Einführungsleitfaden, Service und Wartung
Wie ersetzen Sie Excel in Service und Wartung?
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- PureField
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Ein Programm zur Serviceverwaltung ist Software, die Arbeitsaufträge, Gerätehistorie, Serviceberichte und Abrechnung in einem System hält statt in getrennten Tabellen. PureField verbindet diese Datensätze auf einer Plattform, Copilot und digitale Mitarbeiter arbeiten auf PAIOS. Excel kann ein Ausgangspunkt bleiben, bis mehrere Personen Datensätze pflegen oder Einsätze mit Lager und Rechnungen verknüpft werden müssen.
Wann Excel reicht und wann nicht mehr
Eine einzelne Tabelle funktioniert gut für eine Person mit wenigen Einsätzen. Drei Signale zeigen, wann der Wechsel ansteht:
- Wie viele Personen Servicedatensätze gleichzeitig pflegen
- Wie viele Arbeitsaufträge pro Monat eröffnet werden
- Ob Einsätze mit Lager, Aufträgen oder Rechnungen verknüpft werden müssen
Wachsen zwei dieser Signale, verteilen sich die Datensätze auf mehrere Dateien, und es wird schwer, einem Kunden aus einer Quelle dieselbe Antwort zu geben.
Excel und Servicesoftware im Vergleich
Die Tabelle listet die Kriterien, die Sie bei der Wahl Ihrer Serviceverwaltung prüfen sollten.
| Kriterium | Excel-Tabelle | PureField |
|---|---|---|
| Gemeinsame Pflege | Eine Datei wird weitergereicht und nacheinander bearbeitet | Kunden-, Geräte- und Arbeitsauftragsdatensätze liegen in einer Datenbank, freigegeben nach Rolle und Modul |
| Arbeit vor Ort | Die Datei reist mit zum Kunden, Änderungen kommen später ins Büro | Techniker sehen ihre eigenen Arbeitsaufträge in der mobilen App und scannen den QR-Code des Geräts |
| Gerätehistorie | Jedes Detail steht auf einem anderen Blatt | Garantie, Wartung und Serviceberichte stehen zusammen in der Geräteakte |
| Verbindung zur Abrechnung | Rechnungen entstehen in einer separaten Datei | Mit Service Billing entsteht eine Rechnung aus einem abgeschlossenen Servicebericht |
| Zugriffskontrolle | Zugriff hängt von den Freigabeeinstellungen der Datei ab | Berechtigungen werden pro Benutzer und pro Modul festgelegt |
Fünf Servicedatensätze, die sich über Excel-Tabs verteilen
- Gerätehistorie: Letzter Service, Garantie und nächstes Wartungsdatum stehen auf verschiedenen Blättern.
- Status des Arbeitsauftrags: Zuweisung, Disposition und Abschluss verteilen sich auf mehrere Spalten.
- Servicebericht: Fotos, Unterschriften und Kundenfreigabe liegen außerhalb der Datei.
- Zahlung und Rechnung: Die Verbindung zwischen abgeschlossenem Einsatz und Rechnung wird von Hand hergestellt.
- Kundenakte: Geräte, Angebote und Servicehistorie des Kunden werden an getrennten Orten geführt.
In vier Schritten weg von Excel
- Spalten zuordnen: Listen Sie die in den letzten drei Monaten meistgenutzten Spalten auf und ordnen Sie jede einem Feld in der Kunden-, Geräte- oder Arbeitsauftragsakte zu.
- Pflichtfelder festlegen: Einigen Sie sich auf die Mindestangaben für einen Kunden, ein Gerät und einen abgeschlossenen Einsatz, etwa Seriennummer, Garantiedatum und nächstes Wartungsdatum.
- Erste Datensätze erfassen: Beginnen Sie mit aktiven Kunden und ihren Geräten, ergänzen Sie dann offene Arbeitsaufträge. Übertragen Sie in Paketen, damit jedes Paket geprüft werden kann.
- Parallel arbeiten: Behalten Sie die Tabelle als Archiv und gleichen Sie das neue System in den ersten zwei Wochen damit ab.
So schließt ein Techniker einen Arbeitsauftrag vor Ort ab
Der Techniker öffnet den Arbeitsauftrag in der mobilen App und scannt den QR-Code des Geräts, um dessen Historie zu sehen. Vorher-nachher-Fotos kommen in den Bericht, die Unterschriften von Techniker und Kunde werden erfasst. Beim Abschluss wird der Bericht als PDF erzeugt und per E-Mail versendet. Das Büro sieht denselben Datensatz im Webpanel, stellt einen eventuellen Berichtsentwurf dort fertig und sendet ihn an den Kunden. Die Daten werden einmal erfasst und im ganzen Team genutzt.
Erinnerungen für vorbeugende Wartung
Hat ein Gerät ein nächstes Wartungsdatum, erhält der Kunde vor diesem Datum eine Erinnerung per E-Mail. Nach der Erinnerung eröffnet das Team eine Serviceanfrage oder einen Arbeitsauftrag für den Besuch, sodass der Wartungsplan in der Hand der Serviceleitung bleibt.
Abrechnung und Zahlungseingang nach dem Einsatz
Aus einem abgeschlossenen Servicebericht lässt sich über Service Billing eine Rechnung erstellen. Zahlungen und Zahlungseingänge werden im Buchhaltungsmodul verfolgt, sodass die Kundenakte zeigt, was berechnet und was bezahlt wurde. Rechnungen und Zahlungen hängen an derselben Kundenakte wie die Servicehistorie.
Berechtigungen und Datenschutz
Jeder Benutzer erhält Zugriff auf die Module, die seine Rolle braucht, sodass Techniker, Serviceleitung und Buchhaltung unterschiedliche Teile derselben Kundenakte sehen. Legen Sie die Zugriffsregeln vor dem ersten Import fest. Datenschutzpflichten hängen von Land und Branche ab; wenden Sie sich bei Compliance-Fragen an eine Rechtsberatung.
Belege
- Kundenakte
- Kunde, Gerät, Angebot und Servicehistorie sind in einer Akte verknüpft.
- QR-Geräteakte
- Garantie, Wartungsdatum und Dokumente stehen in der Geräteakte, und der Techniker erreicht die Historie per QR-Scan.
- Servicebericht
- Vorher-nachher-Fotos sowie Unterschriften von Techniker und Kunde werden ergänzt, der Bericht wird als PDF erzeugt und per E-Mail versendet.
- Service Billing
- Aus einem abgeschlossenen Servicebericht entsteht eine Rechnung.
- Wartungserinnerung
- Rückt das nächste Wartungsdatum näher, erhält der Kunde eine Erinnerung per E-Mail.
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