So schreiben Sie einen Servicebericht

Ein Servicebericht sollte jede Frage beantworten, die der nächste Techniker und der Kunde stellen werden.

Das Beispiel unten ist ein vor Ort geschriebener Bericht zu einer Störung an einer Kombitherme. Firma und Personen sind erfunden.

• Kunde: Lale Patisserie, Kadıköy · Ansprechpartnerin: Hande Çelik
• Gerät: Kombitherme 24 kW · SN KB-55102
• Störung: „Die Therme zündet morgens beim Öffnen nicht, und im Display steht ein Fehlercode.“
• Ausgeführte Arbeiten: Zündelektrode verschmutzt und abgenutzt, ersetzt. Gasdruck und Abgaszug gemessen, beide normal. Therme dreimal gestartet und gestoppt, jedes Mal gezündet.
• Verbautes Teil: Zündelektrode · 1
• Checkliste: Gasdichtheitsprüfung erledigt · Abgasanschluss geprüft · Wasserdruck auf 1,5 bar eingestellt · Reinigung des Wärmetauschers entfällt
• Fotos: Alte Elektrode (vorher), neue Elektrode eingebaut (nachher)
• Techniker: Tolga Er · Unterschrift Kunde: Hande Çelik
• Nächster Service: 23. Oktober 2027

Der häufigste Fehler ist, die Arbeit in zwei Worten zusammenzufassen, etwa „Wartung durchgeführt“. Das sagt weder dem nächsten Techniker noch einem Kunden etwas, der die Rechnung bestreitet.

• Keine Seriennummer: Bei drei Geräten an einer Adresse weiß niemand, welches gewartet wurde.
• Vager Teilename: „Teil getauscht“, ohne Teilename oder Menge.
• Keine Fotos: Sagt der Kunde „Es lief doch“, gibt es nichts vorzuzeigen.
• Unterschrift später eingeholt: Nach dem Einsatz muss jemand noch einmal zum Kunden, oder der Bericht wird nie unterschrieben.
• Kein nächster Servicetermin: Das Gerät meldet seinen nächsten Service erst, wenn es ausfällt.

Die Unterschrift des Kunden zeigt, dass er die Arbeit abgenommen hat. Ein Servicebericht ist ein Arbeitsnachweis: Er hält die ausgeführten Arbeiten, die verbauten Teile und die Abnahme durch den Kunden fest. Für Dokumente, die eine rechtsgültige elektronische Signatur brauchen, nutzen Sie Ihren Anbieter für E-Signaturen. Die Rechnung wird separat gestellt; in PureField wird sie aus dem abgeschlossenen Servicebericht erstellt.

Mit dem Servicebericht-Generator erstellen Sie den Bericht vor Ort auf Smartphone oder Tablet. Geben Sie Kunde und Gerät, Störung, ausgeführte Arbeiten, verbaute Teile und die Checkliste ein.

• Fügen Sie bis zu vier Vorher-Nachher-Fotos hinzu. Sie werden vor dem Hochladen in Ihrem Browser verkleinert, damit das PDF in eine E-Mail passt.
• Der Kunde unterschreibt mit dem Finger auf dem Bildschirm. Sie können auch die Unterschrift des Technikers und einen Firmenstempel ergänzen; wer nicht zeichnen möchte, tippt seinen Namen ein.
• Laden Sie den Bericht als PDF herunter oder senden Sie ihn per E-Mail.
• Kein Konto, keine Kartendaten, keine Testphase.
• Das Formular bleibt während der Eingabe nur in Ihrem Browser; Fotos und Unterschriften werden dort nicht gespeichert. Das PDF wird auf unserem Server erzeugt, und von jedem PDF wird eine Kopie aufbewahrt.

Im Technischen Service von PureField entsteht der Bericht aus dem Arbeitsauftrag, statt jedes Mal neu geschrieben zu werden. Der Techniker scannt den QR-Code des Geräts in der mobilen App, und Garantie, Dokumente und frühere Wartungen öffnen sich. Er arbeitet die Checklistenvorlage, die Sie für Wartung oder Installation angelegt haben, Punkt für Punkt ab, ergänzt Vorher-Nachher-Fotos und holt die Unterschrift des Kunden ein.

Der PDF-Bericht geht an die E-Mail-Adresse des Kunden, und der Arbeitsauftrag wird geschlossen. Der Kunde bewertet den Service über einen Link. Ein vor Ort nicht fertiggestellter Bericht landet als Entwurf im Panel; die Serviceleitung korrigiert, vervollständigt und bewertet ihn. Das nächste Servicedatum wird in die Gerätekarte geschrieben, und wenn es näher rückt, erhält der Kunde eine Erinnerungs-E-Mail.