İş otomasyonu nedir?

Bir iş akışı, bir tetikleyici ve ona bağlanan adımlardan oluşur. Tetikleyici akışı başlatır; her adım bir öncekinin çıktısını alır, kendi işini yapar ve sonrakine geçirir.

Adımlar arasında veri taşınır. Tetikleyicideki müşteri adı, bildirim metnine ve açılan aktivitenin başlığına yazılır.

Akışı beş tür tetikleyiciden biri başlatır: kayıt olayı, zamanlayıcı, dış istek, elle başlatma ya da başka bir akış.

• Kayıt olayı: Bir kayıt oluşturulduğunda, güncellendiğinde ya da silindiğinde başlar. Yeni lead, tamamlanan iş emri, gönderilen satın alma talebi bu türdendir.
• Zamanlayıcı: Belirli aralıkla, her gün, her hafta ya da ayın belli bir gününde çalışır. Sabah 09:00'da vadesi geçen fatura listesi buna örnektir.
• Dış istek: Başka bir sistem akışa özel adrese istek gönderince başlar. Web sitenizdeki form doldurulunca lead açmak bu yolla kurulur; istekleri isteğe bağlı imzayla doğrulatabilirsiniz.
• Elle başlatma: Akışı düğmeyle ya da test için siz çalıştırırsınız.
• Başka akıştan çağrı: Bir akış diğerini adım olarak çalıştırır. Birkaç akışta kullanılan ortak adımlar tek yerde durur.

Bu akış, bir yapay zeka adımının kaydı üç yola ayırmasını gösterir. Lead oluşur oluşmaz çalışır:

• Tetikleyici: CRM'de yeni potansiyel müşteri kaydı açılır.
• Yapay zeka sınıflar: Lead'in başlığına, firmasına, kaynağına ve notlarına bakar. Satın alma niyeti, bütçe ya da aciliyet işareti varsa sıcak; ilgi var ama belirsizse ılık; ilgisizse soğuk der.
• Sıcaksa: Lead'in önceliği yükseltilir, yöneticilere panel bildirimi gider.
• Ilıksa: Ertesi gün için bir takip araması aktivitesi açılır.
• Soğuksa: Akış kayda dokunmadan biter.

Sınıflandırma talimatını ve takip süresini kendi satış sürecinize göre değiştirirsiniz. PureField'de bu akış hazır şablon olarak gelir: Yeni potansiyel müşteriyi AI ile nitelendir.

Önce akışı başlatacak olay, sonra o olayda kimin neyi bilmesi gerektiği kararlaştırılır. Kurulumdan önce şu soruları yanıtlayın:

• Akışı hangi olay başlatıyor: bir kayıt mı değişiyor, belirli bir saat mi geliyor?
• Hangi kayıtlar okunacak, hangileri açılacak ya da güncellenecek?
• Kim haber alacak ve hangi kanaldan: panel bildirimi, e-posta, ekip sohbeti?
• Hangi noktada bir insanın karar vermesi gerekiyor?
• Bir adım hata verirse akış durmalı mı, devam mı etmeli?
• Akışı etkinleştirmeden önce hangi örnek kayıtla test edeceksiniz?

Tek tetikleyici ve tek bildirimle başlayan bir akışı birkaç gün izleyin. Koşulları ve dalları sonra eklersiniz.

PureField'de iş akışları, Yapay zeka menüsündeki İş akışları ekranında üç yoldan biriyle kurulur: hazır şablonla, kanvasta adımları bağlayarak ya da ne istediğinizi yazıp yapay zekaya taslak hazırlatarak.

• Şablonlar: Satış, servis, finans, insan kaynakları, satın alma ve proje alanlarında hazır akışlar vardır. Listede şirketinizde açık modüllere uygun olanlar görünür. Kur dediğinizde akış pasif oluşur; kontrol edip etkinleştirirsiniz.
• Kanvas: Her adım kareli kanvasta bir karttır. Kartın çıkışını sonraki kartın girişine bağlarsınız. Kartı açınca adımın ayarları ve o adıma giren, çıkan veri görünür.
• Yapay zeka ile oluştur: "Her sabah 09:00'da vadesi geçmiş faturaları bul ve bana özet e-posta gönder" gibi bir cümle yazarsınız. Adımlar ve bağlantılar kanvasa kurulur, siz gözden geçirip kaydedersiniz. Her taslak 1 yapay zeka kredisi kullanır.

Test et düğmesi akışı hemen çalıştırır. Çalışan adımın çevresinde yeşil bir halka döner, biten adımda onay ya da hata işareti çıkar. Girdiyle test et ile akışa örnek veri verirsiniz. Çalışmalar sekmesi geçmiş çalışmaları listeler; bir çalışmayı açınca her adımın giriş ve çıkış verisi görünür. Hatalı çalışmayı yeniden çalıştırır, süren bir çalışmayı iptal edersiniz.

Her adım için hata davranışını seçersiniz: çalışmayı durdurmak, devam etmek ya da hatalı öğeyi ayrı bir hata yoluna göndermek. Hata yoluna bir bildirim adımı bağlayıp sorumluya haber verirsiniz.

Akış, şirketinizde açık modüllere ve akışı kaydeden kişinin yetkili olduğu kayıtlara erişir. Panel kullanıcısı olan her çalışan kendi yetkisi içinde akış kurar; şirket sahibi ve yöneticiler şirketin bütün akışlarını görür ve düzenler. Yapay zeka adımlarının her başarılı çalışması 1 yapay zeka kredisi kullanır.

İş akışları PureExecutive paketinde dahildir, PurePioneer'e eklenti olarak eklenir. Paketlerin karşılaştırması fiyatlandırma sayfasında.

Bir akışı İş akışı kütüphanesinde paylaşırsınız ya da dosya olarak dışa aktarırsınız. Paylaşılan, akışın bir kopyasıdır; sizin akışınız olduğu gibi kalır.

• Şirketim: Akışı düzenleyicide Kütüphanede paylaş ile şirket içine açarsınız. Şirketinizdeki bütün panel kullanıcıları görür ve kendi hesaplarına kurar.
• Topluluk: Şirket sahibi ya da yöneticisi bir akışı bütün PureField kullanıcılarına açar. Akış PureField onayından sonra yayınlanır.
• Paylaştıklarım: Paylaştığınız akışları ve onay durumlarını izlersiniz; yeni sürüm yükler ya da yayından kaldırırsınız. Daha önce kuranların akışları olduğu gibi çalışmaya devam eder.
• Dışa ve içe aktarma: Akışı .json dosyası olarak indirir, başka bir PureField hesabına yüklersiniz. İçe aktarılan akış pasif oluşur.

Paylaşırken gizli başlıklar, sohbet kanalı adresleri ve sabit kayıt numaraları kopyadan çıkarılır; toplulukta e-posta adresleri de çıkarılır. Akışı kuran kişi bu alanları kendisi doldurur. Kurulan akış kuranın yetkisiyle çalışır; yetkisi dışındaki kayıt türünü kullanan adım devre dışı kalır.