Руководство по модулю, Сервис и ТО
Программа учёта планового ТО: как соблюдать каждый срок обслуживания
- Автор
- PureField
- Опубликовано
- Обновлено
Программа учёта планового ТО — бизнес-программа, которая хранит интервал и дату следующего обслуживания каждого устройства в его карточке, отправляет напоминание ответственному и связывает выполненную работу с сервисным отчётом. Чтобы ТО не пропускалось, PureField держит карточку, напоминание и отчёт в одной записи.
Что охватывает программа учёта планового ТО
Плановое ТО — это проверка, очистка или замена деталей устройства через заданные интервалы. Программа учёта держит вместе три вещи: идентификацию устройства, дату следующего ТО и записи о прошлых обслуживаниях. В PureField учёт ведётся из карточки устройства, поэтому выездная команда и руководитель видят одну и ту же информацию. Для компаний, которые владеют оборудованием, и для сервисных фирм, обслуживающих много устройств, такая структура переносит график ТО из памяти в запись.
Кто пользуется программами учёта ТО?
Чаще всего программами учёта ТО пользуются сервисные компании, которые обслуживают оборудование клиентов по договору на ТО. У них общая схема: у каждой единицы есть интервал, дата следующего ТО и подписанная запись об обслуживании.
| Компания | Что отслеживает | Подробнее |
|---|---|---|
| Компания по обслуживанию лифтов | Срок ТО каждого лифта, здание и договор | Программа обслуживания лифтов |
| Сервис климатического оборудования | Предсезонное обслуживание, гарантия, замена фильтров и деталей | Программа для сервиса климатического оборудования |
| Сервис промышленного оборудования | План ТО по каждой машине, запчасти, сервисные отчёты | Учёт запчастей в выездном сервисе |
| Компания, продающая оборудование с гарантией | Дата окончания гарантии и гарантийное обслуживание | Программа учёта гарантий |
Как настроить график ТО
График настраивается за пять шагов:
- Шаг 1: откройте карточку устройства. Внесите бренд, модель, серийный номер, место установки и данные о гарантии.
- Шаг 2: задайте интервал ТО. Укажите его в днях или месяцах по рекомендации производителя или по сервисному договору.
- Шаг 3: запишите дату следующего ТО в карточку устройства.
- Шаг 4: выберите, кто получает напоминание. Напоминание может уходить сервисной команде или клиенту по почте.
- Шаг 5: после выезда зафиксируйте выполненную работу и внесите новую дату следующего ТО.
Как работает напоминание
Письмо-напоминание о плановом ТО отправляется по дате следующего обслуживания в карточке устройства. Напоминание — это уведомление; наряд-заказ открывает ваша команда. Когда оно приходит, команда создаёт наряд-заказ, назначает инженера и планирует выезд. Раз напоминание и наряд-заказ — отдельные шаги, видно, когда было отправлено напоминание и когда работа выполнена на объекте.
Чек-листы делают выезды сопоставимыми
Когда каждый выезд на ТО идёт по одним и тем же шагам, результаты можно сравнивать от выезда к выезду. В PureField можно задать шаблоны чек-листов для выездов и использовать их на объекте. В конце выезда результат записывается в сервисный отчёт. Отчёт формируется в PDF, может быть отправлен клиенту по почте и открыт на портале оценки для клиента. В тот же отчёт можно добавить фото «до» и «после».
Чем программа учёта ТО отличается от CMMS?
Программа учёта ТО — это часть CMMS (компьютеризированной системы управления техническим обслуживанием), отвечающая за график. CMMS добавляет учёт оборудования, наряд-заказы, склад запчастей и затраты на обслуживание. Для сервисной компании важно, связан ли график с наряд-заказом, сервисным отчётом и счётом.
В PureField график хранится в карточке оборудования; наряд-заказ, подписанный сервисный отчёт и счёт, выставленный по этому отчёту, привязаны к той же единице и тому же клиенту. Склад запчастей и склады ведутся в модуле ERP на той же платформе. Подробные критерии — в материале о выборе CMMS для малого бизнеса.
Таблица или программа учёта
Для нескольких устройств таблица — разумная отправная точка. Когда устройств становится больше и одни и те же записи обновляют несколько человек, напоминания и связи между записями приходится поддерживать вручную. В таблице ниже два подхода сравниваются по одним критериям.
| Критерий | Таблица | PureField |
|---|---|---|
| Запись об устройстве | Строка на устройство в отдельном файле | Бренд, модель, серийный номер и гарантия в одной карточке |
| Напоминание | Календарь или ручной контроль | Письмо по дате следующего ТО |
| Чек-лист | Отдельный документ | Задаётся шаблоном и используется на выезде |
| Сервисный отчёт | Отдельный документ | Отчёт в PDF, отправляется клиенту по почте |
| Наряд-заказ | Отдельный процесс | Команда создаёт наряд-заказ и назначает его |
| История устройства | Разбросана по файлам | Одна история в карточке устройства |
Что проверить при выборе программы
Эти критерии показывают, сможет ли программа реально вести график ТО:
- Поддержка карточки устройства и QR-кода
- Напоминания и письма по дате следующего ТО
- Шаблоны чек-листов
- Связь наряд-заказов с сервисными отчётами
- Карточка клиента и учёт гарантий
- Письменные ответы об экспорте данных и условиях защиты данных
Источники
- Карточка устройства
- бренд, модель, серийный номер, место установки, гарантия и дата ТО хранятся в одной карточке. Устройство открывается по QR-коду, к карточке можно прикрепить документы.
- Письмо-напоминание о ТО
- напоминание отправляется по дате следующего ТО. Напоминание и наряд-заказ — отдельные шаги.
- Шаблоны чек-листов
- чек-листы для выездов задаются шаблонами и используются при ТО.
- Сервисный отчёт
- завершённый отчёт формируется в PDF, может быть отправлен по почте и открыт на портале оценки для клиента.
- Фото в отчёте
- в сервисном отчёте можно использовать блоки фото «до» и «после».
Запишитесь на демо: вместе составим график ТО для ваших устройств. Записаться на демо