır. Şirket içindeki farklı departmanlardan gelen satın alma talepleri ile dışarıdaki tedarikçi veritabanı bu sistem sayesinde tek bir merkezde buluşur. Manuel takip edilen e-posta zincirleri ve karmaşık tablolar yerine, tüm tedarik operasyonu tek bir dijital platform üzerinden yürütülür. PureField bünyesindeki satın alma modülü, işletmenizin stok, depo ve muhasebe departmanlarıyla doğrudan konuşarak tedarik süreçlerindeki kopuklukları ortadan kaldırır.

Tedarikçi Portalı ile Şirket İçi Satın Alma Yönetimi Arasındaki Fark

Şirket içi satın alma yönetimi, departmanların ihtiyaç bildirmesi, yöneticilerin bütçe onayları vermesi ve satın alma ekiplerinin sipariş emirlerini hazırlaması gibi iç süreçleri kapsar. Tedarikçi portalı ise dış iş ortaklarınızın sisteme dahil olduğu güvenli bir dış arayüzdür. İç satın alma ekibi bir talep için teklif toplama (RFQ) süreci başlattığında, tedarikçiler kendilerine özel portal üzerinden tekliflerini, birim fiyatlarını ve teslim tarihlerini doğrudan sisteme girerler. Böylece e-posta kutularında kaybolan teklif dosyaları yerine, tüm tedarikçilerin yanıtları yan yana listelenerek objektif bir karşılaştırma imkanı sunulur.

Bütüncül Satın Alma ve Tedarikçi Akışı

PureField üzerindeki entegre satın alma akışı beş temel adımdan oluşur. İlk adımda, sahada veya ofiste çalışan ekipler satın alma talebi oluşturur ve bu talepler yönetici onayından geçer. İkinci adımda, onaylanan talepler için sistem üzerinden teklif isteme (RFQ) süreci tetiklenir. Üçüncü adımda, tedarikçiler kendilerine iletilen portal bağlantısı üzerinden tekliflerini sisteme kaydeder. Dördüncü adımda, satın alma yöneticisi en uygun teklifi seçerek tek bir işlemle satın alma siparişini (PO) hazırlar. Son adımda ise depoya ulaşan ürünlerin mal kabulü yapılır, irsaliyeleri işlenir ve gelen e-fatura sistemdeki sipariş satırlarıyla eşleştirilerek süreç tamamlanır.

Satın Alma ve Tedarik Süreçlerinde Karşılaştırmalı Akış Tablosu

Aşağıdaki tablo, geleneksel manuel yöntemler ile PureField satın alma modülü arasındaki operasyonel farkları göstermektedir.

Süreç Adımı	Geleneksel Manuel Yöntem	PureField Satın Alma Modülü
Talep Toplama	E-posta ve sözlü bildirimler, dağınık listeler	Sistem içi onaylı satın alma talebi oluşturma
Teklif İsteme (RFQ)	Her tedarikçiye ayrı e-posta ve dosya gönderimi	Tedarikçi portalı üzerinden toplu RFQ yayını
Teklif Karşılaştırma	Excel tablolarına manuel veri taşıma ve analiz	Tedarikçi yanıtlarının sistemde yan yana listelenmesi
Sipariş Geçişi (PO)	Manuel sipariş formu hazırlama ve imzalama	Onaylı tekliften otomatik satın alma siparişi üretimi
Fatura Kontrolü	Gelen faturayı arşivden sipariş formuyla arama	Aposkal ile gelen e-faturanın PO ile otomatik eşleşmesi

Tedarikçi Değerlendirme ve Performans Takibi

Satın alma operasyonunun başarısı, tedarikçilerin taahhütlerine ne kadar uyduğu ile doğrudan ilişkilidir. Sistem, geçmiş satın alma siparişleri ve gerçekleşen teslimatlar üzerinden tedarikçi performansını kayıt altında tutar. Teslimat sürelerindeki gecikmeler, eksik veya hasarlı ürün kabulleri ve teklif fiyatı ile fatura fiyatı arasındaki tutarsızlıklar sistemde arşivlenir. Satın alma yöneticileri, yeni bir RFQ süreci başlatırken tedarikçilerin geçmiş performans verilerini inceleyerek daha sağlıklı kararlar verirler.

Yerel Mevzuat, E-İrsaliye ve Gelen E-Fatura Entegrasyonu

Türkiye'deki yerel ticari mevzuata tam uyum için tedarikçi cari kartlarının Vergi Kimlik Numarası (VKN) veya TCKN ile doğrulanması gerekir. PureField, Aposkal entegrasyonu sayesinde gelen e-faturaları doğrudan içeri alır. Sistem, gelen e-faturadaki VKN bilgisini okuyarak ilgili tedarikçi carisiyle eşleştirir. Ardından, faturadaki kalemleri açık olan satın alma siparişi (PO) satırlarıyla karşılaştırır. Bu sayede mükerrer fatura kaydı engellenir, mal kabulü yapılmış siparişlerin fatura onayları hatasız bir şekilde muhasebe kayıtlarına aktarılır.

Kanıtlar

Aposkal Entegrasyonu: Gelen e-faturaların VKN kontrolüyle tedarikçi carisine ve satın alma siparişine otomatik eşlenmesi.
Tedarikçi Portalı: Dış iş ortaklarının web üzerinden RFQ tekliflerini girebildiği şeffaf arayüz.
Mükerrer Kayıt Engeli: Sisteme mükerrer e-fatura girilmesini önleyen fatura kontrol algoritması.

Tedarikçi portalı ve entegre satın alma süreçlerini operasyonunuza uyarlamak için hemen demo planlayın. Demo planlayın

Sık sorulan sorular

Tedarikçi portalı için dış kullanıcılara lisans satın almak gerekir mi?

Tedarikçilerinizin teklif vermek ve belge paylaşmak için kullandığı dış tedarikçi portalı harici kullanıcı lisansı gerektirmez; iş ortaklarınız sisteme kendileri için tanımlanan güvenli bağlantılar üzerinden ücretsiz erişebilirler.

Gelen e-fatura satın alma siparişiyle (PO) nasıl eşleşir?

Aposkal entegrasyonu aktif olduğunda gelen e-fatura içeri alınır, faturadaki Vergi Kimlik Numarası (VKN) üzerinden doğru tedarikçi carisi bulunur ve fatura kalemleri açık olan satın alma siparişi satırlarıyla otomatik olarak karşılaştırılarak eşleştirilir.

Satın alma talebi onaylanmadan tedarikçilere RFQ gönderilebilir mi?

İç denetim ve bütçe kontrolü amacıyla, şirket içi departmanlardan gelen satın alma taleplerinin öncelikle yetkili yöneticiler tarafından onaylanması gerekir; onaylanmayan talepler için dış tedarikçilere RFQ süreci başlatılamaz.

Sistemde mükerrer fatura kaydı nasıl engellenir?

Aposkal üzerinden gelen her e-faturanın özgün fatura numarası ve VKN bilgisi sistem tarafından taranır; daha önce içeri alınmış bir fatura ile eşleşme algılandığında mükerrer kayıt oluşturulması otomatik olarak engellenir.