Как безопасно передать протокол испытаний и дать любому проверить его подлинность

ISO/IEC 17025 оставляет способ передачи на усмотрение лаборатории; стандарт требует, чтобы протокол оставался утверждённым, полным и конфиденциальным. Пункты, касающиеся передачи:

Протокол передают вложением в письмо, через портал заказчика, ссылкой с ограниченным сроком, QR-кодом на упаковке или в печатном виде; способы различаются тем, что лаборатория ещё контролирует после того, как протокол ушёл.

Какой бы способ вы ни выбрали, каждый отправленный файл является копией. Вместо того чтобы отзывать копии, дайте всем место, где можно проверить, действительна ли копия: страницу проверки.

Страница проверки сообщает любому, выпущен ли протокол у него в руках лабораторией и действителен ли он сегодня. В общем виде:

• При выпуске протокола его содержимое запечатывается и по нему вычисляется хеш; сокращённая форма хеша печатается на протоколе как код проверки.
• На протоколе есть адрес проверки и QR-код; QR-код открывает страницу с уже заполненными данными протокола.
• Страница показывает статус протокола: действителен, изменён или отозван.
• Получатель загружает имеющийся у него PDF и сравнивает его с файлом, выпущенным лабораторией; даже один изменённый байт показывает, что файл менялся.

Поскольку страница проверки публичная, на ней стоит показывать только статус, лабораторию, время выпуска и описание пробы. Результаты остаются в самом протоколе, у человека, которому вы его передали; эта граница защищает информацию о заказчике (§4.2).

Ограничьте передачу теми, кто увидит протокол; если в протоколе есть персональные данные, используйте пароль и срок действия вместе. Примеры:

Пароль отправляйте другим путём, чем ссылку: если ссылка ушла по почте, сообщите пароль по телефону или отдельным письмом. Получивший ссылку может передать её дальше; срок действия ограничивает этот риск во времени, а аннулирование ссылки закрывает её сразу.

Выпущенный протокол остаётся ровно таким, каким был выпущен; §7.8.8 требует вносить исправление отдельным документом, в котором указаны изменённая информация и при необходимости причина, а новый протокол ссылается на заменяемый. Если ошибка слишком серьёзна для исправления, протокол отзывают в рамках процесса управления несоответствующей работой (§7.10) и при необходимости уведомляют заказчика.

Основная работа связана с копиями, которые уже разошлись: первый протокол мог уйти по почте, попасть на упаковку или в тендерную документацию. Поэтому:

• Пусть QR-код и ссылка для передачи открывают текущую редакцию протокола с этим номером, а не один фиксированный файл, и сообщают о наличии изменения.
• Пусть страница проверки показывает старую редакцию как «изменён», а отозванный протокол как «отозван».
• Пусть ссылка на отозванный протокол вместо протокола открывает страницу с сообщением, что протокол больше не действителен.
• Уведомите заказчика; если он знает, кому передал протокол, ему стоит сообщить и им.

Неконтролируемой называют любую копию, за которой лаборатория после отправки уже не может следить: пересланное вложение, распечатанную страницу, PDF, добавленный в другое дело. Её действительность определяют по странице проверки, а не по самому файлу.

• Ставьте номер протокола и номер страницы на каждой странице (например, 2 / 5), чтобы по отдельному листу было видно, к какому протоколу он относится (§7.8.2.1 d).
• Включите указание о том, что протокол можно воспроизводить только полностью, и адрес проверки.
• Просите получателей проверять протокол перед использованием, особенно если протокол старый.
• У себя помечайте каждую ссылку тем, кому она выдана, и аннулируйте ссылки, которые своё отработали.

Если в протоколе назван пациент или сотрудник или есть сведения о здоровье человека, вы передаёте персональные данные и соответственно сужаете передачу.

• Данные о здоровье относятся к особой категории персональных данных (статья 6 KVKK); передавайте такие протоколы по ссылке с паролем и коротким сроком действия.
• Ответственный за обработку данных принимает технические и организационные меры, необходимые для предотвращения незаконного доступа к персональным данным (статья 12). Отправка пароля по отдельному каналу, срок действия и аннулирование отработавших ссылок являются примерами таких мер.
• К публичным ссылкам, например к QR-коду на упаковке, привязывайте только протоколы без персональных данных.
• Формулируйте причину отзыва так, чтобы в ней не было персональных данных и имени другого заказчика; причину могут показать заказчику.

В PureField LIMS выпущенный протокол с электронной подписью открывают людям без аккаунта через Paylaşım bağlantısı (QR kod), ссылку для передачи с QR-кодом; получатель проверяет протокол на странице Rapor doğrulama (проверка протокола).

Страница Rapor doğrulama открывается без входа. QR-код открывает её с заполненными данными; для ручной проверки вводят код лаборатории, номер протокола, редакцию и 16-символьный код проверки. Код проверки состоит из первых 16 символов хеша SHA-256 содержимого, запечатанного при выпуске. Страница показывает статус протокола (действителен, изменён, отозван или на проверке в лаборатории, если анализ признан недействительным после выпуска), лабораторию, время выпуска и описание пробы. Получатель сравнивает имеющийся PDF на той же странице: файл сравнивается побайтно с выпущенным протоколом, его размер может быть до 15 МБ, и на сервере он не сохраняется.

Изменённый протокол при открытии называет протокол, который он заменяет, и причину изменения. Отзывает протокол только руководитель лаборатории, с указанием причины и электронной подписью; отозванный протокол отображается на странице проверки как отозванный, в портале заказчика с датой и причиной, а ссылки для передачи вместо него показывают, что он больше не действителен.