Обзор категории, Сервис и ТО
Программа учёта обслуживания лифтов: как контролировать плановое ТО
- Автор
- PureField
- Опубликовано
- Обновлено
Программа учёта обслуживания лифтов хранит в одном месте график планового ТО, карточку оборудования, сервисные отчёты и историю обслуживания каждого лифта. Сервисные компании переносят эти записи из таблиц и бумажных форм, и каждый визит и следующая плановая дата видны на одном экране. В PureField они хранятся в модуле сервисного обслуживания.
Что охватывает программа учёта обслуживания лифтов
Главный вопрос для сервисной компании прост: видите ли вы в одном месте последний визит по каждому лифту, дату следующего ТО и последний сервисный отчёт? Когда эти три факта разбросаны по таблице, бумажной форме и папке с PDF, визит можно пропустить, а технику приходится открывать несколько файлов, чтобы найти предыдущий отчёт.
PureField — платформа управления бизнесом. CRM, ERP, закупки и финансы работают на одной платформе, а модуль сервисного обслуживания связывает карточку оборудования, график ТО, наряд-заказ и сервисный отчёт. Лифтовые компании используют ту же структуру карточки оборудования и графика ТО для контроля плановых визитов.
Какие записи нужны программе учёта ТО
Программа учёта ТО должна хранить как минимум такие записи:
- Карточка оборудования: клиент, адрес объекта, данные об установке и гарантии, документы, прикреплённые к карточке.
- Дата следующего ТО: когда она указана, PureField отправляет по ней напоминание по электронной почте, а команда открывает визит как наряд-заказ.
- QR-код: выездная команда сканирует код лифта телефоном и открывает сохранённую историю обслуживания.
- Чек-лист: на каждом визите отмечаются одни и те же пункты, поэтому записи разных техников читаются одинаково.
Как плановый визит закрывается на объекте
Плановый визит на объекте проходит так:
- Визит открывается как наряд-заказ и назначается технику.
- Техник сканирует QR-код лифта и просматривает прежние записи на экране.
- Пункты чек-листа отмечаются, в нужные разделы добавляются фото.
- Инженер и клиент подписывают отчёт, а местоположение визита может сохраниться вместе с сервисной записью.
- Сервисный отчёт выгружается в PDF и отправляется клиенту по электронной почте.
Каждый шаг остаётся связанным с карточкой оборудования. Потом по записи видно, кто выполнял визит, когда он был и какие пункты чек-листа отмечены.
Аварийные вызовы и плановое ТО в одной истории
В PureField заявка о неисправности связывается с наряд-заказом. Поскольку отчёт создаётся из карточки оборудования или из наряд-заказа, аварийные выезды и плановое ТО попадают в одну историю оборудования. По этой истории планировщик видит, на каких лифтах неисправности повторяются.
Когда напоминания и записи об аварийных вызовах хранятся отдельно, чтобы посчитать, сколько раз за последние три месяца выезжали к одному лифту, приходится вручную сводить несколько источников. Когда всё в одной записи, это число уже есть.
Управляющие зданий и доступ клиентов
Карточка клиента собирает оборудование, наряд-заказы и сервисные отчёты. Она же объединяет связи с CRM, сервисом и бухгалтерией. У управляющего зданием или собственника есть два канала:
- Каждый сервисный отчёт отправляется клиенту по электронной почте в PDF.
- Пользователи клиентского приложения видят QR-коды оборудования, если это разрешено настройкой аккаунта.
После сервисного визита клиент может оценить отчёт на портале оценки сервисных отчётов. Эти оценки помогают команде следить за качеством сервиса со временем.
Как сравнивать программы учёта ТО
Используйте таблицу ниже как чек-лист при сравнении программ. В правой колонке описано, как это устроено в PureField.
| Критерий | Почему это важно | Как это устроено в PureField |
|---|---|---|
| Типы записей | Оборудование, график ТО, наряд-заказ, сервисный отчёт и чек-лист должны быть связаны | Карточка оборудования, наряд-заказы, сервисные отчёты и чек-листы — связанные модули в панели |
| Напоминания | Дату следующего ТО нельзя пропустить | По дате следующего ТО отправляется напоминание по почте, команда открывает наряд-заказ |
| Доказательства с объекта | Подтверждение визита должно оставаться в записи | Блоки фото, поля подписи и местоположение визита входят в сервисный отчёт |
| Передача отчёта | Клиент должен быстро получить отчёт | Сервисный отчёт выгружается в PDF и отправляется по почте |
| Доступ клиента | Управляющим зданий нужен правильный вид | Пользователи клиентского приложения видят QR-коды оборудования, если это разрешено настройкой аккаунта |
| Перенос данных | Переход с текущих файлов должен быть описан письменно | Объём переноса согласуется с вами в процессе подготовки предложения |
Заполните таблицу своими требованиями. Пропущенная строка обычно всплывает позже как пробел, когда число визитов растёт.
Переход с таблиц и бумажных форм
Переход на цифровые записи обычно занимает три шага:
- Сначала соберите список лифтов, адреса клиентов и даты последнего ТО в одну таблицу. Она станет источником для импорта.
- Затем начните с пилота в одном регионе или с одной бригадой техников. Пробелы, найденные за первые две недели, исправляются до импорта остальных лифтов.
- Наконец, короткое время ведите бумажные и цифровые формы параллельно. После этого оставьте бумажную форму только как резерв.
Объём переноса согласуется с вами, чтобы команда знала, что и когда переносится.
Источники
- Карточка оборудования и QR-код
- карточка хранит данные о клиенте, объекте, гарантии и документы, а QR-код каждого лифта открывает его запись.
- Напоминание о ТО
- по дате следующего ТО отправляется напоминание по почте, команда открывает визит как наряд-заказ.
- Сервисный отчёт
- отчёт выгружается в PDF с подписями инженера и клиента и отправляется клиенту по почте.
- Доказательства с объекта
- блоки фото, отметки чек-листа и местоположение визита сохраняются в сервисном отчёте.
- Карточка клиента
- связи с CRM, сервисом и бухгалтерией собраны в одной карточке клиента, где отслеживаются оборудование и отчёты.
Запишитесь на демо со своим списком оборудования или отправьте форму запроса предложения и расскажите, что нужно вашей команде. Записаться на демо