Modulegids, Service en onderhoud
Werkorderbeheersoftware: van aanvraag tot servicerapport
- Auteur
- PureField
- Gepubliceerd
- Bijgewerkt
Werkorderbeheersoftware is een systeem dat elke klus van aanvraag tot afsluiting in één record bijhoudt, met de status, de toegewezen engineer en de apparatuur. In PureField zijn serviceaanvraag, werkorder, apparaatkaart en servicerapport in dezelfde keten van records gekoppeld, zodat het rapport vanuit de werkorder wordt opgebouwd zonder gegevens met de hand over te nemen.
Wat werkorderbeheersoftware doet
Werkorderbeheersoftware laat op elk moment zien in welke fase een onderhouds-, installatie- of buitendienstklus zit, wie eraan werkt en bij welke apparatuur hij hoort. Staat dezelfde informatie op papieren formulieren en in spreadsheets, dan lopen de versies uit elkaar. In PureField is de werkorder het gedeelde record van het team: een aanvraag maakt de werkorder aan, het bezoek op locatie wordt in de planning gevolgd en de afgeronde klus wordt aan het servicerapport gekoppeld.
Deze pagina is geschreven voor managers van technische diensten, operationeel leidinggevenden en eigenaren van kleine en middelgrote servicebedrijven. Ze volgt de flow van aanvraag tot servicerapport in de volgorde waarin het team werkt.
Van aanvraag tot servicerapport, stap voor stap
- Aanvraag binnenhalen: een aanvraag uit Serviceaanvragen of Externe aanvragen wordt aan een werkorder gekoppeld.
- Planning en toewijzing: op het scherm Werkorders wordt een service-engineer toegewezen en wordt het bezoek op locatie in de agenda gevolgd.
- Werk op locatie: de monteur start een rapport vanuit de apparaatkaart of de werkorder en voegt foto- en handtekeningblokken toe als bewijs.
- Servicerapport: het rapport wordt als pdf aangemaakt, per e-mail verstuurd en gekoppeld aan het beoordelingsportaal voor klanten.
- Afsluiting: is er een conceptrapport, dan wordt dat in het beheerpanel afgerond en wordt de werkorder gesloten.
Papieren formulieren, spreadsheets en PureField vergeleken
De tabel hieronder vergelijkt drie gangbare manieren om werkorders bij te houden op dezelfde criteria.
| Criterium | Papieren formulier | Spreadsheet | PureField |
|---|---|---|---|
| Record | Elk formulier is een los vel papier | Elk overzicht staat in een apart bestand | Aanvraag, werkorder en rapport staan in één record |
| Koppeling met het rapport | Met de hand gematcht | Met de hand gekopieerd | Het rapport wordt vanuit de werkorder gemaakt |
| Apparaathistorie | Gezocht in een archiefkast | Gezocht over tabbladen heen | Alle werkorders en rapporten van een apparaat staan bij elkaar |
| Gebruik op locatie | Op papier ingevuld en later overgetypt | Kopieën van het bestand worden ter plaatse bewerkt | Monteurs leggen rapport, foto's en handtekening vast in de mobiele app |
Apparaathistorie en herinneringen voor preventief onderhoud
- Apparaatkaart met QR-code: apparaatrecord, garantie, onderhoudsdatum en documenten blijven bij de apparatuur.
- Onderhoudsherinnering: op basis van de volgende onderhoudsdatum van de apparatuur wordt een herinnering voor preventief onderhoud per e-mail verstuurd.
- Nieuwe werkorder: na de herinnering opent het team een nieuwe werkorder en wijst die toe.
- Historie: onderhoudshistorie en werkorders van elk apparaat lees je uit hetzelfde record.
Van servicerapport naar factuur en pdf
Van een afgerond servicerapport kun je een factuur maken. De digitale medewerker Servicefacturatie bereidt deze stap voor en legt het voorstel aan jou ter goedkeuring voor, zodat een medewerker elke factuur bevestigt. Het servicerapport wordt pagina voor pagina als pdf aangemaakt en per e-mail naar de klant gestuurd. Een conceptrapport blijft in het panel openstaan tot een manager het goedkeurt.
Mobiel werken op locatie en locatievolging
Monteurs leggen ter plaatse fotobewijs, handtekeningen en locatiegegevens vast in de mobiele app. Met locatievolging zien bevoegde gebruikers de posities van engineers op een kaart; de functie wordt per account aangezet. Het beheerpanel is het volledige beheerscherm, de mobiele app is de omgeving waarin het werk op locatie wordt vastgelegd.
Voor wie dit geschikt is
Buitendienstbedrijven, verkopers van industriële machines, serviceteams voor medische hulpmiddelen, bedrijven in klimaattechniek en waterbehandeling kunnen hun werkorderbeheer zo inrichten. Elke vakgroep definieert zijn eigen checklist; scope en prijs bespreek je via het offerteformulier.
Onderbouwing
- Panel, werkorders
- planning, toewijzing van engineers en het volgen van bezoeken op locatie in de agenda.
- Servicerapport, pdf
- een afgerond rapport wordt als pdf aangemaakt, per e-mail verstuurd en gekoppeld aan het beoordelingsportaal voor klanten.
- Apparaatkaart, QR-code
- apparaatrecord, garantie, onderhoudsdatum en documenten worden bij de apparatuur bewaard.
- Flow van aanvraag, werkorder en rapport
- een serviceaanvraag is gekoppeld aan een werkorder en de werkorder aan het servicerapport; de koppelingen zijn op het record zichtbaar.
Plan een demo, dan lopen we met je eigen werkorders de flow van aanvraag tot servicerapport door. Demo plannen