Workflow-Leitfaden, Service und Wartung

Software für Serviceanfragen: von der Anfrage zum Arbeitsauftrag

Autor: PureField
Veröffentlicht: 20. Oktober 2026
Aktualisiert: 20. Oktober 2026

Software für Serviceanfragen erfasst eine Reparatur- oder Wartungsanfrage von Kunden oder aus dem eigenen Haus, verknüpft sie mit einem Arbeitsauftrag, weist einen Techniker zu und schließt den Vorgang mit einem Servicebericht ab. PureField hält Anfrage, Gerätehistorie und Bericht in einer Datensatzkette; Copilot und digitale Mitarbeiter verfolgen die offenen Punkte, während Sie jede Zuweisung freigeben.

Auswahlkriterien: eine Datensatzkette von der Anfrage bis zum Abschluss

Die entscheidende Frage beim Vergleich von Software für Serviceanfragen lautet: Bleiben Anfrage, Arbeitsauftrag und Bericht in derselben Datensatzkette? Die Tabelle zeigt, wie PureField jeden Schritt abbildet und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Kriterium	Wie PureField es löst	Worauf Sie bei der Auswahl achten
Erfassung der Anfrage	Kunde, Gerät und Störungsdetails werden in einem Formular erfasst	Pflichtfelder und Verknüpfung mit dem Gerät
Anfrage zum Arbeitsauftrag	Die Anfrage wird mit einem Arbeitsauftrag verknüpft, beide Datensätze zeigen aufeinander	Ob der Status der Anfrage auf den Arbeitsauftrag übergeht
Technikerzuweisung	Die KI-Disposition schlägt Techniker und ein kurzes Briefing vor, Sie geben die Zuweisung frei	Wer die Zuweisung freigibt
Gerätehistorie	Die QR-Geräteakte listet Garantie, Dokumente und frühere Arbeitsaufträge	Wie schnell der letzte Wartungseintrag erreichbar ist
Servicebericht	Der fertige Bericht wird zum PDF und kann per E-Mail versendet werden	Wie der Kunde den Bericht erhält

Schritt für Schritt von der Serviceanfrage zum Arbeitsauftrag

Eine eingehende Anfrage durchläuft die folgenden Schritte. Jeder Schritt ist eine einzelne Aktion.

Anfrage erfassen: Kunde, Gerät und Störungsbeschreibung werden in einem Formular eingetragen.
Arbeitsauftrag öffnen: Die Anfrage wird mit einem Arbeitsauftrag verknüpft, beide Datensätze zeigen aufeinander.
Externe Anfragen umwandeln: Eine externe Anfrage wird auf demselben Bildschirm in eine Anfrage oder einen Arbeitsauftrag umgewandelt.
Techniker zuweisen: Zuweisung und Terminplan des Arbeitsauftrags stehen im selben Datensatz.
Abschluss vor Ort einholen: Der Techniker füllt Bericht, Fotos und Unterschrift direkt aus dem Arbeitsauftrag aus.

Technikerzuweisung: Vorschlag, Briefing und Freigabe

Die KI-Servicedisposition bewertet die verfügbaren Techniker und bereitet ein kurzes Briefing mit Kunden- und Geräteinformationen vor. Das Ergebnis erscheint als Vorschau. Der Arbeitsauftrag öffnet sich erst, nachdem Sie die Vorschau freigegeben haben. Die Funktion ist optional und in Konten verfügbar, in denen die KI-Funktion aktiviert ist.

Störungsmeldungen und Gerätehistorie

Eine Störungsmeldung ist mit der zugehörigen QR-Geräteakte verknüpft. Die Akte listet Anlagendaten, Garantiezeitraum, Dokumente und frühere Arbeitsaufträge, sodass frühere Einsätze zur selben Störung auf einen Blick sichtbar sind. Wird das nächste Wartungsdatum eingetragen, geht an diesem Datum eine Wartungserinnerung per E-Mail hinaus. Nach der Erinnerung eröffnet Ihr Team den Wartungsauftrag, und die Wartungshistorie bleibt in der Geräteakte gespeichert.

Abschluss vor Ort und Servicebericht

Der Techniker füllt den Bericht aus und schließt den Arbeitsauftrag ab. Fotofelder und eine Unterschrift dokumentieren die erbrachte Leistung. Der fertige Bericht wird als PDF erzeugt und per E-Mail an den Kunden gesendet. Der Kunde kann den Service zusätzlich im Bewertungsportal bewerten, und der abgeschlossene Einsatz erscheint in der Kundenakte.

Belege

Ablauf im Panel: Eine Serviceanfrage wird in einen Arbeitsauftrag umgewandelt, Anfrage und Arbeitsauftrag werden als verknüpfte Datensätze aufgeführt.
Servicebericht: Der vom Techniker ausgefüllte Bericht wird als PDF erzeugt und kann per E-Mail versendet werden.
Externe Anfrage: Eine externe Anfrage lässt sich in eine Anfrage oder einen Arbeitsauftrag umwandeln.
KI-Servicedisposition: Technikerbewertung und Briefing werden als Vorschau angezeigt, der Arbeitsauftrag öffnet sich nach der Freigabe.
QR-Geräteakte: Anlage, Garantie, Dokumente, Wartungsdatum und frühere Arbeitsaufträge stehen im Gerätedatensatz.

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Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Serviceanfrage und Arbeitsauftrag?

Eine Serviceanfrage ist der Reparatur- oder Wartungsbedarf, den ein Kunde oder ein internes Team meldet. Ein Arbeitsauftrag ist diese Anfrage, nachdem sie geplant und einem Techniker zugewiesen wurde. In PureField sind beide Datensätze verknüpft, und Sie wechseln auf demselben Bildschirm von der Anfrage zum Arbeitsauftrag.

Wer gibt eine Technikerzuweisung frei?

Ein Teammitglied mit Berechtigung für Zuweisungen gibt sie frei. Vorschläge der KI-Disposition erscheinen als Vorschau, und der Arbeitsauftrag öffnet sich erst nach Ihrer Freigabe.

Wie wird eine Störungsmeldung mit der Gerätehistorie abgeglichen?

Die Störungsmeldung wird aus der zugehörigen QR-Geräteakte geöffnet. Die Akte listet die früheren Arbeitsaufträge zum Gerät, sodass frühere Einsätze zur selben Störung auf einem Bildschirm sichtbar sind.

Lassen sich externe Anfragen auf demselben Bildschirm verwalten?

Ja. Externe Anfragen erscheinen in einer eigenen Liste und werden in einem Schritt in eine Anfrage oder einen Arbeitsauftrag umgewandelt. Der externe Auftrag landet dann in Ihrem Einsatzplan.

Wie erhält der Kunde den Servicebericht?

Der fertige Bericht wird als PDF erzeugt und per E-Mail an den Kunden gesendet. Der Kunde kann den Service zusätzlich im Bewertungsportal bewerten.